Teknologforståelse: Sammen bliver de digitale

Birgitte Christiansen og Søren Svinding synes, at det en stor fordel, at ledere og medarbejdere har været på kursus sammen. Foto: Michael Drost-Hansen.

Først skal der åbnes en fane i faktureringssystemet for at se de indkomne fakturaer. Herefter skal den ansvarlige medarbejder i organisationen findes i et masterdata-sheet i Excel. Når identifikationsnummer og initialer på medarbejderen er indtastet i systemet, skal en ny fane i faktureringssystemet åbnes, og fakturaen igen findes, før mailen med fakturaen til intern godkendelse kan sendes afsted.

Så besværligt er det at få en faktura frem til rette person, der skal godkende den.

Blandt andet derfor er en gruppe af medarbejdere i Merrild Lavazza Danmark på kursus i teknologiforståelse. Processen med den interne godkendelse af fakturaer er bare en blandt flere, som virksomheden fremover ser muligheder at lade en robot gribe.

Gruppe efter gruppe præsenterer medarbejdere og ledere sammen deres idéer. I Supply Chain vil de fx lade en automatiseringsrobot tage sig af de ordrer, de modtager på e-mail.

- Nu skal vi bare hjem og finde ud af, hvem der skal løbe med de første opgaver, siger økonomidirektør Søren Svinding, da HK Privat fanger ham efterfølgende.

Som de første har Merrild Lavazza Danmark netop deltaget i et nyt kursus i teknologiforståelse. Kurset er skabt i unikt samarbejde mellem HK og Dansk Industri.

Ligesom for Merrild Lavazza Danmark er administrativ robotteknologi, kunstig intelligens og chatbots nyt for mange danske små og mellemstore virksomheder herhjemme. Målet med kurset er derfor også at skabe tryghed i en for mange virksomheder helt ny teknologi og give både medarbejdere og ledere de kompetencer, der skal til for at give danske virksomheder et digitalt løft.

Mere tid til optimering

På kursets første del er de i alt 16 deltagere fra Merrild Lavazza Danmark blevet præsenteret for såkaldt RPA (Robotic Process Automation), som er en softwareløsning, der blandt andet kan indtaste, kopiere, beregne, indsamle information og strukturere data. Efter en grundig indførelse i teknologien har deltagerne selv skullet se på, hvilke processer, de har i netop deres afdeling, som med fordel vil kunne automatiseres. Og det er i den forbindelse, at medarbejdere og ledere sammen præsenterer de mange mulige projekter for kursets underviser.

I økonomiafdelingen er den interne faktureringsproces et realistisk bud på en proces, der fremover skal håndteres uden menneskelig indblanding. Derudover har de også set på mulighederne for at anvende RPA til håndteringen af indkomne leverandørfakturaer på pdf, udligning af kundeindbetalinger og daglige salgsrapporter. Sidstnævnte er nogle af de processer, de nu vil se nærmere på, mens de i kundeserviceafdelingen allerede har besluttet, at de vil gå i gang med at automatisere ordrehåndteringen.

- Vi har jo kun x antal timer i døgnet, så hvis vi kan få fjernet nogle af vores tidskrævende processer og opgaver, der bare skal overstås, kan vi i stedet bruge mere tid på at analysere og optimere. Og tænke nyt, så vi også er parate til at tage nye opgaver ind, siger økonomimedarbejder Birgitte Christiansen, der har været ansat i Merrild Lavazza Danmark i 30 år.

- Det er jo det, der gør, at jeg efter så mange år fortsat synes, at det er spændende, siger hun.

Kursus er kun første skridt

Birgitte Christiansen og Søren Svinding fortæller enstemmigt, at de normalt har en rigtig god dialog i afdelingen – også om de kurser, de hver især gennem årene har været på. Men alligevel har det gjort en kæmpe forskel, at de nu for første gang har været på kursus sammen.

- Jeg har selv været på et kursus i softwarerobotter tidligere, men da jeg kom hjem, havde jeg ingen at henvende mig til, så det blev ligesom bare ved det. Men det, at jeg nu har været afsted sammen med en udvalgt skare af medarbejdere fra de fleste af vores interne afdelinger, har gjort, at vi har en fælles kontekst at tale og sparre ud fra. Det har sammen med den kompetente og indlevende underviser motiveret og engageret os alle sammen, fortæller Søren Svinding.

Om det bliver Birgitte Christiansen eller en af de øvrige medarbejdere i økonomiafdelingen, der skal løbe med den første opgave, har de endnu ikke besluttet. Men at deres digitale rejse først lige er begyndt, er der dog ingen tvivl om.

- For mig at se er det her jo bare første step. Vi skal starte et sted, lære systemet at kende og hvordan man skal gribe det an. Selv om det i sidste ende er ledelsen, der skal tage beslutningen, er det jo fedt, at jeg kan være med til at pege på retningen på lige niveau med dem. Vi har jo præcis den samme viden, som vi nu kan bygge videre på, siger Birgitte Christiansen.