Fakta om microsoft teams
Siden foråret har Corona-situationen på mange måder skubbet bagpå en digital udvikling. For eksempel har vores mødeformer ændret sig med Teams, Zoom og andre ”mødesteder” i fokus.
Netop Teams er dog andet og meget mere end et digitalt mødeforum. Det byder også på en række andre redskaber og faciliteter, der kan gøre en positiv forskel for dig og dine kolleger i en travl hverdag. Disse muligheder introduceres lige nu for alle 1800 medarbejdere i Jysk Fynske Medier:
IT-projektleder hos Jysk Fynske Medier og HK-medlem Camilla Rix Johannsen anbefaler Microsoft Teams - ikke kun som onlinemøde, men også til styring af filer, overblik og tilhørende kommentarer.
- Rent teknisk er Teams allerede rullet ud til alle medarbejderne, fordi programmet er en del af Microsoft Office 365, men vi besluttede, at vi gerne ville lave et decideret adoption forløb for kollegerne, så de lærte mulighederne at kende. Vi ville med forløbet sikre, at folk bruger Teams på den rigtige facon, fordi det giver dem mulighed for at arbejde mere fleksibelt på den moderne, digitale og fleksible arbejdsplads, fortæller Camilla Rix Johannsen, der er IT-projektleder i mediekoncernens centrale IT-afdeling.
Alle har projekter, mailkorrespondance, links, informationer osv., der ofte er placeret forskellige steder og i forskellige programmer. Teams giver faktisk mulighed for at samle meget af det ét sted
lær selv mere om teams
Styrket kommunikation – internt og eksternt
Jysk Fynske Medier leverer hver dag masser af kommunikation til læsere, lyttere og seere i et meget stort dækningsområde. Med Teams vil Camilla Rix Johannsen og IT-kollegerne gerne hjælpe kollegerne med at styrke den interne kommunikation:
- Teams skal være med til at styrke ikke bare vores kommunikation ud mod verden, men også den interne kommunikation og projektstyring. Alle har projekter, mailkorrespondance, links, informationer osv., der ofte er placeret forskellige steder og i forskellige programmer. Teams giver faktisk mulighed for at samle meget af det ét sted under sikre GDPR-forhold, fortæller hun:
- Vi satte os derfor ned og begyndte at definere, hvad der skulle til for at kollegerne fik glæde af løsningerne. Det blev til et konkret regelsæt omkring adfærden i Teams. Hvad er mødekulturen i Teams? Hvordan samler vi data i Teams, så der er taget hensyn til GDPR? Samtidig bakkede ledelsen, der selv har brugt Teams under Corona til at afholde live statusmøder, op om, at vi foldede Teams mere ud. Ledelsen havde selv oplevet, hvor godt løsningen virker. Vores direktør Jesper Rosener satte samtidig introduktionen af Teams og det planlagte forløb på dagsordenen under et live-event, hvor han fortalte om visionen og missionen for projektet.
Før havde vi mange elementer liggende i mails, på OneDrive, i chatten i Skype for Business osv., så vi løbende skulle rundt og finde en masse stumper. Nu er alle mails, chats, samtaler, links m.m. samlet under én hat på i Teams. Der er samtidig en anden del af missionen, der fungerer i praksis, nemlig at vi arbejder mere fleksibelt, digitalt og på tværs,
Fleksibelt, digitalt og på tværs
Koncern-kollegerne har nu været igennem det planlagte introduktions- og undervisningsforløb, og de første tilbagemeldinger til Camilla og kollegerne har været positive:
- Vores kolleger er glade for introduktionsforløbet, og så er de glade for, at vi nu kan samle en masse informationer ét sted, nemlig i Teams. Før havde vi mange elementer liggende i mails, på OneDrive, i chatten i Skype for Business osv., så vi løbende skulle rundt og finde en masse stumper. Nu er alle mails, chats, samtaler, links m.m. samlet under én hat på i Teams. Der er samtidig en anden del af missionen, der fungerer i praksis, nemlig at vi arbejder mere fleksibelt, digitalt og på tværs, siger Camilla og tilføjer med et smil:
- Efter en undervisning var der en journalist, der sagde ”Hold k…, hvor er det fedt! Vi kommer til at spare så meget af vores mailkorrespondance fremover…” Jeg er da heller ikke i tvivl om, at det her bliver en succes. Det kan vi se på de tilbagemeldinger, vi får, og på det antal af projekter, der oprettes inde i Teams.
Vil du også have mere glæde af Teams?
Camilla Rix Johannsen kan allerede nu klart anbefale andre HK’ere at arbejde mere med Teams. Ikke bare som mødeforum, men også som et digitalt redskab, der giver mere overblik og nemmere kommunikation i en mere fleksibel hverdag:
- Jeg kan kun anbefale andre HK’ere at arbejde mere med Teams og måske introducere ideen på deres arbejdsplads. Her vil jeg råde til at have ledelsen med og helt konkret kontakte ledelsen og en eventuel IT-afdeling. Fortæl dem, at I har hørt meget positivt om Teams, og at I gerne selv vil arbejde mere med det. Vores brug, her i mediekoncernen, er et godt eksempel på, at mange kan få glæde af Teams på nye måder. For hos os er det både HK’ere, salgsmedarbejdere, HR, journalister m.fl., der nu bruger Teams til meget mere end kun online-møder. Når vi arbejder bredere i Teams, så letter det samtidig hverdagen og kommunikationen.
