Ungdomsskolesekretæren nu og i fremtiden

Intro

Tage sig af elever med særlige behov, lave grafisk arbejde, hjælpe med økonomistyring, passe sociale medier, lave lønadministration, planlægge lejrskoler, lave personaleadministration, kommunikation med nuværende og potentielle elever, hjælpe med rekruttering af undervisere, håndtere undervisere og forældre og meget, meget andet. Ungdomsskolesekretærens arbejde har i dag utrolig mange facetter.

Formålet er at give ungdomsskolesekretærerne et værktøj til at tale om, hvilke kompetencer og opgaver, der allerede er i spil og hvilke, der kunne være på vej.

Skolesekretærer på ungdomsskoler og folkeskoler har meget til fælles. Begge er det kit, der binder skolen sammen. Lærere, forældre og elever er alle klar over, hvem skolesekretæren er, og det er ofte ham eller hende, der kender skolen bedst og ved, hvem man skal kontakte i forskellige tilfælde.

Et job i forandring

Som i folkeskolerne er ungdomsskolesekretærjobbet i stadig forandring. Fra at være en administrativ hjælpefunktion til at være en vigtig del af skolernes udvikling. Det betyder, at der nu både lander administrations-, it-, kommunikations- og økonomiopgaver på ungdomsskolesekretærens skrivebord. Ungdomsskolesekretæren skal i dag for eksempel kunne navigere i flere forskellige it-systemer og arbejde med digital kommunikation.

Lovændringer, reformer, lokale politiske prioriteter og digitalisering betyder samtidig, at vilkårene for ungdomsskolesekretærens arbejde forandrer sig hele tiden. Et mærkbart eksempel er de forandringer, som skolereformen mange steder har medført ude på ungdomsskolerne.

Opgaverne udvikler sig. Nye kompetencer bliver nødvendige. Håbet er, at denne folder kan give ungdomsskolesekretærer inspiration til at få tænkt over udviklingstendenser og muligheder i eget job og få snakket med kolleger og leder om, hvad fremtiden kommer til at kræve af kompetencer.

Denne kompetenceprofil henter inspiration fra HK Kommunal og KLs projekt Fremtidens skolesekretær – nye opgaver og kompetencer.

Frontmedarbejderen

Frontmedarbejderen er ungdomsskolens ansigt udadtil. Frontmedarbejderen tager imod henvendelser på kontoret og håndterer mail, telefon og post. Frontmedarbejderen agerer filter i forhold til henvendelser, guider elever, undervisere og forældre til den rigtig information eller person. Frontmedarbejderen er god til at formulere sig, dyrke relationer og kan håndtere afbrydelser og hyppige sceneskift. Vigtige kompetencer:

• Serviceminded
• God til relationer
• Mundtlig og skriftlig kommunikation
• Konflikthåndtering
• Pædagogisk indsigt
• Fleksibilitet

Økonomimedarbejderen

Ledelsesinformation, tastearbejde, indkøb, forsikringer, refusioner, arbejde med budgetter og anden klassisk økonomiarbejde fylder meget for ungdomsskolesekretærer.

Man skal ikke blot mestre basal bogføring, men også have indgående kendskab til økonomistyring og forskellige økonomisystemer. Kompetencer inden for økonomi er dermed i dag helt centrale for ungdomsskolesekretærer.

Økonomimedarbejderen er god til at skabe overblik, analysere og arbejde struktureret. Man har et tæt samarbejde med ledelsen, kommunens administration og følger op på budget og regnskab sammen med dem.

Vigtige kompetencer:

• Bogholderi og regnskabsforståelse
• Budgetlægning og økonomistyring
• Analytiske evner
• Organisatorisk forståelse

Formidleren

Mange ungdomsskolesekretærer passer i dag skolens kommunikationskanaler. De laver grafisk arbejde. Han eller hun har stærke digitale kompetencer, og kan hjælpe både elever og undervisere, når teknikken driller.

Han/hun arbejder med forskellige intranetsider, opdaterer Facebook og hjemmeside, vejleder og guider brugere af forskellige it-systemer, laver små film til YouTube og prøver måske kræfter med snapchat (hvor målgruppen vist nok er for tiden).

De mange kommunikationskanaler er kommet for at blive og kommer næppe til at fylde mindre fremover. Det stiller krav til ungdomsskolesekretærens kompetencer indenfor kommunikation og it.

Vigtige kompetencer:

• Superbruger af it-systemer og intranet
• Superbruger af sociale medier
• Kan vejlede kolleger, lærere og forældre om it-systemer og intranet
• Projektledelse
• Innovation

Administratoren

Administration er kernen i ungdomsskolesekretærens arbejde. Ungdomsskolesekretæren er den administrative multikunstner, der ved lidt om det meste og kender de fleste. Man arbejder med indskrivning, eksamen, transport, koordinering med teknisk personale, kontakten til fx psykologer, talepædagoger og UU-vejledere, fikser referater til møder og en masse lignende opgaver. Det er administratoren, der binder det hele sammen.

Administratoren skal samtidig have styr på diverse love og paragraffer samt vide noget om forvaltningsret, og hvordan man behandler personfølsomme oplysninger i forbindelse med elevsager. Skolernes administration er en del af kommunens samlede administration. Derfor er det også vigtigt, at ungdomsskolesekretæren har forståelse for det at arbejde i en politisk styret organisation.

Vigtige kompetencer:

• Administration
• Koordinering og planlægning
• Lovgivning – fx persondataloven, ungdomsskoleloven og folkeskoleloven
• Journalisering
• Politisk tæft og tværfaglighed

HR og personale

Ungdomsskolesekretæren håndterer en lind strøm af personer ind og ud af skolen. Man skal hjælpe med at finde og ansætte undervisere, introducere nye medarbejdere til skolens it-systemer og arbejdsgange, kende relevante regler, arbejde med løn, oprette ansatte i HR-systemer, ofte stå for vikardækning, indhente straffeattester, og meget mere.

For eksempel skal ungdomsskolesekretæren kende de relevante overenskomster og have styr på juraen, når skolens medarbejdere skal ansættes, har lønspørgsmål, skal på barsel, bliver syge eller skal afskediges. Ungdomsskolesekretæren kan udøve situationsbestemt ledelse, hvis lederen er væk og der skal træffes en beslutning.

Vigtige kompetencer:

• Styr på relevant lovgivning og overenskomster
• Situationsbestemt ledelse – når lederen fx ikke er tilgængelig
• Rådgivning
• Sparring og samarbejde
• Anerkendende kommunikation/coaching

Dit næste skridt - sådan kommer du videre

Kompetenceudvikling starter med en tanke, som der så skal sættes ord på – gerne i samarbejde med andre. Der er nemlig ingen point for at arbejde med det her alene.

Ring til HKs Karrieretelefon

Det er en god ide at få sparring på uddannelsesønsker. HKs Karrieretelefon har sort bælte i at hjælpe med at konkretisere uddannelsesdrømme og sætte ord på, hvilken vej, der er den rigtige at gå. De dygtige rådgivere sidder klar på tlf. 3330 4460 alle hverdage fra kl. 13-16.

Snak med skolelederen

De fem profiler kan fx bruges til at overveje, om ungdomsskolesekretærfunktionen er dækket ordentlig ind kompetencemæssigt på skolen, og hvor den enkelte medarbejder kan have behov for kompetenceudvikling.

Kompetenceprofilerne kan på den måde bruges som udgangspunkt for MUS, hvor den enkelte sekretær sammen med sin leder tager en dialog omkring, hvad hun gerne vil, og hvordan hun kommer i mål.

Søg penge sammen med din tillidsrepræsentant

Tillidsrepræsentanten har et godt overblik over, hvilken kompetenceudvikling kollegerne har benyttet sig af i kommunen og ligger inde med viden om mulighederne for at få søge økonomisk støtte i Kompetencefonden.