1. SØG LANGT MERE PRÆCIST EFTER MAILS

Du har garanteret prøvet at søge frustreret efter en specifik mail og få tonsvis af resultater, fordi søgningen bliver alt for bred. Men du kan simpelt søge langt mere præcist efter mails – fx efter en specifik afsender (i stedet for at få alle mulige fællesmails, når du søger på en person); på emner, om der skal være en vedhæftet fil, samt hvornår du skulle have modtaget mailen.

Søg efter bestemte mails

  1. Stil dig i søgefeltet, som du plejer.
  2. Skråt op over kommer nu automatisk en række knapper frem (Fra, Emne, Har vedhæftede filer og Kategoriseret, osv.).
  3. Klik fx på Fra og skriv en afsender – så får du kun mails specifikt fra denne person.

 

Se guiden i stor størrelse (åbner i nyt vindue)

 

2. FÅ MAILS FRA SAMME KORRESPONDANCE SAMLET

Har du en korrespondance med en eller flere personer over flere dage eller måske uger, ligger alle mails i den samtale spredt rundt i din indbakke mellem alle andre mails. Med et enkelt klik kan du samle dine mails på en helt ny måde, hvor dine mailkorrespondancer bliver vist med sammenhængende mails lige efter hinanden - hvilket måske er mere overskueligt for dig.

Saml mails fra en person

  1. Klik på Vis.
  2. Sæt et flueben i Vis som samtaler. Vil du ændre tilbage, fjerner du bare fluebenet igen. 

 

Se guiden i stor størrelse (åbner i nyt vindue)

 

3. LAD OUTLOOK SORTERE DINE MAILS løbende

Du får sikkert en masse mails, som du ved, at du ikke har behov for at læse nu, og som du måske alligevel bare skal flytte over i en anden mappe. Det kan fx være nyhedsbreve eller mails om det samme emne, som du skal samle sammen til en mappe. Du kan nemt få Outlook til at lave den sortering for dig automatisk.

 

Outlook sorterer dine mails løbende

 

  1. Højreklik på en mail fra den afsender, du vil lave en regel for. Klik på regler i den menu, som kommer frem, og vælg Opret regel. Så kommer følgende boks:
  2. A. Vælg, om det er mails fra denne afsender, som automatisk skal flyttes
    B. Vælg, om det er mails med bestemte emneord, som skal flyttes
    C. Vælg, hvilken mappe mailene skal flyttes over i
    D. Find flere muligheder i Avancerede indstillinger 

 

Se guiden i stor størrelse (åbner i nyt vindue)

 

4. FÅ OUTLOOK TIL AT MINDE DIG OM EN MAIL, DU IKKE HAR TID TIL LIGE NU

Du får en vigtig mail, men sidder lige midt i noget andet. Du kan give mailen et rødt flag som en markering af, at det er vigtigt, men du kan også hurtigt få Outlook til at give dig besked på et bestemt tidspunkt om, at du skal forholde dig til netop den mail.

 

Sæt påmindelse på mail

 

  1. Højreklik på fanen
  • Vælg Påmindelse fra menuen, der kommer frem
  • Noter et tidspunkt - så vil Outlook minde dig om det

Se guiden i stor størrelse (åbner i nyt vindue)

 

5. SPAR EN MASSE KLIK PÅ TING, DU OFTE GENTAGER I OUTLOOK

Måske er der en række handlinger, du gentager i det uendelige i Outlook, som kræver flere klik eller flytten rundt på mails. Du kan lave dine egne ”hurtige trin”, så Outlook gør det for dig med ét klik. Du kan sågar få Outlook til at foretage flere handlinger med ét klik. Det kan fx være, når du får mails, som du ved, både skal videresendes og flyttes til en anden mappe, eller hvis du arrangerer mange møder til den samme gruppe mennesker og skal skrive en standardtekst.

 

Spar klik i Outlook

 

  1. Find på forsiden øverst i din mail boksen Hurtige trin. Her ligger allerede nogle forhåndsindstillede trin. Klik på Opret nyt (hvis den ikke er synlig, skal du først klikke på pilen i nederste højre hjørne af boksen). Så får du følgende boks frem:
  2. A. Giv dit hurtige trin et navn
    B. Giv dit hurtige trin et billede
    C. Vælg din handling blandt en lang række muligheder
    D. Tilføj eventuelt flere handlinger
    E. Giv eventuelt. dit nye hurtige trin en genvejstast 

 

Se guiden i stor størrelse (åbner i nyt vindue)

 

skyd genvej

Her er de vigtigste genvejstaster

Mange af de funktioner, du bruger i Outlook, har en genvejstast. Øv dig i at bruge genvejstasterne. Det er ikke så hårdt ved skuldre og nakke, som når du bruger mus.
  • Åbn ny mail: Ctrl+N
  • Send mail: Alt+S
  • Besvar mail: Ctrl+R
  • Besvar mail til alle: Shift+Ctrl+R
  • Videresend mail: Ctrl+F
  • Opret ny aftale: Shift+Ctrl+A
  • Opret ny mødeindkaldelse: Shift+Ctrl+Q
  • Gå til mailvindue: Ctrl+1
  • Gå til kalender: Ctrl+2
  • Gå til kontakter: Ctrl+3
  • Gå til opgaver: Ctrl+4
Vis mere