Kompetencer
Skolesekretæren har en varierende arbejdsdag, hvor hun er i kontakt med mange forskellige personer. Der er elever, som skal trøstes, forældre, som skal guides, og lærere, som skal hjælpes. Det kræver, at skolesekretærens kompetencer favner bredt – fra relationer til it – og han eller hun skal være i stand til at omstille sig og arbejde med flere opgaver på samme tid. Nogle opgaver - fx i forbindelse med eksaminer - hører til en bestemt årstid, mens andre opgaver skal løses hver dag eller uge.
Selv om skolesekretærens opgaver kan være forskellige fra skole til skole, er der en del overskrifter, der går igen. Det ligger fx i skolesekretærens DNA at være indgangen til skolen, og han eller hun skal derfor være imødekommende og i stand til at vurdere, hvordan hver enkel henvendelse skal håndteres, hvad enten det er en elev på kontoret, en besked på intranettet eller et firma, der vil sælge noget via en mail.
- Fra at være meget all-round er opgaverne blevet meget mere fagligt udfordrende og kræver indgående kendskab til fx økonomi, budget, overenskomster og lovgivning. Jeg er sparringspartner for ledelsen og den fagperson, der konsulteres på mange områder. Jeg koordinerer mange opgaver på tværs i organisationen og har meget en rådgivende funktion også overfor personale og forældre, siger en skolesekretær.
I takt med at skolesekretærens opgaver har udviklet sig, er kravene til kompetencerne også steget. Der er dog ingen tvivl om, at kompetencebehovene spænder vidt og løbende udvikler sig. Derfor er både efter- og videreuddannelse og villighed til at byde ind på nye opgaver afgørende i fremtiden.
- Man skal kunne multitaske og være god til it-programmer, økonomi og meget mere. Sekretærrollen er udfaset, så man nu er administrativ medarbejder eller koordinator”, forklarer en skolesekretær.
Selv om skolesekretæren har en bred vifte af opgaver, tegner der sig et klart billede i forhold til, hvilke kompetencer der primært er i spil i rollen som skolesekretær. Ifølge projektets konklusioner er det især disse kompetencer, der er brug for som skolesekretær:
- Service
- Økonomi
- Kommunikation og it
- Administration
- Personale/HR
På baggrund af skolesekretærens opgaver har vi fundet frem til fem kompetenceprofiler, der er karakteristiske for skolesekretærjobbet. De er på ingen måde tænkt som jobprofiler eller en facitliste, men som et bud på, hvilke kompetencer der primært er brug for som skolesekretær.
De fleste skolesekretæres job vil bestå af elementer fra flere af kompetenceprofilerne, og fremover vil jobbet som skolesekretær i større eller mindre grad forudsætte kompetencer inden for kompetenceprofilerne. De kan fx bruges til at overveje, om skolesekretærfunktionen er dækket ind kompetencemæssigt, og hvor den enkelte medarbejder kan have kompetencebehov. Kompetenceprofilerne kan på den måde bruges som udgangspunkt for MUS, hvor den enkelte sekretær sammen med sin leder tager en dialog omkring, hvad hun gerne vil, og hvordan hun kommer i mål.