Det skal du som TR være opmærksom på ved ressortomlægninger

Dagsordenen for ressortomlægninger og strukturændringer er ikke afskedigelser.

Hvis afskedigelser alligevel kommer på tale som følge af ressortomlægningen, gælder § 3, stk. 2, om ledelsens informationspligt i Aftale om samarbejde og samarbejdsudvalg i staten.

Ifølge aftalens § 3, stk. 2, nr. 2 har ledelsen pligt til at informere medarbejderrepræsentanterne i samarbejdsudvalget om arbejdspladsens aktuelle situation og forventede udvikling især med hensyn til strukturændringer og i situationer, hvor beskæftigelsen er truet. Planlagte og forventede foranstaltninger skal også inddrages i denne sammenhæng. 

Ifølge aftalens § 3, stk. 2, nr. 3 har ledelsen også pligt til at informere om andre beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse, og medarbejdernes ansættelsesforhold.

Ledelsen skal informere så tidligt som muligt og med et så passende indhold, at der kan ske en grundig drøftelse i samarbejdsudvalget således, at medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for ledelsens endelige beslutning.

Efter aftalens § 3, stk. 6 har ledelsen pligt til at drøfte den påtænkte ledelsesmæssige beslutning om afskedigelse af medarbejdere på arbejdspladsen som følge af ressortomlægningen med medarbejderrepræsentanterne i samarbejdsudvalget, hvis medarbejderrepræsentanterne anmoder herom.

Hvis der er tale om afskedigelser af større omfang bør I aftale, at egentlige afskedigelser så vidt muligt undgås, og at I først undersøger løsninger som frivillige fratrædelsesordninger, naturlig afgang og nedsat arbejdstid. Det er vigtigt, at alle medarbejdere sikres bedst muligt i forbindelse med omorganiseringen. Vær også opmærksom på § 3, stk. 4 i Aftale om tillidsrepræsentanter i staten, hvorefter ledelsen har pligt til at holde HK Stat-TR orienteret ved forestående afskedigelser af HK-medarbejdere på arbejdspladsen.

Der ligger ofte en del forskellige lokale aftaler, kutymer og lignende regulering om adskillige forhold på arbejdspladsen. Det kan være regler om hjemmearbejdspladser, juleindkøbsdage, hjemme-pc-ordninger, betalt telefon eller andet. Udgangspunktet er, at sådanne aftaler videreføres på den nye arbejdsplads. Men sørg for at skabe klarhed herom med ledelsen.

Der kan ligge en bred vifte af lokale aftaler og lokale kutymer bag den enkelte medarbejders ansættelsesforhold på arbejdspladsen. Nogle af aftalerne har måske eksisteret så længe, at medarbejderne anser dem som en selvfølge. Men det er ikke nødvendigvis sikkert, at de forsætter hos en ny arbejdsgiver efter ressortomlægningen. Nogle af aftalerne sikrer individuelle rettigheder. De vil være gældende, medmindre de opsiges med iagttagelse af de regler om opsigelse, der gælder for den enkelte aftale.

HK Stat anbefaler, at du som TR klarlægger, hvilke aftaler der er gældende på arbejdspladsen på tidspunktet for ressortomlægningen, og at du forsøger at få kendskab til, hvad der gælder i det nye ressortministerium. Måske gælder der her en eller flere aftaler, som er mere favorable, således at det kan være hensigtsmæssigt at opsige en eller flere af de lokale aftaler, der hidtil har været gældende på din arbejdsplads.

Hvis du er i tvivl om, hvilket opsigelsesvarsel der konkret gælder for en bestemt lokalaftale på din arbejdsplads, eller du har andre spørgsmål om lokalaftaler og kutymer i forbindelse med ressortomlægningen, så anbefaler vi, at du kontakter din lokale HK-afdeling for nærmere rådgivning og vejledning.

Den enkelte arbejdsgiver har ifølge aftalen om ansættelsesbeviser pligt til at orientere medarbejderen skriftligt, hvis ressortomlægningen medfører en ændring i arbejdsgiverens identitet og/eller en ændring ansættelsesområdet og/eller hvis arbejdsstedet ændres.

Orienteringen kan ske ved, at medarbejdere får udstedt et nyt ansættelsesbevis eller et tillæg til det eksisterende ansættelsesbevis. Orienteringen skal ske senest en måned efter den dato, hvor ændringerne træder i kraft.

Ved ressortomlægningen ændres den enkelte medarbejders ansættelsesområde.

Det ændrede ansættelsesområde består af:

• Det hidtidige ansættelsesområde, som medarbejderen havde forud for ressortomlægningen

og

• Ansættelsesstedet / den pågældende institution, som ressortomlægges (fx til at høre under et nyt ministerium).

Det gælder også i de tilfælde, hvor de institutioner mv., som indgik i det tidligere ansættelsesområde, spredes på flere ministerier / institutioner, og uanset om det oprindelige ministerium nedlægges.

Det er også muligt for den enkelte medarbejder at aftale med den nye arbejdsgiver, at medarbejderen får det samme ansættelsesområde, som de medarbejdere, der i forvejen er ansat på stedet.

Nogle arbejdspladser har flekstidsaftaler, nogle har særlige aftaler om honorering for aften- eller weekendvagter osv. Aftalerne om arbejdstid kan være mangfoldige. Og de kan måske eksistere som faste traditioner/kutymer, som ikke er skrevet ned, men som alligevel må siges at være faste på arbejdspladsen.

Det er udgangspunktet, at disse aftaler eller kutymer overføres til den nye arbejdsplads. Da der er tale om et udgangspunkt, kan være hensigtsmæssigt under alle omstændigheder at forsøge at aftale med ledelsen, at lokale aftaler om arbejdstid mv.  videreføres for de overførte medarbejder på den nye arbejdsplads.

Hvorvidt lokale aftaler om arbejdstid m.v. eller kutymer konkret kan anses for overført til den nye arbejdsgiver, beror i sidste ende på en vurdering af de konkrete forhold i forbindelse med ressortomlægningen, herunder en vurdering af om den organisatoriske enhed og de særlige forhold, som lokalaftalen knytter sig til, fortsætter uændret efter ressortomlægningen.

Nogle HK-medarbejdere i nøglefunktioner kan blive mødt med, at ledelsen ønsker at omlægge deres ferie. Det kan være nøglefunktioner i forbindelse med konstituering af en regering og en eventuel ressortomlægning.

Hvis en omlægning af ferien skal kunne pålægges medarbejderen, skal der være tale om en force majeure-lignende situation. Et folketingsvalg med efterfølgende ressortomlægninger er som udgangspunkt ikke en force majeure-lignende situation. Vær dog opmærksom på, at det i forhold til ganske få, helt enkeltstående funktioner, kan være anderledes. 

Hvis ferien skal omlægges, skal der findes nogle fornuftige løsninger på, hvordan medarbejderen skal kompenseres. Der skal tages stilling til erstatningsferie, ekstra betalt frihed og erstatning for eventuelle økonomiske tab.

Den nye arbejdsgiver overtager den hidtidige arbejdsgivers forpligtelse til at gennemføre de årlige lokale lønforhandlinger. Hvis der er for store afvigelser mellem forhandlingsterminerne i den afgivende og modtagende institution, kan der eventuelt indlægges en særlig runde for de overførte medarbejdere for at komme på omgangshøjde.

Udgangspunktet er, at eksisterende lokale forhåndsaftaler (om fx funktionstillæg til en bestemt gruppe af medarbejdere) flyttes med over til den nye arbejdsplads. Det er dog vigtigt, at du som TR skaber klarhed om dette med ledelsen.

Vær også opmærksom på, at der kan være aftaler i det nye ressortministerium, som kan være mere favorable for HK-medarbejderne. Hvis det er tilfældet, kan der eventuelt være en interesse i at opsige de gamle aftaler (husk at være opmærksom de regler for opsigelse, der gælder for den pågældende aftale).

Ved ressortomlægning vil det fortsat være samme overenskomst, som er gældende.

I forbindelse med overførsel af medarbejdere som led i ressortomlægninger mellem forskellige ministerier eller omlægninger inden for et ministerområde, vil den nye arbejdsgiver ikke kunne opsige de pågældende medarbejderes erhvervede løn-/ansættelsesvilkår, fordi medarbejderne fortsat er ansat i henhold til den samme overenskomst og ofte vil fortsætte i samme stilling og varetage de samme arbejdsopgaver som før ressortomlægningen.

En overført medarbejders individuelle tillæg vil derfor som absolut udgangspunkt blive videreført i den nye ansættelse. Eventuelle ændringer i arbejdsindhold og funktioner som følge af ressortomlægningen kan dog medføre, at et funktionstillæg bortfalder i overensstemmelse med reglerne herfor i aftalen om det pågældende tillæg.

Kvalifikationstillæg kan som absolut hovedregel ikke opsiges. Ønsker ledelsen at opsige en medarbejders kvalifikationstillæg i forbindelse med ressortomlægningen, anbefaler HK Stat, at du kontakter den lokale HK-afdeling for nærmere rådgivning og vejledning.

Ved ressortomlægning har medarbejderen som udgangspunkt ret og pligt til at følge med opgaverne over i det nye ministerområde eller den nye institution.

Kun hvis der er tale om så væsentlige stillingsændringer, at det reelt må sidestilles med afskedigelse og tilbud om ny stilling, er der krav på at blive varslet med det individuelle opsigelsesvarsel. Bemærk, at ændring af ansættelsesområdet som følge af ressortomlægningen ikke i sig selv indebærer en væsentlig stillingsændring.

I forbindelse med ressortomlægningen kan der opstå den situation, at en HK Stat-TR forflyttes med den virkning, at pågældende HK Stat-TR ikke længere kan varetage hvervet.

Der kan også opstå en situation, hvor der som følge af ressortomlægningen er mere end én HK Stat-TR på arbejdspladsen, således at der skal tages stilling til hvem, der skal varetage HK Stat-TR-hvervet fremover.

Hvis du som HK Stat-TR overføres til et nyt område, skal der forhandles med HK Stat efter reglerne om forflyttelse i § 11 i Aftalen om tillidsrepræsentanter i staten, hvis du herved bliver afskåret fra at udføre dit hverv. Der skal således forhandles efter reglerne om forflyttelse, hvis der på det nye arbejdssted er færre end 4 kolleger (overførte og allerede ansatte medarbejdere) i HK-medarbejdergruppen, og du som konsekvens heraf bliver afskåret fra at videreføre dit tillidshverv.

Hvis der allerede er en HK Stat-TR for HK-medarbejdergruppen på den nye arbejdsplads skal der ikke ske forhandling med HK Stat. I denne situation skal HK Stat meddele ledelsen, hvem der fremover skal varetage hvervet som HK Stat-TR på arbejdspladsen.

Hvad enten du som HK Stat-TR overflyttes til en arbejdsplads, der allerede har en HK Stat-TR, eller du er HK Stat-TR på en arbejdsplads, der skal modtage nye kolleger (og herunder en anden HK Stat TR), anbefaler vi at samle HK-klubben til en drøftelse af den fremtidige kluborganisering. Det er vigtigt, at den nye klub kommer godt fra start, og at I får aftalt, om det er den stedlige HK Stat-TR, der skal fortsætte, eller om der eventuelt skal være nyvalg.

Efter § 2, stk. 1 i Aftale om tillidsrepræsentanter i staten kan der vælges en tillidsrepræsentant pr. medarbejdergruppe, hvis den pågældende repræsenterer mindst 5 medarbejdere. Det kan dog være hensigtsmæssigt i en overgangsperiode at have flere tillidsrepræsentanter på arbejdspladsen. § 2, stk. 2, i aftalen om tillidsrepræsentanter giver mulighed for, at der kan vælges flere end en tillidsrepræsentant pr. medarbejdergruppe, hvis medarbejderne ønsker det, og ledelsen er enig heri.

Hvis du som TR i øvrigt har spørgsmål om dine vilkår, anbefaler vi, at du tager kontakt den lokale HK-afdeling for en afklaring heraf.

Når den kongelige resolution om ressortomlægning foreligger, skal arbejdsgiveren være opmærksom på at holde tillidsrepræsentanterne for de medarbejdergrupper, der forventes at blive berørt, bedst muligt orienteret.

Derudover skal samarbejdsudvalget orienteres og have mulighed for at drøfte ressortomlægningen. Beslutningen om ressortomlægning er ikke omfattet af § 3, stk. 2, om information og drøftelse i aftalen om samarbejde og samarbejdsudvalg i staten, men samarbejdsudvalget skal have mulighed for at drøfte de konsekvenser for arbejds- og personaleforholdene på arbejdspladsen, som ressortomlægningen medfører, jf. § 4 om opgaver i aftalen.

Bemærk, at en ressortomlægning kan give anledning til at justere samarbejdsudvalgsstrukturen og arbejdsmiljøorganisationen således, at den er i overensstemmelse med en eventuelt ændret organisationsstruktur.

Vær også opmærksom på, at Samarbejdssekretariatet har udarbejdet forskelligt inspirationsmateriale, I kan bruge til drøftelserne i samarbejdsudvalget på den enkelte statslige arbejdsplads, som er berørt af ressortomlægning: Husk SU ved ressortomlægninger - Samarbejdssekretariatet