Skolesekretærens nye opgaver og kompetencer

Nye tider - ny rolle

Der er sket meget med skolesekretærens rolle de seneste fem til ti år. Skoler er blevet slået sammen, opgaver er blevet lagt ud fra centralt hold, og digitaliseringen giver nye muligheder. Hvad enten det er samfundsmæssige tendenser, lovændringer eller lokalpolitiske beslutninger, har de alle stor betydning for skolesekretærens hverdag.

De fleste kommuner har valgt at lægge skoler sammen. Det giver i visse tilfælde en større administration, der dækker flere skoler. Når de administrative enheder bliver større, bliver de forskellige opgaver nogle steder spredt ud, så skolesekretærerne går fra blæksprutter til specialister på et givent område. Én arbejder fx primært med økonomi, mens en anden står for de administrative opgaver.

Der er også flere kommuner, der har valgt at samle administrationen for skoler og institutioner under ét tag. Det betyder, at skolesekretæren både sidder med de opgaver, der følger med driften af en institution, og de opgaver, der hører til driften af en skole.

Der er imidlertid stor forskel på, hvor mange skolesekretærer der er på de enkelte skoler, om der er en administrativ leder, og hvilke opgaver den enkelte skolesekretær sidder med. I de tilfælde, hvor der er en administrativ leder, sidder denne typisk med eksempelvis budgetansvar, økonomiopgaver, vikardækning og andre administrative opgaver. Hvis skolen ikke har en administrativ leder, vil de nævnte opgaver imidlertid ligge under skolesekretærens portefølje.

Når skolesekretærens opgaver på flere områder specialiseres på grund af større administrative enheder, risikerer skolesekretæren at miste noget af kontakten til elever, forældre, lærere, pædagoger og det tekniske personale, som ellers har været kendetegnende for skolesekretærens funktion.

Kompetencer

Skolesekretæren har en varierende arbejdsdag, hvor hun er i kontakt med mange forskellige personer. Der er elever, som skal trøstes, forældre, som skal guides, og lærere, som skal hjælpes. Det kræver, at skolesekretærens kompetencer favner bredt – fra relationer til it – og han eller hun skal være i stand til at omstille sig og arbejde med flere opgaver på samme tid. Nogle opgaver - fx i forbindelse med eksaminer - hører til en bestemt årstid, mens andre opgaver skal løses hver dag eller uge.

Selv om skolesekretærens opgaver kan være forskellige fra skole til skole, er der en del overskrifter, der går igen. Det ligger fx i skolesekretærens DNA at være indgangen til skolen, og han eller hun skal derfor være imødekommende og i stand til at vurdere, hvordan hver enkel henvendelse skal håndteres, hvad enten det er en elev på kontoret, en besked på intranettet eller et firma, der vil sælge noget via en mail.

- Fra at være meget all-round er opgaverne blevet meget mere fagligt udfordrende og kræver indgående kendskab til fx økonomi, budget, overenskomster og lovgivning. Jeg er sparringspartner for ledelsen og den fagperson, der konsulteres på mange områder. Jeg koordinerer mange opgaver på tværs i organisationen og har meget en rådgivende funktion også overfor personale og forældre, siger en skolesekretær.

I takt med at skolesekretærens opgaver har udviklet sig, er kravene til kompetencerne også steget. Der er dog ingen tvivl om, at kompetencebehovene spænder vidt og løbende udvikler sig. Derfor er både efter- og videreuddannelse og villighed til at byde ind på nye opgaver afgørende i fremtiden.

- Man skal kunne multitaske og være god til it-programmer, økonomi og meget mere. Sekretærrollen er udfaset, så man nu er administrativ medarbejder eller koordinator”, forklarer en skolesekretær. Selv om skolesekretæren har en bred vifte af opgaver, tegner der sig et klart billede i forhold til, hvilke kompetencer der primært er i spil i rollen som skolesekretær. Ifølge projektets konklusioner er det især disse kompetencer, der er brug for som skolesekretær:

• Service
• Økonomi
• Kommunikation og it
• Administration
• Personale/HR

På baggrund af skolesekretærens opgaver har vi fundet frem til fem kompetenceprofiler, der er karakteristiske for skolesekretærjobbet. De er på ingen måde tænkt som jobprofiler eller en facitliste, men som et bud på, hvilke kompetencer der primært er brug for som skolesekretær.

De fleste skolesekretæres job vil bestå af elementer fra flere af kompetenceprofilerne, og fremover vil jobbet som skolesekretær i større eller mindre grad forudsætte kompetencer inden for kompetenceprofilerne. De kan fx bruges til at overveje, om skolesekretærfunktionen er dækket ind kompetencemæssigt, og hvor den enkelte medarbejder kan have kompetencebehov. Kompetenceprofilerne kan på den måde bruges som udgangspunkt for MUS, hvor den enkelte sekretær sammen med sin leder tager en dialog omkring, hvad hun gerne vil, og hvordan hun kommer i mål.

Frontmedarbejderen

Frontmedarbejderen er skolens ansigt udadtil. Det er ham eller hende, der tager imod henvendelser på kontoret og håndterer mail, telefon og post. Frontmedarbejderen agerer filter i forhold til henvendelser, guider forældre, lærere og elever videre til de relevante personer og svarer forståeligt og på korrekt dansk på skriftlige henvendelser.

- Post fylder meget og tager meget tid. Sekretæren er filter og sorterer i posten. Der kommer fx mange spørgsmål om evalueringer og undersøgelser. Det er bagsiden af informationssamfundet. Det er blevet let at sende breve – og gratis, siger en skolesekretær.

Frontmedarbejderen er god til at formulere sig og dyrke relationer. På det ene tidspunkt håndterer han eller hun fx en potentiel konflikt med forældre, mens det på et andet tidspunkt kan handle om at yde førstehjælp i tilfælde af en ulykke.

Selv om frontmedarbejderen sætter en ære i at være imødekommende mod eksempelvis forældre, sker det, at en samtale eskalerer og udvikler sig til en konflikt. Her har skolesekretæren en opgave i forhold til at håndtere situationen professionelt.

- Konflikthåndtering og den vanskelige samtale er også en vigtig opgave. Man skal kunne håndtere krisesituationer og kunne førstehjælp. Det er vigtigt at bevare roen, siger en skolesekretær.

Centrale kompetencer:

• Serviceminded
• God til relationer
• Mundtlig og skriftlig kommunikation
• Konflikthåndtering
• Pædagogisk indsigt

Typiske arbejdsopgaver

• Læse og sortere post og mails
• Besvare mails
• Besvare telefonopkald
• Tage imod henvendelser på kontoret
• Konflikthåndtering
• Sparring

Økonomimedarbejderen

Kompetencer inden for økonomi er blevet helt centrale for flere skolesekretærer i takt med, at skolerne har overtaget en række økonomiopgaver. Det stiller ekstra krav til skolesekretærerne. De skal ikke blot mestre basal bogføring men have indgående kendskab til økonomistyring og forskellige økonomisystemer.

Økonomimedarbejderen er god til at skabe overblik, analysere og arbejde struktureret. Han eller hun har et tæt samarbejde med kommunens administration og følger op på budget og regnskab – i samarbejde med skolens ledelse – og sørger for, at deadlines bliver overholdt.

Centrale kompetencer:

• Bogholderi og regnskabsforståelse
• Budgetlægning og økonomistyring
• Indkøb
• Analytisk
• Organisatorisk forståelse

Typiske arbejdsopgaver

• Regnskab
• Budget
• Indkøb
• Forsikringer
• Løn
• Ferie
• Barsel
• Refusioner
• Tillægsbevillinger
• Betaling af regninger

Formidleren

Skolesekretærjobbet indeholder en række kommunikations- og it-opgaver - fra opdatering af hjemmesider og sociale medier til hjælp til forældre og lærere, der har problemer med it-løsninger. Det skyldes ikke mindst, at intranettet – herunder forældreintra - er blevet en vigtig kommunikationskanal og den primære kontakt til og med forældre og lærere.

Uanset om det er en samtale med en lærer eller forældre, er sparring en vigtig del af dagligdagen for skolesekretæren. Det ene øjeblik skal hun fx hjælpe en lærer med at bestille noget via en indkøbsportal. Det næste øjeblik skal hun vejlede en forælder i at bruge en digital selvbetjeningsløsning.

- Jeg bruger mere tid som superbruger og hjælper det øvrige personale med nye it-systemer, forklarer en skolesekretær.

Formidleren arbejder hjemmevant i de forskellige it-systemer - fra Microsoft Office til økonomidatabaser -, der bruges til eksempelvis besvarelse af mails, regnskab, varebestilling, udtræk af nøgletal og lønudbetaling.

Centrale kompetencer:

• Superbruger af it-systemer og intranet
• Superbruger af sociale medier
• Kan vejlede kolleger, lærere og forældre om it-systemer og intranet
• Projektledelse
• Innovation

Typiske arbejdsopgaver

• Opdatere intranet – både skoleintra og forældreintra
• Opdatere hjemmeside
• Opdatere sociale medier
• Indberetninger af tal og statistik til styrelser, kommunen, m.v.
• Koordinere med frivillige og foreninger, der bruger lokaler
• Vejlede og guide brugere af forskellige it-systemer

Administratoren

Administratoren løser alle de administrative opgaver, der følger med driften af en skole. Det er primært opgaver i forbindelse med elevadministration og eksaminer, men det kan fx også være kontakten til det tekniske personale på skolen, hvis et af toiletterne er i stykker, eller der er problemer med en printer.

Det er ligeledes administratoren, der har kontakten til fx psykologer, talepædagoger og UU-vejledere samt de frivillige og foreninger, der bruger skolens faciliteter, hvad enten det er badmintonspillere eller et aftenskolehold, som skal lave mad. Der skal bl.a. koordineres møder og udleveres nøgler.

Administratoren skal samtidig have styr på diverse love og paragraffer samt vide noget om forvaltningsret, og hvordan man behandler personfølsomme oplysninger i forbindelse med elevsager samt journaliserer og arkiverer juridisk korrekt.

Der er kommet meget mere administration som indberetninger af statistikker, underretninger m.m., digital post, osv., siger en skolesekretær.

Skolernes administration er en del af kommunens samlede administration og favner bredt – fra økonomi- og børn og ungeforvaltningen til social- samt teknik- og miljøforvaltningen. Derfor er det også vigtigt, at skolesekretæren har forståelse for det at arbejde i en politisk styret organisation.

Centrale kompetencer:

• Administration
• Koordinering og planlægning
• Lovgivning – fx folkeskoleloven og persondataloven
• Journalisering
• Politisk tæft og tværfaglighed

Typiske opgaver

• Indskrivning af elever
• Bestilling af bustransport og behandling af buskort
• Kørsel af børn med særlige behov
• Forberede eksaminer
• Diverse elevadministration
• Koordination med det tekniske personale
• Udtalelser om børn til fx sagsbehandlere
• Forplejning til møder
• Tage referat til møder
• Koordination med frivillige og foreninger, der bruger lokaler
• Visitation

HR- og personalemedarbejderen

HR- og personalemedarbejderen dækker bl.a. HR-opgaverne på den enkelte skole – oftest dog i et tæt samarbejde med kommunens centrale HR-funktion afhængigt af opgaven.

HR- og personalemedarbejderen står blandt andet for de administrative opgaver ved ansættelser og afskedigelser samt viser nye medarbejdere rundt og introducerer dem til it-systemer og arbejdsgange. Det er ligeledes ham eller hende, der har styr på overenskomster og juraen, når skolens medarbejdere skal på barsel eller have orlov.

Der er en tendens til, at ledelserne har trukket skolesekretærerne tættere på sig. På nogle områder er skolesekretæren nærmest blevet skolelederens forlængede arm. Det betyder, at HR- og personalemedarbejderen træffer beslutninger og yder situationsbestemt ledelse, når skoleledelsen ikke er tilstede.

- Jeg oplever, at der er kommet mere pres på ledelsen, som betyder, at vi er mere fraværende på skolen, og det giver flere og mere komplekse opgaver til skolesekretæren. Jeg er nok væk fra kontoret i 80 pct. af tiden og kun tilgængelig i 20 pct. af arbejdstiden, siger en skoleleder.

Centrale kompetencer

• Styr på relevant lovgivning og overenskomster
• Situationsbestemt ledelse – når lederen fx er til møder eller ude i klasserne
• Rådgivning
• Sparring og samarbejde
• Anerkendende kommunikation/coaching

Typiske opgaver

• Ansættelser
• Rekruttering
• Afskedigelser
• Ferieplanlægning
• Vikardækning
• Lønspørgsmål
• Spørgsmål om barselsregler
• Indhente straffeattester
• Indberette arbejdsskader