Kontraktstyringschef Jan Quist Jakobsen, som har til opgave at få samarbejdet med ISS på forsvarets enheder til at fungere, er bevidst om, at HK’erne i FES's callcenter har skullet lægge øre til mange sure kolleger, der klager over ISS's serviceopgaver.
- Det er en stor opgave. Men den må vi jo løse.
Jan Quist Jakobsen erkender, at der er omfattende problemer med den service og de rammer, som forsvarets knap 20.000 ansatte hver dag møder på deres arbejdsplads.
For et halvt år siden rykkede han til Hjørring og blev indsat som chef for kontraktstyringsafdelingen i Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse (FES).
Med forsvarschef Bjørn Bisserup som fungerende styrelsesdirektør er Jan Quist Jakobsen nu en del af det oprydningshold, der skal forsøge at få det stærkt kritiserede samarbejde med servicegiganten ISS til at fungere på alle forsvarets mere end 500 etablissementer.
En service, som kritikerne mener, er langt under lavmålet, og som flere mener, har spillet fallit. Staten får alt for lidt for de 3 milliarder skattekroner, som ISS-kontrakten er værd. Og det står så slemt til, at forholdene går ud over det daglige arbejde, lyder kritikken.
LÆS også: Forsvarsansatte raser over ISS: en total fiasko
Ejendomsstyrelsens ansvar, at rammerne er i orden
Den 30. september 2020 blev kritikken så massiv, at FES var nødt til at skrive ud til forsvarets ansatte:
’Det er bestemt ikke i orden. Det er Ejendomsstyrelsens ansvar at sikre, at rammerne er i orden omkring medarbejderne i Forsvarsministeriets koncern. Som det er nu, er rammerne ikke i orden på en række tjenestesteder. At få sikret forplejning, rengøring, indkvartering og lovpligtige eftersyn af tekniske installationer og bygninger har højeste prioritet hos os lige nu’, lød det blandt andet på intranettet.
- Og der er er plads til forbedringer, konstaterer Jan Quist Jakobsen.
Men det er en stor og kompleks kontrakt, og nogle af forudsætningerne har ændret sig, siden den blev indgået, siger han.
- Vi har en anden sikkerhedspolitisk situation nu. Hvor vi tidligere havde relativt åbne kaserner, er der nu strammet for adgangen. Det betyder fx, at der ikke kommer så mange i cafeteriaerne, så de får mindre omsætning. Der er indgået et nyt forsvarsforlig, som betyder, at vi bliver flere. Og det er en udfordring, at sikkerhedsgodkendelse af mange nye medarbejdere tager tid, fortæller han.
På få uger har mere end 4.400 meldt sig ind i Facebook-gruppen ’Til kamp mod ISS’, hvor forsvarsmedarbejdere fra hele landet deler eksempler på manglende rengøring og vedligeholdelse, tvivlsom mad og beskidt indkvartering.
Har skruet op for kontrollen med ISS
Kontraktstyringschefen vil ikke svare direkte på, om han mener, at ISS lever op til den kontrakt, som forsvaret har med Danmarks 6. største virksomhed. Men han erkender, at der er ting, der ikke fungerer.
- Vi ser jo også kritikken. Og der er nogle ting, som vi er utilfredse med. Det er selvfølgelig noget, vi ser med stor bekymring på, siger Jan Quist Jakobsen, der er kommandørkaptajn og kommer fra tidligere stillinger i Økonomidivisionen i Værnfælles Forsvarskommando, Forsvarets hovedværksteder i Aalborg og som chef for Base- og Forsyningsafdelingen på Flådestation Frederikshavn.
For at rette op på situationen har FES og ISS startet et fælles operationsrum, hvor de mødes hver dag med ISS, og der bliver lavet flere inspektioner.
- Der er skruet op for kontrollerne, og vi laver sammen med brugerne planer for ekstra tiltag, når vi hører, at der ikke bliver gjort nok. Det er godt for os at komme ud og se, hvad der foregår. Og vi vil gerne i dialog med kritikerne og med den kritiske Facebook-gruppe ’Til kamp mod ISS’, understreger han.
En fyringsrunde blandt ISS-folkene blev i forsommeren stoppet, og i en mail skrev FES i juli ud til chefer i forsvaret:
’Ejendomsstyrelsen har i samarbejde med ISS iværksat, at ISS øger rengøringskapaciteten, såvel herover sommeren som for resten 2020. Dermed vil vi leve op til de aftalte rengøringsstandarder og de særlige krav til covid-19 indsatsen. Aftalen er, at ISS tilbagekalder planlagte og gennemførte kapacitetstilpasninger på rengøring. Det betyder helt konkret, at der indsættes mere end 100 ekstra medarbejdere på vores kontrakt på rengøringsområdet.’
Jan Quist har dog ikke modtaget tal på, hvor mange af de ’ekstra medarbejdere’, som reelt er nyansatte i ISS, og hvor mange af de 100, som var aflyste fyringer.
ISS vil ikke oplyse antal medarbejdere
Fagbladet 3F har heller ikke kunnet få ISS til at svare på, hvor mange medarbejdere selskabet har ansat på forsvarets kontrakt – eller på, hvor mange de havde ved starten af den nuværende kontraktperiode i 2018.
Men siden er kritikken bare taget til.
Billederne af skidt og manglende vedligeholdelse flyder, og kritikerne mener, at ISS laver ’brandslukning’, og først laver en indsats, når der kommer klager nok. Problemet består, fordi ISS bare flytter rundt på alt for få folk, som er alt for hårdt spændt for, lyder noget af kritikken.
I foråret blev der skruet ned for rengøringen, da mange af forsvarets ansatte blev sendt hjem på grund af corona. Det sker ikke igen, understreger Jan Quist Jakobsen.
- Vi har sagt til dem, at de skal blive og passe deres arbejde nu. Det giver en ekstra kapacitet, fordi mange kontorer står tomme, og den ekstra tid vil vi bruge til at komme i bund andre steder, siger han.
Ny struktur øger den lokale indflydelse
Jan Quist Jakobsen mener ikke, at hele aftalen har ”spillet fallit”. Men den nye ledelse i FES erkender, at der er blevet centraliseret for meget. Derfor er en strukturændring i gang, der flytter mere indflydelse tilbage til forsvarets lokale chefer.
- Kontrakten er baseret på en stor centralisering og en ensartet service overalt. Det passer nok ikke altid så godt til forsvaret, hvor der er store forskelle fra Læsø til Frederikshavn eller Vordingborg, siger han.
Kritiske forsvarsansatte vil indvende, at forsvarstoppen også kendte til de lokale forskelle for 4 år siden. Det er den nye kontraktstyringschef enig i, men han henviser til de ændrede forudsætninger, og en budgetanalyse konkluderede, at der var potentiale til at spare penge.
Flere kilder med kendskab til forløbet mener, at den tidligere FES-ledelses forventninger til nye besparelser, efter der allerede var høstet store besparelser i den foregående periode, var helt urealistisk. Og oven i det kom et bud fra ISS, der ifølge formand for håndværkerne i FLO – Forsvarsarbejdernes Landsorganisation, Allan Jensen ”var så billigt, at alle klokker burde ringe”.
Den nuværende ledelse i FES vil ikke kommentere forløbet, men oplyser, at forsvarets nuværende kontrakt med ISS er indgået på baggrund af nogle ”strategiske valg”, som blev truffet på baggrund af en budgetanalyse i 2016. Udgangspunktet er, at 30 procent af aftalen er fast ydelse, mens 70 procent er tilkøb, forklarer Jan Quist Jakobsen.
- Centraliseringen har medført for meget bureaukrati, og det er blevet for besværligt at få skiftet en pære. Det giver for mange transaktionsomkostninger. Derfor sender vi nu mere indflydelse ud lokalt, siger kontraktstyringschefen.
Lokal bestemmelse koster
Og det er ikke en gratis omgang. Kontrakten mellem ISS og Forsvarets Ejendomsstyrelse blev indgået som et partnerskab, som skulle muliggøre, at man over 6 år kunne skære 30 procent af omkostningerne. Men det koster noget at føre ressourcer tilbage til de lokale garnisoner.
- Det har en pris, at vi nu laver det mere decentralt, siger Jan Quist Jakobsen.
Hvad koster det så? HK Statbladet har tidligere spurgt FES, hvor mange penge forsvaret har sparet, da ISS skruede ned for rengøringen på grund af corona. Forsvarsministeriet har henvist til FES, men det er foreløbig ikke lykkedes at få svar på en række spørgsmål til økonomien i forsvarets forbrug på serviceopgaver og aftalen med ISS.
HK’ere kommer i klemme
Flere kilder i forsvaret beskrev den 7. oktober hvordan HK-medarbejderne i blandt andet FES’ callcenter ofte er kommet klemme, når de skal håndtere sure kolleger, der ringer fra hele landet. Det billede genkender Jan Quist Jakobsen.
- HK’erne i vores callcenter har skullet lægge øre til mange ting, siger han. Det er vi meget bevidste om, og jeg ved, at de i servicecentret har et ugentligt morgenmøde med særligt fokus på arbejdsmiljø. Det giver blandt andet lejlighed til at vende oplevelser med kollegaer og ledere og sparre om strategier til at håndtere den slags opkald, siger han.
HK Statbladet har også stillet en række spørgsmål til ISS og blandt andet spurgt, om ISS mener, at selskabet opfylder kontrakten med forsvaret, og om ISS mener, at rengøringen lever op til de skærpede coronavejledninger, så forsvarets medarbejdere trygt kan gå på arbejde.
ISS har ikke ønsket at svare på redaktionens spørgsmål, men oplyser i en mail, at ’vi gør, hvad vi kan for at vende tilbage til dig med svar.’
Selskabet har tidligere sendt denne skriftlige kommentar:
'I ISS lever vi af tilfredse kunder. Vi er dedikeret til at levere den bedst mulige service, hvilket vi gør til mere end en 60.000 kunder på verdensplan. Vi udtaler os principielt ikke om kundeforhold og henviser derfor til Forsvarsministeriets Ejendomsstyrelse.’
FES opfordrer utilfredse til at klage
FES har den 12. oktober udsendt en besked til forsvarets ansatte, hvor det blandt andet fremgår, at:
FES: Vi tager kritikken alvorligt
FES adresserer den utilfredshed, der i øjeblikket er med leverancerne på facility management-området.
Debatten om rengøring, forplejning og indkvartering har de seneste uger været rødglødende. I denne artikel adresserer Ejendomsstyrelsens chef for Kontraktstyringsafdelingen en række af de gennemgående kritikpunkter.
”Det er vigtigt for mig igen at understrege, at det niveau, vi i øjeblikket ser, ikke er i orden”, betoner Jan Quist Jakobsen, chef for Kontraktstyringsafdelingen.
Kvarterer - ikke rengjort og ingen opredning
Forsvarets indkvarteringsfaciliteter er meget forskelligartede. Vi har alt fra bygninger fra krigens tid til indkvartering, der er bygget eller renoveret inden for de seneste år. Det ændrer ikke på, at uanset hvor man bliver indkvarteret, så kan man forvente et rent og klargjort værelse.
”Kvartererne inklusiv bad og toiletter skal fremstå opryddede, rene, indbydende og friske, så de umiddelbart er klar til brug. Ligesom sengen skal være redt. Det skal være en selvfølge. ISS har bekræftet, at de igen reder op i kvarterne, og vi i Ejendomsstyrelsen følger op på rengøringsstandarden i kvartererne med ekstra kontroller”, fortæller Jan Quist Jakobsen, chef for Kontraktstyringsafdelingen og fortsætter:
”Vi har i september måned haft 8.000 bookinger af kvarterer og 11.300 overnattende. Der har i den forbindelse været 60 klager og de 49 af dem handlede om udlevering og aflevering af nøgler, og 11 klager beskrev manglende rengøring. Hvis vi udelukkende ser på de tal, tænker vi, at nøglehåndtering er det primære problem. Er det utilfredsstillende forhold, der møder en , vil jeg derfor opfordre til, at man tager sig tid til at oprette en klage – ellers bliver vores billede af situationen misvisende, og vi kommer til at handle på et forkert grundlag”.
Kantine – manglende variation og små portioner
Kantinerne køres i øjeblikket efter COVID-19-retningslinjerne udgivet af Forsvarets Sanitetskommando. Det betyder blandt andet, at der ikke er buffet, men portionsanretninger eller personale der øser maden op. Men der skal stadig være nok mad, en rimelig variation og den rette ernæringssammensætning.
”Jeg har set billederne på de sociale medier, og der er bestemt tilfælde, hvor jeg også selv ville have været utilfreds. Vi planlægger i øjeblikket et nyt menurul eller menuplan om man vil. I den proces kommer vi blandt andet til at inddrage Værnepligtsrådet for at sikre, at der sammensættes en menuplan, der er i overensstemmelse med de behov, soldaten har på en aktiv arbejdsdag”.
Manglende vedligehold
Mange peger på manglende vedligehold. Ejendomsstyrelsen har i første omgang valgt at prioritere lovpligtigt eftersyn.
”Vi har konstateret et efterslæb på lovpligtigt eftersyn. Vi arbejder i øjeblikket benhårdt på at få det bragt i orden. Vi vil i mål med det inden årets udgang. Vi har bedt ISS fastholde deres bemanding, selvom mange af koncernens medarbejdere er sendt hjem. De lovpligtige eftersyn er en af de opgaver, vi i den forbindelse giver ekstra prioritet”, fortæller Jan Quist Jakobsen.
Komplicerede bestillinger
Et gennemgående tema i debatten er lange sagsgange og usædvanligt meget bøvl for at få lavet selv småreparationer.
”Jeg anerkender til fulde, at vi har fået lavet et system, hvor det er besværligt at få skiftet en pære. Hvis der er noget, der ikke virker, så laver vi det om. Jeg vil sige, at der er blevet centraliseret for meget, og vi er kommet for langt fra opgaveløsningen. Det er en af de helt centrale grunde til, at vi ved årsskiftet indfører en ny decentral struktur, hvor vi fremover vil have etablissementspartnerelementer på de 28 største tjenestesteder - på samme måde som man kender det fra HR og IT. Vi kommer tættere på opgaven, tættere på soldaten, og vi indgår i et tættere samarbejde med den lokale tjenestestedschef, der også får et medansvar for den lokale prioritering”.
Ejendomsstyrelsen kører i øjeblikket to pilotprojekter på Ryes Kaserne i Fredericia og Flådestation Frederikshavn, hvor den nye etablissementspartnermodel testes.