Effektivitetsguide

Kender du den der store, vanskelige arbejdsopgave, som ligger og ser truende ud på dit skrivebord? Den der opgave, som det er så pokkers svært for alvor at komme i gang med - og som du måske forsøger at undgå at forholde dig til ved at påtage dig andre hurtigere og nemmere opgaver som overspringshandling.

Så der er hjælp at hente her. Vi har allieret os med Torben Wiese, der i mere end 25 år har hjulpet mennesker og virksomheder med målrettet og systematisk at blive mere effektive - og desuden blandt andet har skrevet bøgerne ’Bryd vanen og nå dine mål’, Bøj fisken, mens den er frisk’ og netop nu udkommer bogen ’Grib dine kriser’.

For Torben Wiese er der først og fremmest tre faktorer, som skal være til stede, hvis du for alvor skal kunne arbejde effektivt: At en opgave giver mening for dig; tidlig inddragelse i opgaven, og at du er motiveret til at løse den.

- Hvis du ikke helt selv forstår formålet med den opgave, du sidder med, eller opgaverne føles meningsløse i forhold til, hvad der skaber værdi for virksomheden, er det naturligt at føle, at du bruger tiden på det forkerte, siger Torben Wiese.

Hvis du keder dig, udskyder du
Anden afgørende faktor - at du inddrages så tidligt som muligt i opgaven - handler ikke mindst om, at du kan afsætte tid og prioritere din tid. Det er helt afgørende for effektivitet.

- Hvis alt foregår ad hoc, vil du konstant hænge i en klokkestreng, og du risikerer at bruge alt for meget tid på ”ikke vigtige ting”. Fordi de ting haster, er de ikke nødvendigvis vigtige, siger han.

Og sidst men ikke mindst er din egen motivation helt afgørende.

- Hvis du synes, en opgave er dødkedelig, vil du være langt mere tilbøjelig til at være sløset eller udskyde en opgave, uanset hvor gode kompetencer du har, siger Torben Wiese.

 

Her har du Torben Wieses 12 råd til at blive mere effektiv i dit arbejde

 
1. Find ud af, hvad dine vigtigste arbejdsopgaver er. Tag fat i din leder eller dine kolleger og find ud af, hvilke af de ansvarsområder og opgaver, du sidder med, der er vigtige - og derfor også er der, hvor du skal præstere godt. Hvilke opgaver du blot skal løse tilfredsstillende? Og hvad du måske slet ikke skal bruge din tid på længere? siger han.

2. Bliv involveret så tidligt som muligt. Hvis I har en kultur, hvor alting foregår i sidste øjeblik, er du derfor nødt til at gøre din leder og dine kolleger opmærksomme på at involvere dig i processen så tidligt som muligt. 

3. Spørg ind til opgavens deadline. De fleste opgaver kan nemlig ofte godt vente, til det passer ind i din kalender.

4. Find ud af, hvad der motiverer dig. Hvis du har kedelige opgaver på dit bord, vil du være langt mere tilbøjelig til at overspringshandle. 

5. Brug Outlook til at strukturere din tid. Skriv alle dine opgaver ind i din kalender og afsæt den tid, du forventer, at opgaven tager at løse. Varer opgaven mindre end det minut det tager at skrive det i kalenderen eller på to do-listen så lav opgaven med det samme.

6. Planlæg det uplanlagte. Det er en god ide at afsætte tid til de små opgaver, der kommer løbende, så de ikke får din planlægning til at skride. Det kan for eksempel være en halv eller hel time til at svare på mails eller bookning af togbilletter.  

7. Aftal med dine kolleger, hvornår du må forstyrres. Her vil Outlook være et oplagt værktøj. Er du booket til at løse en opgave, er det en god ide at lade dine kolleger vide, at du som udgangspunkt ikke er tilgængelig til andre opgaver i det pågældende tidsrum.

8. Luk ned for alle forstyrrelser. Læg telefonen væk fra skrivebordet i de perioder af arbejdsdagen, der kræver koncentration. Luk internettet ned, hvis du alligevel ikke skal bruge det, og slå pop-up beskeder om nye e-mails fra.

9. Accepter, at det er en proces. Der er ikke nogen, der er født med en jernvilje. Store succeser bygger på små succeser. Du er derfor også nødt til at acceptere, at det tager tid at ændre vaner. Husk at fejre de små sejre, om det så er, at du gik fem minutter før, eller fik overholdt den plan, du havde lagt for dagen.

10. Se dig selv ude fra. Ros dig selv, når du har holdt fast, og giv dig selv konstruktiv ris, når du falder i, så du holder motivationen oppe.

11. Hav dit mål for øje. Jo mere, du har dit mål for øje, jo bedre bliver du også til at sige ’nej’ til mindre vigtige ting. 

12. Op på hesten igen. Det gamle ordsprog gælder også her. Det, du allerede har gjort godt, kommer aldrig dårligt tilbage igen.

Kilde: Torben Wiese, foredragsholder, forfatter og forandringsrådgiver. 
 

Dine vaner er afgørende for effektivitet

Skal du have succes med at arbejde mere effektivt, er du nødt til at se på dine vaner. Hjernen elsker dine vaner, fordi de sparer den for energi og opfylder vores behov for tryghed – og de kan sågar give os et ’kick’ bare ved tanken om, hvad der skal til at ske, forklarer Torben Wiese. Men en lang række af vores vaner er bare ikke særlig hensigtsmæssige.

Så du skal ifølge Torben Wiese vinde over din hjerne og vise den, hvem som bestemmer – og det skal være dig og ikke vanerne. Så kan du lære at blive bedre til at sige ja til de vigtige opgaver og nej til dem, som ikke er vigtige.

Her er de 3 typer af vaner, du har i dig, som med- og modarbejder hinanden, og som du er nødt til at reflektere over for at få succes med øget effektivitet.

- De fysiske vanemønstre er synlige og dem, vi oftest tænker på, når vi taler om vaner. Det kan være, hvordan vi står, at vi afbryder, eller at vi eller andre altid kommer for sent.
- De tankemæssige vanemønstre omhandler blandt andet, hvordan vi tænker om andre og os selv, eller opfatter forandringer.
- De følelsesmæssige vanemønstre er bestemmende for blandt andet vores arbejdsglæde. Er vi for eksempel grundlæggende positive og glade eller negative og sure?

Kilde: Torben Wiese, foredragsholder, forfatter og forandringsrådgiver - habitmanager.com