Digitalisering - udnyt medarbejdernes viden

Digitale løsninger skal gøre borgernes liv lettere og dit arbejde hurtigere og mere effektivt. Men nok så smarte it-løsninger er ikke en garanti for succes. Ofte forsinkes offentlige it-projekter, eller de går ligefrem galt. Ifølge rektor Mads Tofte på IT-Universitetet i København er en medvirkende årsag til problemer i nogle projekter, at man ikke har sat sig tilstrækkeligt ind i de arbejdsgange, der skal digitaliseres. Man ser ikke tingene fra medarbejdernes synspunkt. Og medarbejdernes viden tillægges ikke altid nok vægt.  

- Hvis ikke it-systemerne understøtter det faglige arbejde, bliver det ingen succes. At få inddraget den ekspertise, som medarbejderne har, er supervigtigt. Det vil være oplagt at få medarbejderne mere på banen, for det er her, at organisationens viden om praksis ligger, siger Mads Tofte.

IT-Universitetet og Digitaliseringsstyrelsen skal i fællesskab drive det nye Center for forskning i offentlig it, der åbnes som led i regeringens nye strategi for it-styring i staten. Centret skal indsamle ny forskningsbaseret viden om, hvordan det offentlige udvikler og driver it-systemer bedre.

Usynlig rolle

Alt for ofte udnyttes medarbejdernes viden og erfaring ikke særlig meget eller slet ikke, når nye digitale løsninger skal indkøres i praksis, viser en aktuel undersøgelse fra LO blandt medlemmer af HK Stat og HK Kommunal. Arbejdsmiljøkonsulent hos HK Rikke Thomsen kan nikke genkendende til konklusionen.

Som led i sit erhvervs-ph.d.-projekt  'Administrativt arbejde - er det noget særligt?' har hun været ude på en række arbejdspladser og fulgt med i, hvordan ny teknologi indkøres. Det er overset, at medarbejderne har en vigtig rolle i forhold til at se, hvordan nye it-systemer påvirker arbejdsgangene, og komme med forslag til forbedringer, oplever hun.  

- HK’ere er vant til at håndtere teknologi og har altid været det, men deres rolle i forhold til at påpege fejl og mangler ved nye digitale løsninger er desværre usynlig. Det afspejler, at deres faglighed burde bruges meget mere aktivt. Når de får en ny teknologi proppet ned over arbejdsgangene, er det dem, der skal tilpasse sig den. Det burde være omvendt, siger hun.

Risiko for modstand

Også lektor og ph.d. Helle Zinner Henriksen, som forsker i digitaliseringen af den offentlige sektor på CBS, mener, at det er vigtigt at udnytte medarbejdernes viden i digitaliseringen. Men om man vil det eller ej, er digitalisering ofte en spareøvelse, som ikke uden grund møder modstand blandt de ansatte, påpeger hun.

- Ultimativt medfører det jo, at opgaverne ikke kommer tilbage, når sagsgange automatiseres, og data genbruges. Sker digitaliseringen kun med henblik på det, kommer involveringen af medarbejderne til at handle om, at de skal save den gren over, som de selv sidder på, fordi en robot overtager deres arbejde. Det er en meget ubehagelig proces. Det ideelle vil være, at medarbejderne slipper af med det trivielle arbejde til fordel for fagligt interessante opgaver, siger Helle Zinner Henriksen.

Hun peger på, at digitalisering er lig med forandringer. Lige som enhver anden forandring kræver digitalisering, at ledelsen er i dialog med medarbejderne og involverer dem i, hvordan løsningen udformes i praksis.

Digital dannelse bliver en kompetence

Digitaliseringen kræver nye kompetencer, og offentligt ansatte får et stort behov for at efteruddanne sig, hvis de vil have indflydelse på fremtidens it-løsninger, mener Helle Zinner Henriksen.

Hvordan fremtidens HK-job ser ud, og hvilke kurser og uddannelser, man så har brug for i takt med digitaliseringen, er det, som HK’s nye fremtidslaboratorium HK LAB forsøger at finde frem til. HK-grupperne i staten er faktisk godt med kompetencemæssigt, lyder vurderingen hos uddannelsespolitisk konsulent hos HK Anders Brixen Bojesen.

Både i administrationsbacheloruddannelsen, EUX-uddannelsen i offentlig administration og i akademi- og diplomkurser indgår digitalisering som et vigtigt element. Men der bliver brug for at opruste yderligere, for it-kunnen er imidlertid ikke nok. Man skal også arbejde med ens mindset.  

- Det handler ikke kun om it-færdigheder, men også om måden, som man forholder sig til teknologi på. Man skal have såkaldt digital dannelse. Det vil sige, at man ud over viden og færdigheder også skal have den rette karakter fx gåpåmod, nysgerrighed og lyst til innovation. Man skal være klar til at lære at lære på en ny måde og parat til at aflære gamle færdigheder, der ikke længere er brug for, siger han.

Som led i regeringens strategi oprettes nu et fællesstatsligt digitaliseringsakademi, der skal efteruddanne generalister i de statslige myndigheder. Det vil være oplagt, at HK indleder et samarbejde med akademiet med henblik på at udveksle erfaringer, viden og synspunkter, mener Anders Brixen Bojesen.

Fremtidens roller

Når robotter overtager dele af sagsgangene, og chatbots gør servicen betjeningsløs, bliver HK’erne ikke nødvendigvis overflødige, men skal i stedet påtage sig nye opgaver.

Rikke Thomsen har et bud på HK’ernes fremtidige roller: Fremtidens administrative medarbejder indsamler, behandler og analyserer data. Hun eller han udvikler nye digitale løsninger fx effektive og sikre sagsgange og er opdateret på ny lovgivning. En vigtig rolle bliver at supportere og undervise interne og eksterne brugere af it-systemerne. Man bliver fx system-ambassadør for interne brugere, borgere og virksomheder. Morgendagens administrative medarbejder opfanger svagheder ved it-systemerne og formulerer mulige forbedringer. Opgaven kan også blive at videreformidle og systematisere henvendelser og tilbagemeldinger fra interne og eksterne brugere.

- Vi skal bruge digitaliseringen til at videreudvikle det administrative arbejde og den faglighed, der knytter sig hertil. Arbejdsfunktionerne skal være meningsfulde, og medarbejderne skal have indflydelse på indholdet og organiseringen af arbejdet. Det er vigtigt, at medarbejderne griber de muligheder der er for at videreudvikle deres fag, fastslår Rikke Thomsen.

Læs også: HK'erne på Aarhus Universitet: Vi vil involveres (Linket er udløbet pr 16/3 2022)