Konsulent Marie Hemmingsen fra kommunikationsbureauet Bro giver dig gode råd til dit autosvar.
Overvejer du at formulere dig så kortfattet i dit autosvar på mailen, inden du går ud af døren for at tage på ferie? Så læs denne artikel, og find ud af, hvorfor du skal lade være.
Der er nemlig nogle basale ting, som et autosvar som minimum bør indeholde, fortæller konsulent Marie Hemmingsen fra kommunikationsbureauet Bro:
- Udover at skrive, hvor længe du er væk, skal det også fremgå af dit autosvar, hvem man kan kontakte i dit fravær. Ellers lader du den, der skriver til dig, i stikken, fordi han eller hun selv må finde ud af, hvem man så kan få fat i. Og hvis hele kontoret holder lukket i en periode, skal du også skrive det.
Høfligt og gerne personligt
Derudover skal du også huske grundlæggende høflighed:
- Du bør både begynde og slutte med en hilsen. For selv om dit autosvar går ud til alle, der mailer til dig, handler det stadig om relationer. Alle dem, der modtager dit autosvar har jo det til fælles, at de vil dig noget arbejdsmæssigt, konstaterer Marie Hemmingsen.
Du kan også overveje, om du vil gøre dit autosvar mere personligt ved fx at fortælle, hvad du skal i ferien på en sjov måde:
- Vis lidt af dig selv. Skriv fx ”Jeg er i sommerhus og bager pandekager med mine børn hele ugen. Derfor tager jeg hverken telefonen eller ser mails. Men jeg er tilbage igen på mandag, og hvis det haster, kan du ringe til Helle på det og det nummer i mellemtiden”, foreslår kommunikationskonsulenten.
Marie Hemmingsen understreger dog, at ens autosvar skal passe med den, man er – og den virksomhed, man er ansat i. I mange mailprogrammer er der to former for autosvar – et til kolleger internt i organisationen, og et til alle, der skriver ”udefra”. Det giver mulighed for at skrive forskellige beskeder til kolleger og samarbejdspartnere - så kan man selv dosere, hvor sjov eller saglig man vil være i forhold til de to forskellige ”målgrupper”.
Lov ikke noget, du ikke kan holde
Inden du begynder at skrive dit autosvar, skal du gøre dig helt klart, om du har tænkt dig at holde helt fri, mens du er på ferie, eller om folk må kontakte dig i hastesager.
- For hvis du skriver dit telefonnummer på til nødstilfælde eller fortæller, at du lejlighedsvist tjekker din indbakke, kommer du til at skabe en forventning om, at du faktisk har tænkt dig at reagere inden længe, siger Marie Hemmingsen.
Og det skal man da ikke nyde noget af på sin ferie, vel?
basal etikette i et autosvar
• Fortæl, hvornår du er væk til, så modtageren kan se, om det er nødvendigt at ulejlige en af dine kolleger.
• Skriv, hvem afsenderen kan kontakte i mellemtiden - med både mailadresse og telefonnummer.
• Afslut altid med en venlig hilsen og din signatur/firmanavn.
bud på et par klassiske, korrekte autosvar
”Tusind tak for din mail. Jeg holder sommerferie og er tilbage mandag d. 23. juli. I mellemtiden er du meget velkommen til at kontakte min kollega NN, der har mail: xx og mobil: yy
Du ønskes en rigtig skøn sommer.
Med venlig hilsen
Dit navn + firmanavn”
”Mange tak for din henvendelse. Jeg ferierer for tiden og er først tilbage på pinden frisk og udhvilet den 30. juli. Mens jeg er væk, kan du få fat i en af mine kompetente kolleger: I uge 28 og 29 kan du træffe NN på mailadresse og telefonnummer, og i uge 30 skal du have fat i YY, som du kan fange på mailadresse eller telefonnummer.
God sommer :-)
Bedste hilsner
Dit navn og firmanavn”
Har du bedre tid, og vil du gerne slå dig lidt mere løs sprogligt i dit autosvar, kan du lade dig inspirere her:
https://www.avidlyagency.com/da/viden/blog/skriv-det-gode-autosvar-inden-ferien