Billede: "Bag om" den første digitale repræsentantskabsgeneralforsamling nogensinde i HK Midt, hvor Anne Marie Bay (foto) blev valgt som afdelingsformand i HK Midt. Repræsentanterne fulgte med fra egen stue, og kunne stemme digitalt.
Der var digitale sommerfugle i maven hele vejen rundt, da HK Midt var nødt til at afholde en virtuel repræsentantskabsgeneralforsamling – som alternativ til den fysiske, der i foråret blev udskudt på grund af Corona-situationen. Udskydelsen var ekstra kritisk for HK Midt, der skulle vælge ny afdelingsformand, da tidligere formand Pia Tørving både trist og alt for tidligt døde i foråret. Siden havde sektorformand Anne Marie Bay, HK Privat Midt, hjulpet afdelingen videre ved at fungere som konstitueret afdelingsformand, men nu var der brug for en afklaring omkring formandsrollen. Den afklaring skulle den digitale, virtuelle forsamling altså give:
- Der var en god dialog med hovedbestyrelsen om, hvordan det kunne afvikles, så vi stadig sikrede medlemsdemokratiet, og hovedbestyrelsen gav en dispensation til at afholde vores arrangement digitalt, fortæller Arne Jørgensen, der er kontorchef i HK Midt:
- Mens vi var i dialog med HB (hovedbestyrelsen, red.) forværredes Corona-situationen i både København og Odense, og der var risiko for en ny nedlukning og en ny aflysning uden udsigt til, at situationen blev bedre. Så der var brug for en løsning, og parallelt med den interne dialog med HB var vi i kontakt med AV-Center om, hvordan deres streaming-løsning kunne udvikles til os, så vi kunne opfylde kravene til medlemsdemokratiet.
Under normale omstændigheder møder de valgte repræsentanter, der skal stemme til formandsvalget, naturligvis fysisk op, men på den her måde er der nok flere ikke-stemmeberettigede medlemmer, der har lyst til at deltage i den slags møder, fordi de ikke behøver at flytte sig så langt fysisk og geografisk for at være med.
Tekniske brikker faldt på plads
Da dispensationen fra HB kom, begyndte også de tekniske brikker omkring repræsentantskabsgeneralforsamlingen at falde på plads:
- I forhold til teknik og sikkerhed blev det en løsning, der levede op til statens krav til den slags arrangementer, når det gælder dataaftaler, datasikkerhed, serveres placering osv. Vores samarbejdspartner udviklede et meget professionelt setup, og vi prøvede det af nogle gange i det studie, som vi skulle streame fra, siger Arne Jørgensen, der glæder sig over, at både HK Hovedstaden og forbundet var nysgerrige og kiggede forbi for at lære af de første digitale erfaringer i denne form.
|
Anne Marie Bay lige efter valget til posten som afdelingsformand for HK Midt |
Henrik Gils, der er IT-ansvarlig i HK Midt, stod for dialogen og de nødvendige, tekniske aftaler med IT leverandøren. Han tilføjer:
- Det gav helt sikkert noget tryghed, at vi arbejdede sammen med en partner, der havde hele pakken i forhold til tekniske faciliteter, studie, streaming, afstemningsmuligheder osv. Før repræsentantskabsgeneralforsamlingen havde de 80 repræsentanter, der kunne stemme, modtaget en kode, så de kunne logge sig på og stemme til de forskellige afstemninger undervejs, og det fungerede fint og sikkert. Under normale omstændigheder møder de valgte repræsentanter, der skal stemme til formandsvalget, naturligvis fysisk op, men på den her måde er der nok flere ikke-stemmeberettigede medlemmer, der har lyst til at deltage i den slags møder, fordi de ikke behøver at flytte sig så langt fysisk og geografisk for at være med.
- Lige nu er vi ved at kigge på forskellige fremadrettede løsninger, for eksempel muligheden for at streame selv, og vi arbejder med de nødvendige databehandleraftaler i forhold til eksterne samarbejdspartnere. For det her er fremtiden, og det bliver næppe sidste gang, vi skal afholde arrangementer, forsamlinger, afstemninger, kurser osv. på den måde.
Sommerfuglene blev sluppet fri
På selve dagen blev sommerfuglene ret hurtigt sluppet fri, da alle interne medarrangører i HK Midt omkring arrangementet fornemmede, at teknikken spillede, og afstemningsresultaterne begyndte at tikke ind. Der er da også positive erfaringer og tilbagemeldinger fra folk, der kiggede med og deltog ude bag skærmene. For eksempel fra Pia Juel:
- Jeg oplevede at teknikken fungerede rimeligt, og værterne var gode til at ”træde vande” i ventetiden, der var i forbindelse med afstemningerne. Det var en anderledes mødeform, og der var selvfølgelig ikke så meget ”snak” her i form af kommentarer, og vi skal lære at være aktive mødedeltagere via kommentar og chat. Delen med afstemningerne fungerede fint, og der er ingen grund til at tro, at det hele ikke foregik, som det skulle, konstaterer hun, mens kontorchef Arne Jørgensen runder af:
- I et medlemsdemokrati skal der som her noget demokratisk handling til i form af nogle afstemninger og valg, og den afstemningsdel skulle håndteres rent teknisk. Heldigvis fungerede teknikken efter hensigten, og vi må konstatere, at vi på grund af Corona-situationen tog nogle store digitale skridt hurtigere, end vi ellers ville have taget dem.
