Sådan så det ud for deltagerne, da formand Rie Kverneland aflagde beretning på Laborantklubben på Novo Nordisks generalforsamling i oktober.
- Jamen – det er sådan lidt mærkeligt, indleder klubformand Anne Marie Kverneland.
- Jeg har ikke fornemmelsen af at være sammen med en masse mennesker. Men jeg vil gerne byde jer alle sammen velkommen.
Klokken er lidt over 16.00 en torsdag eftermiddag i oktober, og Anne Marie ”Rie” Kverneland er i færd med at byde velkommen til Laborantklubben Novo Nordisks generalforsamling. Hun spejder lidt rundt i Novo Nordisks næsten tomme auditorium i Måløv – et lokale, som hun kender godt fra tidligere generalforsamlinger, men som denne dag alligevel føles uvant.
- Det her er den ordinære generalforsamling, fortsætter hun.
- Men afviklingen er bestemt ikke ordinær. Der vil måske være lidt bump undervejs, og jeg tænker, vi får brug for overbærenhed, tålmodighed og godt humør.
Ét stort Teams-møde
Omtrent sådan faldt de første ord, da Rie for nylig bød velkommen til Laborantklubben på Novo Nordisks årlige generalforsamling.
25 år har Rie stået i spidsen for klubben, så hun har prøvet det et hav af gange, men årets generalforsamling var alligevel noget nyt. For den blev nemlig – med bistand fra HK – afviklet digitalt over Microsoft Teams og event-appen Eventbuizz.
Selve generalforsamlingen blev holdt som ét stort Teams-møde med 66 stemmeberettigede deltagere, som mestendels sad hjemme eller på kontoret foran deres skærme. Klubbestyrelsen og et par gæster var dog forsamlet i auditoriet, hvorfra der blev aflagt beretning, gennemgået regnskab og ordstyret.
Indtjekning og afstemninger blev undervejs gennemført på Eventbuizz, som alle deltagere havde fået tilsendt et link til. De skulle blot logge ind med egen mailadresse, så kunne de se dagsorden, få et overblik over de andre deltagere og vigtigst af alt: stemme ved afstemningerne.
Er en virtuel generalforsamling noget for din klub? Se HK's guidemateriale
Opdatér, opdatér, opdatér
Lad os bare afsløre, at der BLEV brug for overbærenhed, tålmodighed og godt humør. Men i det store hele forløb generalforsamlingen rigtig godt, og alt blev gennemført, som det skulle.
Det, der drillede mest undervejs, var afstemningerne. Det fik man en forsmag på allerede få minutter inde i generalforsamlingen, hvor forretningsordenen skulle godkendes. En deltager skrev i chatten på Teams, at hun ikke kunne stemme. Flere meldte hurtigt ind med samme problem. Det viste sig dog, at de blot skulle opdatere browseren på deres telefon eller computer.
- Vi har allerede nu erfaret, at browseren skal opdateres, og at vi skal have lidt tålmodighed, når der stemmes, konkluderede Rie kort efter.
Ries ord skulle vise sig at være dækkende for hele forløbet. Ved flere af afstemningerne blev der meldt ind fra medlemmer, som ikke kunne stemme. Hver gang skyldtes det, at en browser skulle opdateres, eller at medlemmet allerede havde stemt uden at opdage, at stemmen var gået igennem.
Svært med skriftlige spørgsmål
En anden ting, der viste sig at drille lidt, var spørgsmål til bestyrelsen stillet i chatten. Eksempelvis skrev en deltager efter fremlæggelse af regnskab og budget: ”Selv med det budget har man et overskud på 17%”.
- Ja. Og hvad mener man med det? måtte næstformand Elisabeth Christensen spørge ud i auditoriet, inden hun forsøgte sig med et bredt svar.
Konklusion: Skriftlige kommentarer og spørgsmål skal være meget præcise, hvis de skal kunne besvares meningsfuldt.
Omvendt viste Eventbuizz – og Anne Jacques Roden – sig fra deres stærke side, da en deltager meldte sig som kandidat, umiddelbart før der skulle vælges to bestyrelsessuppleanter.
Der gik ikke mange sekunder, før feltet var udvidet fra to til tre kandidater, så kampvalget kunne gennemføres ude blandt deltagerne.
Kort efter det sidste valg kunne Rie takke af for denne gang.
- Tusind tak til alle, der hang på. Jeg håber vi ses – live – i salen næste år, sagde hun.
Bare spring ud
Da vi taler med Rie nogle dage senere, er hun alt i alt godt tilfreds med forløbet.
- Forinden var jeg bekymret for, om det kunne fungere teknisk, og om det ville være spændende nok for deltagerne. Men jeg synes faktisk, det gik rigtig fint. Der var nogle tekniske småproblemer, og afstemningerne føltes meget lange, når man bare stod der i auditoriet. Men jo bedre man forstår systemet, jo nemmere er det også at vente, siger hun.
Mange klubber vil formentlig skulle gøre som Laborantklubben på Novo Nordisk og afholde deres næste generalforsamling digitalt. Til dem har Rie følgende gode råd:
- Vær ikke bange for det. Bare spring ud i det. Jeg gør det selv gerne igen, hvis det er nødvendigt. Men jeg foretrækker at mødes i kød og blod. Ikke mindst for det sociale efterfølgende, som vi jo ikke kunne have noget af.
3 deltagere: Sådan oplevede vi generalforsamlingen
Jørgen Dahl – deltog hjemme fra sin stue. Fulgte med gennem Teams på computeren og stemte via Eventbuizz på mobilen.
Rent teknisk fungerede det godt, ingen tvivl om det. Men jeg oplevede på et tidspunkt, at de lukkede runden, inden jeg var færdig med at skrive mit spørgsmål i chatten. Det var det mest problematiske, at det var svært at få en rigtig dialog. Det betød faktisk, at jeg brændte inde med noget på et tidspunkt. Det var dog ikke noget væsentligt, så jeg lod det fare.
Jeg arbejder i team med en fra bestyrelsen, han har bagefter fortalt mig, at de inde i auditoriet følte, at de ventede længe undervejs. Sådan føltes det ikke hos mig.
Jeg savnede at have en fornemmelse af, hvilke mennesker man er sammen med. Jeg kunne kun se nogle af navnene, så jeg vidste ikke, hvem alle deltagerne var. Det havde været rart at vide.
Jeg stillede et spørgsmål til budgettet, hvor jeg kunne regne ud, at der bliver 17 pct. i overskud. Det forgangne år var overskuddet 50 pct. på grund af coronasituationen, så jeg ville gerne dykke ned i, hvorfor klubben har så store indtægter. Det var det, jeg ville have spurgt ind til, men da kassereren siger, at hun ikke helt forstår det, jeg skriver, så når jeg ikke at kvalificere det, inden hun begynder at svare.
Og så bliver man lidt fanget.
Marianne Rasmussen - deltog hjemme fra karnappen. Fulgte det hele på sin telefon og skiftede mellem Eventbuizz og Teams-app, når der var afstemninger.
Jeg havde egentlig både telefon og computer med hjem, men jeg nåede kun lige ind ad døren, inden generalforsamlingen gik i gang, og så var det hurtigere med telefonen end at starte computeren op.
Det tekniske fungerede godt. Jeg havde høretelefoner på og syntes, lyden var fin. Fordi jeg fulgte det hele på telefonen var jeg nødt til at sidde og zoome ind, når der var en PowerPoint, men jeg havde også printet filerne ud i forvejen, det var en god hjælp.
Jeg syntes, det var rart, at det foregik digitalt, og man kunne være med hjemmefra. Typisk foregår generalforsamlingen i Måløv, men jeg arbejder i Bagsværd og bor på Amager, og jeg har før fravalgt den på grund af afstanden. Så jeg er klart tilhænger af at gøre det elektronisk, fordi det er mere fleksibelt. Ikke at jeg synes, alt skal foregå på den måde.
Ved den første afstemning glemte jeg, at man skulle opdatere browseren, så der kom jeg ikke med. Men ellers fungerede det fint. Der var et tidspunkt, hvor jeg ikke nåede at se et slide med kandidaterne til et valg, og der skrev jeg og spurgte, om de ikke kunne vise det igen, og det gjorde de. Det kunne også være godt med et ur, der tæller ned ved afstemningerne. Så kunne man nå på toilettet eller hente en tår at drikke.
Jeg tror, formen havde en betydning for min spørgelyst. Det bliver lidt mere kedeligt, der er ikke så meget liv i det. Det er godt med nogle afstemninger, men måske kunne man også overveje en quiz eller et lille foredrag undervejs – noget med spræl i, som kunne bryde det lidt.
Aase Bach Knudsen – deltog fra et mødelokale sammen med et par kollegaer. Fulgte Teams-mødet på storskærm og stemte via Eventbuizz på sin bærbare computer.
Vi var tre-fire kollegaer, der sad og fulgte generalforsamlingen i et stort mødelokale. Der var en tryghed i, at vi var flere om at koble på og stemme, hvis nu en af os fik et problem. Det var også rart at sidde sammen og have mulighed for lidt small talk undervejs, selv om vi nu mest lyttede. Noget af det, man kan savne ved at være med på distancen, er jo følelsen af at være med i et fællesskab.
Da vi lige var kommet på plads, synes jeg, det tekniske fungerede rigtig godt. Men det er klart, man skal lige i gang. Der var også en fin stemning om, at vi alle måtte være lidt tålmodige og overbærende med hinanden. Vi vidste jo godt, at det for os alle sammen var en lidt anderledes situation.
Jeg synes, dem der skulle præsentere gjorde det rigtig godt. Det er jo noget andet at skulle lave fremlæggelse og stå der, når der ikke rigtig er et publikum.
Til andre generalforsamlinger har jeg godt kunnet finde ud af at stille spørgsmål, men her var det, som om jeg holdt mig lidt tilbage. Også selv om man jo bare kunne sende en chat af sted. Det er højst sandsynligt noget med bare at vænne sig til det. Men på en måde føltes det grænseoverskridende, selv om det kan lyde mærkeligt. Jeg ville ikke have et PROBLEM med at stille spørgsmål, hvis noget virkelig pressede sig på, men det faldt mig på en eller anden måde ikke naturligt.
Lige præcis en generalforsamling synes jeg dog, det ville være rarere at kunne mødes til. Det der med at være fysisk til stede og kunne se hinanden giver en god følelse af, at vi er nogle, der står sammen.
Man kunne godt lægge op til, at folk mødes i mindre klynger og lave noget hygge der, hvor det foregår. Og så måske lægge en pause ind efter den mundtlige beretning, hvor man kan sidde og summe lidt.
Det kunne måske give lidt mere debat og input.
