Hos HK Kommunal er det strømmet ind med henvendelser fra ydelsesmedarbejdere omkring de to nye fagsystemer på ydelsesområdet.
KSD håndterer sygedagpenge og blev for få måneder siden udrullet til alle kommuner. KY håndterer alle andre ydelser, fx kontanthjælp, flexydelser, enkeltydelser mv og rulles ud i bølger, startende her i september med to kommuner.

KSD har i sine første måneder givet massivt med frustrationer hos medarbejderne, fordi det giver ekstra arbejde, fejl i udbetalinger, efterkontroller – og nu er frygten at KY gør et arbejdshelvede endnu værre.

KSD leveres af KMD, mens KY leveres af Netcompany, men i begge tilfælde er Kombit udbyder og altså ansvarlig for projekterne.

Kommunalbladets vagthund har derfor bedt Peter Lykke Egelund, projektdirektør i Kombit om en god forklaring. 

På en skala fra 0-10, hvilken karakter vil du så give KSD?
Jeg vil ikke give en bestemt karakter, men tilfredsheden med udbetalinger er nok over middel, men i forhold til hvor godt systemet understøtter ydelsesmedarbejderne, ligger vi under middel.

Det tolker jeg som et snit på 5, men hvordan kan vicedirektøren i KMD så skrive, at driften kører stabilt uden de store problemer. Det virker som en noget skæv definition på stabilitet?
For os i Kombit handler det om, hvordan oplevelsen er ude hos brugerne af systemet. Og den er langt fra god nok. Der er stor frustration ude i ydelsescentrene, og den frustration har forrang hos os fremfor, hvordan KMD definerer stabil drift.

Men hvorfor kører systemet så dårligt med så mange fejl. Hører jeg dig sige, at KMD ikke har leveret varen?
Jeg er sikker på, KMD gør, hvad de kan, men de har simpelthen ikke leveret det, vi har aftalt i kontrakten. Der er for dårlig support, for lange svartider, fejl i oppetider og fejl i systemet, så medarbejdere må arbejde ”uden om” i systemet for at løse de konkrete problemer. Det er IKKE tilfredsstillende.

Men I er jo ansvarlige og kontraktholdere. Hvad gør I for at få det til at virke?
KMD har på vores foranledning etableret en taskforce, hvor der sættes fuld fokus på de mest presserende problemer, dvs. bedre og hurtigere support, færre fejl og at der findes hurtige løsninger på hastesagerne. I øjeblikket har hver kommune i gennemsnit 12 sager liggende hos KMD. Det er for højt et tal. Især fordi der også er en del af sagerne, der omhandler lovmedholdelighed og retssikkerhed.

Så hvornår vil ydelsesmedarbejderne kunne opleve et væsentligt bedre system?
Fra november skulle der meget gerne være en mærkbar forbedring, og i hvert fald inden nytår skal systemet køre med væsentlige færre fejl og større brugertilfredshed. 

Hvorfor skulle hele KSD rulles ud 3. juni. Vi hører jo fra mange kommuner, at der var kæmpe problemer allerede i testperioden. Skulle man ikke have skubbet det?
Det er korrekt, at der blev fundet og rettet mange fejl i pilotforløbet – både hos de første to kommuner og derefter hos de næste fem. Men op mod d. 3. juni, hvor de resterende 91 kommuner skulle på, meldte ingen fra. Der var naturligvis bekymring om, hvordan det skulle håndteres, da man stod midt i den første covid-19 bølge, men kommunerne havde rent faktisk mulighed for selv springe fra – det var der ingen, der gjorde. KMD gav samtidig systemet en ”fit for purpose” erklæring, og vi vurderede, at kommunernes parathed kombineret med løsningens stand gjorde det forsvarligt at implementere. 

Men oprindeligt var planen at rulle ud i 8 bølger. Hvorfor gik I bort fra det?
Det var egentlig af hensyn til de kommunale ydelsessagsbehandlere, for det ville betyde, at ydelseskontorerne skulle lukke ned 8 gange i forbindelse med, at en ny bølge blev rullet ud. Det pres ville vi ikke udsætte medarbejderne for.

Fortryder I det nu?
Set i bakspejlet ville det have været godt med 2-3 bølger, tror jeg godt, vi kan sige.

Så I kan afvise, at udrulningen blev tromlet igennem, fordi der var økonomiske sanktioner, straffe eller tab forbundet med en udskydning?
Ja, det kan jeg klart afvise. Der har ikke ligget økonomiske overvejelser bag.

Lever systemet op til krav om gennemsigtighed i afgørelser/sagsbehandling ved automatiserede afgørelser, så borgere præcist og korrekt kan se, hvad der ligger til grund for deres udbetaling/afgørelse?
Ja og nej. Der er jo fejl i løsningen, og der er også eksempler på, at breve ikke har datoer. I forhold til automatiserede afgørelser så følger de lovgivningen på samme måde, som var det en sagsbehandler, der havde lavet dem. Udfordringen kan opstå i de situationer, hvor en medarbejder ikke kan forklare eller ikke har indsigt i de automatiserede afgørelser. Men netop potentielle fejl med lovgivning og retssikkerhed har højeste prioritet i KMD’s taskforce.

Lige om lidt rulles KY ud. Hvor tryg er du ved det?
Man er altid lidt bekymret, når et stort og komplekst system skal rulles ud. Vi har løbende modtaget mange bekymrende mails og telefonopringninger. Men vi kan se, at der i pilotfasen bliver fundet og rettet mange fejl, hvilket jo også er helt som forventet. KY er en anden form for implementering end KSD, fordi vi gør det i fem bølger, hvilket gør, at leverandøren bedre kan følge med i support og fejlretning.

Vi har fået så mange mails med bekymringer om KY, om kommunerne får et halvfærdigt system ligesom KSD?
KSD er ikke et halvfærdigt system. Det er et system, der har været udfordret på support og fejlretningsdelen. Med hensyn til KY, så har vi fået de samme beskeder fra ydelsescheferne, nemlig: Sørg nu for at tage ved lære af KSD. Derfor er jeg da også glad for nu, at vi har fastholdt, at KY skal udrulles i bølger, ligesom mange af de folk som var med i udrulningen af KSD også bidrager med erfaringer og viden i KY-projektet.

Så du kan garantere, at KY fungerer bedre end KSD?
Jeg synes, vi har taget ved lære af KSD forløbet. Vi har god grund til at tro, at det bliver bedre end KSD, det tyder alt på. Men vi ved allerede nu, at ydelsesmedarbejderne bliver presset i den 14-dagsperiode, hvor de skal konvertere gamle sager til det nye system. Det bliver et pres, for det bliver en manuel konvertering, og det vil kunne mærkes som et stort ekstra arbejdspres. 

Forud for udbuddet blev der lavet rapporter med gevinstpotentialer på henholdsvis 40 og 25 procent for KSD og KY. Er det jeres vurdering, at de gevinster holder nu?
KOMBITs arbejde har jo været at konkurrenceudsætte KMD’s monopolløsninger, at indkøbe nye, tidssvarende løsninger samt at nedbringe driftsomkostningerne på de nye løsninger. KOMBITs opgave har ikke været at fastsætte effektiviserings potentialer. Men når det så er sagt, så vil der ganske givet være gevinster at hente, men hvor store tør jeg ikke sige. Og helt generelt, så er det vores synspunkt, at det først er forsvarligt at høste gevinster, når et system har kørt tilfredsstillende i minimum et halvt år. 

Jeg har fået en række henvendelser fra medarbejdere i ydelsescentrene. Mange af dem handler om, at der er en frustration og en betydelig forringelse af deres arbejdsmiljø grundet de udfordringer, der er med KSD. Hvad er jeres kommentar til det?
Først og fremmest bliver jeg berørt, både som menneske og som projektdirektør i KOMBIT, når jeg hører det. KOMBIT er jo en del af kommunerne, og vi arbejder altså udelukkende med at indkøbe løsninger, som skal understøtte deres travle hverdag og tilmed skal nedbringe driftsomkostningerne i kommunerne. Derfor er det jo virkeligt trist, når det ikke lykkes i første forsøg. Men jeg kan forsikre kommunerne om, at vi arbejder på højtryk med at få styr på de problemer, som de oplever med KSD i øjeblikket, og det ved jeg også, at KMD som leverandør gør.