Det er strengt forbudt for din chef at snige sig til at læse dine private mails. Og det er kun under særlige omstændigheder, de må tjekke din arbejdsmail. Alligevel skal du overveje, hvad du skriver. Foto: Colourbox

Sender du private mails fra din arbejdskonto eller søger på Google via din arbejdscomputer, skal indholdet kunne tåle at blive set af chefen. Det er nemlig ikke mere privat, end at arbejdspladsen i særlige situationer har ret til at læse med.

retningslinjer

Politik om tjek af arbejdsmails

Vær opmærksom på, om din arbejdsplads har retningslinjer for, hvordan I må bruge arbejdsmailen, og hvad ledelsen må gøre. Er du i tvivl, kan du spørge din tillidsrepræsentant eller din hr-afdeling. Du kan også altid kontakte din lokale HK-afdeling på tlf. 7011 4545.

Vi har en politik

Har din arbejdsplads en politik, hvor du på forhånd er informeret om, at arbejdsmails kan tjekkes, hvis det har et sagligt eller driftmæssigt formål, kan din chef kigge medarbejderne over skulderen. Det kan f.eks. være i forhold til virksomhedens it-sikkerhed, længerevarende sygdom eller for at undgå misbrug. Her vil det typisk også fremgå, om du må bruge din arbejdsmail privat, når dine mails er markeret med "privat", eller om du slet ikke må bruge den privat.  

Vi har IKKE en politik

Hvis I ikke har en politik eller retningslinjer for brug af arbejdsmailen, vil din chef kunne kunne tjekke jeres arbejdsmails, hvis informationerne ikke kan fås på anden og mindre indgribende måde, og der i øvrigt er et sagligt og konkret formål med gennemgangen. Din chef skal i den situation give dig besked om, at din arbejdsmail bliver tjekket.  
Vis mere

Men din chef må ikke bare gå i dine digitale fodspor uden videre. Der er regler for, hvordan og hvornår din arbejdsplads må overvåge dig:

Information fra din chef

  • Din arbejdsgiver skal altid informere dig om, hvordan din digitale adfærd bliver overvåget eller logget.
  • Din arbejdsgiver må kun logge, hvem du kommunikerer med, og hvornår du gør det, hvis det har et sagligt eller driftsmæssigt formål.

Private mails 

  • Skriver du ordet ”privat” i emnefeltet på en mail, må din arbejdsgiver IKKE læse indholdet, da det i så fald hører ind under straffelovens bestemmelse om brevhemmelighed.
  • Hvis din arbejdsgiver ser en privat mail fra dig og bliver opmærksom på, at det er en mail uden relation til virksomheden, skal han eller hun stoppe med at læse mailen med det samme.

Dine internetsøgninger 

  • Din arbejdsgiver skal altid informere dig om, hvordan din digitale adfærd bliver overvåget eller logget, og hvad der præcist bliver logget i forhold til dit internetbrug. 
  • Din arbejdsgiver må gerne logge dine søgninger, downloads og generelle brug af internettet på din arbejdscomputer eller tablet, hvis det har et driftsmæssigt eller sagligt formål.
  • Undgå at gemme private dokumenter på din arbejdscomputer. Gør du det alligevel, så navngiv filen ”privat” – så må din arbejdsgiver ikke læse dem.

Hold det adskilt 

Som udgangspunkt er det en rigtig god idé at holde din private digitale kommunikation langt væk fra arbejdspladsens computere og telefoner. Men skriver du alligevel private ting fra mail, telefon eller gemmer private dokumenter, så husk at anføre dem som ”privat” i filnavnet eller emnefeltet.
Og vær ekstra opmærksom på virksomhedens it-politik: Må du overhovedet bruge computeren privat i arbejdstiden eller på arbejdspladsen? Hvis du er i tvivl, så spørg, hvad der gælder hos jer.

Få hjælp af HK

Oplever du at blive overvåget på din arbejdsplads i et omfang, du mener, strider mod reglerne, eller har du spørgsmål? Tag fat i din tillidsrepræsentant eller arbejdsmiljørepræsentant på arbejdspladsen, eller ring til din lokale HK-afdeling på tlf. 7011 4545.


Overvågning: Hvordan er du stillet? 

Der er kameraer overalt, mulighed for aflytning af din telefon, og din chef kan lure på dig på sociale medier. Men hvor langt må din arbejdsplads egentlig gå? HK Handel sætter fokus på overvågning og dine rettigheder i denne og en række andre artikler.
TV-overvågning af dig: Så langt må din chef gå om tv-overvågning på arbejdspladsen.
I HK's overvågningstema kan du se, hvad der bl.a. gælder for din færden på internettet, mail, sms og meget mere.

Aftale om kontrolforanstaltninger

Ifølge samarbejdsaftalen mellem Dansk Arbejdsgiverforening (DA) og LO (i dag FH) skal virksomhedernes samarbejdsudvalg (SU) fastlægge principperne for brug af persondata. DA og LO anbefaler det ligeledes i deres aftale om kontrolforanstaltninger. 

Betingelser 

Uanset om der indgås en aftale eller ej, skal disse betingelser i DA og LO's aftale om kontrolforanstaltninger være opfyldt: 
  • Overvågningen skal være sagligt begrundet i driftsmæssige årsager og have et fornuftigt formål. 
  • Overvågningen må ikke være krænkende over for lønmodtagerne eller forvolde lømodtagerne tab eller nævneværdige ulemper.
  • Der skal være rimelig sammenhæng med kontrollen og den måde, det gøres på (proportionalitet). 
  • Er betingelserne opfyldt, kan kontrollen etableres med seks ugers varsel. Hvis formålet med kontrollen forspildes, eller hvis der er tvingende driftsmæssige årsager, kan det ske med kortere varsel. Medarbejderne skal i disse tilfælde orienteres hurtigst muligt. 

Behandling af persondata

Vær opmærksom på, at din arbejdsgivers behandling af dine personoplysninger, f.eks. tjek af din arbejdsmail, logning af din digitale adfærd mv., er omfattet af databeskyttelsesreglerne. Det indebærer bl.a., at din arbejdsgiver kun kan behandle oplysninger om dig, som du er orienteret om, og som er nødvendige, saglige og driftsmæssigt begrundede. 

Se mere

Vis mere