Velforberedt og klar til det uforudsigelige

Helene Marguerite Møller har 10 års erfaring som eventkoordinator på Den sorte Diamant. Foto: Mikkel Østergaard.

På Helene Marguerite Møllers kontor på Den Sorte Diamant står en skoreol. Der er både præsentable høje hæle og behagelige flade sko, som man kan suse rundt i. På en knagerække hænger blazerjakker i både lyse og mørke nuancer.

HELENE MARGUERITE MØLLER

Erhvervserfaring
Siden 2011: Eventkoordinator på Den Sorte Diamant og Det Kgl. Bibliotek
1996-2000: Ansvar for personale og afvikling, spillestedet Vega
1984-2009: Filmoperatør, biografen Grand

Uddannelse
Helene er ikke uddannet eventkoordinator, da uddannelsen ikke fandtes, da hun startede på Den Sorte Diamant.
2003: Læsepædagog for voksne ordblinde
2001: Bachelor i moderne græsk
1984: Udlært filmoperatør

- Det gælder jo om at være omstillingsparat og velforberedt, når man er eventkoordinator, griner Helene og nikker i retning af den velassorterede arbejdsgarderobe, som hun deler med sine kolleger.  Helene har ti års erfaring som eventkoordinator på Den Sorte Diamant, og hun ved, at faget kræver, at man både har forberedt sig ned til mindste detalje og er fleksibel.

- Jeg ved, hvad et vellykket arrangement kræver. Det er jo en faglighed, og man kommer ikke sovende til noget, siger Helene.

Dramatisk udvikling af møde

Helene kom heller ikke sovende gennem arbejdsdagen, da Radikale Venstre holdt møde i Den Sorte Diamant i oktober 2020. Det var et helt almindeligt møde. Lige indtil det ikke var helt så almindeligt mere. Til mødet kom det nemlig frem, at daværende politisk leder Morten Østergaard var den, der havde krænket partifællen Lotte Rod 10 år tidligere. Østergaard trådte tilbage, og Radikale Venstre skulle finde en ny leder, før politikerne var klar til at forlade Karen Blixen-salen i Den Sorte Diamant. Pressen havde fået nys om den dramatiske udvikling til mødet.

- Pressefolkene var som gribbe, og de ville bare ind, men det var mødedeltagerne ikke interesserede i, så vi (de ansatte på Det Sorte Diamant, red.) måtte få journalisterne ud. De radikale gemte sig i mødelokalet, og de var ved at gå sukkerkolde, så jeg fik bestilt en masse mad til dem. De kunne heller ikke komme på toilettet, men det fandt vi også en løsning på. Situationen udviklede sig hele tiden, og sammen med kunden og de andre i huset fandt vi løsninger. Noget af det bedste er, når jeg går sammen med de andre, og vi alle yder vores inden for hver vores faglighed, siger Helene. 

Helene gennemtænker alt

Helene arbejder tæt sammen med sine 2 eventkoordinatorkolleger. Den ene har blandt andet ansvar for budgetter og marketing, den anden er eventkoordinatorelev, og så er der Helene, som med egne ord har rugbrødsarbejdet. Helene har også et tæt samarbejde med de andre medarbejdere i Den Sorte Diamant.

Helene Marguerite Møller er med egne ord den, der tager sig af rugbrødsarbejdet, når events skal planlægges. Foto: Mikkel Østergaard.

- Vi er jo et kæmpe hus, så vi er nødt til at samarbejde. Jeg kan ikke lave et vellykket event med 600 gæster, hvis bygningsdriften pludselig begynder at bore i beton udenfor. Sådan en larm kan jo ødelægge et event, hvor alt ellers er i orden. Derfor holder vi ugentlige tjekmøder, hvor vi gennemgår alle arrangementer, så hele huset er klædt så godt på som muligt. Jeg gennemtænker alle lag, for det er detaljen, der gør forskellen. Og når jeg er velforberedt, har jeg også overskud til at håndtere det uforudsigelige.   

Styr på detaljerne

De seneste par måneder har Helene og kollegerne løbet ekstra stærkt. På knap 2 måneder har de arrangeret 15 store events ud over møder og seminarer.

- Det er meget sæsonbetonet, hvor travlt vi har, og lige nu har vi rigtig travlt. Jeg kan godt miste overblikket lidt, når vi har så travlt, og derfor skriver jeg sedler til mig selv. Jeg noterer, hvornår jeg har planlægningsmøde med kunderne, hvad vi har planlagt og så videre. Sedlerne giver mig en vis tryghed, så jeg ikke glemmer noget. Men det er kun, hvis jeg har mange events, jeg skriver ned. Ellers har jeg det meste i hovedet, fortæller Helene.

EVENTS PÅ DEN SORTE DIAMANT
Den Sorte Diamant er en tilbygning til Det Kgl. Bibliotek, hvor du kan leje mødelokaler til fx receptioner, foredrag, konferencer, koncerter og workshops. Du kan også se udstillinger og booke en guidet omvisning.

Hun taler altid hurtigt. Ikke på en utydelig måde, hvor man ikke kan høre, hvad der bliver sagt. Nej, Helene taler tydeligt. Nok har hun travlt, men hun har også styr på sine budskaber. Udfordringerne giver energi Det er forskelligt, hvor mange timer Helene bruger på at arrangere et event. Nogle tager 4 timer, andre tager 30.

- Når vi skal arrangere et event, starter det typisk med, at kunden kontakter os og siger, hvad de gerne vil og hvilken dato. Senere holder vi et planlægningsmøde. Kunden har typisk et program med, som vi gennemgår, så vi kan lave en detaljeret køreplan. Under mødet dukker der som regel nogle småting op, som kunden skal hjem og afklare. Resten af planlægningen tager vi over telefon og mail. Nogle gange er planlægningen enkel, andre gange trækker den tænder ud. Især hvis det er et politisk event, for den type events kan godt ændre sig fra time til time. Jeg ved bare, at når jeg arbejder med politikere, så kan programmet se ud på en måde nu, og på en anden måde i aften. Der må man bare sige: ”Okay, sådan er vilkårene”, og selv om det gør mig udmattet, giver det mig også energi, siger Helene.

Helene finder altid en løsning

Om et par dage løber arrangementet We Love Graphic Design af stablen i Dronningesalen. Der kommer omkring 400 deltagere. Det er et tilbagevendende event, og det er tiende gang, Helene arrangerer det.

Som eventkoordinator på Den sorte Diamant er der ingen arbejdsdage, som er ens, siger Helene Marguerite Møller. Foto: Mikkel Østergaard.

- Kunden ønsker at lave en serigrafi-workshop (også kaldet silketryk eller rammetryk, red.) med deltagerne i pauserne. Min første tanke var: Åh nej, vores gulv er helt vildt sart. Tænk, hvis de taber maling på det. Men jeg er nødt til at være løsningsorienteret. Serigrafi vil højne deres arrangement, og de er tilbagevendende kunder, så jeg vil gerne gøre lidt ekstra for dem. Vi lægger noget plastik og kardus på gulvet, og så håber jeg, at det holder. Det er mig, der får røven på komedie, hvis det ikke gør, men så må jeg jo få det, griner Helene.

I forbindelse med workshoppen har hun også undersøgt, at maskinen ikke udvikler damp eller røg, der kan aktivere branddetektorer, og hun har fået workshoppen godkendt af husets sikringsafdeling, som passer på den dyrebare kulturarv.

Tilfredse kunder

Interviewet er ved at være slut, og Helene skal tilbage til sine opgaver. Hun indledte sin arbejdsdag med at evaluere et stort arrangement fra dagen før. Kunden var heldigvis meget tilfreds. Derefter havde Helene et planlægningsmøde om et kommende arrangement, og om lidt skal hun sende to store tilbud afsted på events, holde et par småmøder og svare på mails. Er dagen i dag typisk for Helene?

- Nej, ingen arbejdsdage er ens. Jeg bliver nogle gange spurgt, om det ikke er kedeligt at lave det samme 10 år i træk. Men jeg synes ikke, det er kedeligt, for alle dage er forskellige. Jeg ved aldrig, hvad der sker, og jeg lærer stadigvæk, siger Helene, før hun med et smil suser op ad trapperne og ind på sit kontor.

På fødderne har hun sandaler med kilehæle. Sådan et par sko, som kan det hele: De er præsentable, og de er gode at gå hurtigt og langt i.