Hvordan skal sms'er journaliseres i kommuner og regioner? Det var et spørgsmål til Retsudvalget. Foto: Colourbox

En del af den såkaldte mink-skandale i 2020 under første corona-periode var, at topembedsmænd og ministre åbenbart slettede en del sms’er omkring forløb og beslutninger.

Det medførte, at justitsministeriet i maj 2024 udsendte en vejledning med titlen ”Retningslinjer for statslige myndigheders opbevaring af SMS-beskeder mv.”

I vejledningen understreges det, at retningslinjerne KUN gælder i staten – ikke kommuner og regioner.

Hvorfor gælder det kun staten?

Og hvorfor nu det tænkte Betina Kastbjerg, retsordfører hos DanmarksDemokraterne – og sender derfor flere spørgsmål til Retsudvalget med håb om et svar - blandt andet et med følgende ordlyd:

”Vil ministeren redegøre for, om det på baggrund af Ankestyrelsens afgørelse fra 2022 være relevant at se på lignende krav om retningslinjer af SMS’er, som Justitsministeriet har udarbejdet til ministre og embedsværket, til den kommunale og regionale forvaltning? Der henvises til artiklen ” Når borgmesteren sms’er, er det omfattet af offentlighedsloven” fra aabenhedstinget.dk den 19. august 2022”?

Ankestyrelsen: Borgmester-sms skal udleveres

Sagen fra Ankestyrelsen kom efter at mediet ”Kommunen” havde søgt aktindsigt i sms’er mellem borgmester og kommunaldirektører i en række kommuner – og ikke kunne få de udleveret.

Her slog Ankestyrelsen fast, at sms’er, som fx borgmestre og kommunaldirektører sender, er omfattet af offentlighedsloven, også selvom de ikke er blevet gemt i ESDH e.l.

Men svaret fra justitsministeriet føjede ikke noget nyt til problematikken.

Den korte udgave, er, at der ikke er behov for yderligere regler på det kommunale/regionale område, fordi der gælder de almindelige forvaltningsretlige principper for opbevaring og journalisering af dokumenter, hvorunder sms’er også gælder.

Hvem har adgang til borgmesterens sms’er?

Det fik Kommunalbladet til at gå videre til KL for at høre om, hvordan de ser behovet og oplever praksis, blandt andet om borgmesterens sms’er rent faktisk bliver journaliseret.

Spørgsmålene lød således:

  • Er reglerne for den kommunale praksis ift opbevaring af sms-korrespondance klare og fyldestgørende nok?
  • Har KL en viden/oplevelse/fornemmelse af om disse regler overholdes. Altså om direktion, borgmestre, udvalgsformænd e.l. overholder gældende regler?
  • Har KL kommunale anbefalinger for opbevaring og sletning af sms hos de ovennævnte personer?
  • Da (direktions)sekretærer o.l. typisk ikke har adgang til fx en borgmester eller kommunaldirektørs mobiltelefon, er det i praksis svært at for vedkommende at foretage en egentlig journalisering. Er KL enige i at det er en udfordring, at fx borgmesteren selv skal vurdere og sørge for journalisering i ESDH-systemet e.l?
  • Har KL nogle initiativer på vej ift ovennævnte problematik?

KL har nu svaret Kommunalbladet tilbage, at de ikke har yderligere kommentarer – andet end et citat fra juridisk chef Pernille Christensen – som lyder:

- Der gælder de samme regler for kommunerne og staten, når man søger aktindsigt i sms’er. Justitsministeriet har så vurderet, at der på statens område også er brug for retningslinjer for, hvordan sms-beskeder, der ikke skal journaliseres, skal opbevares. De statslige retningslinjer udspringer af behovet for at kunne udlevere materiale til undersøgelses- og granskningskommissioner, der netop retter sig mod staten. Det er KL’s vurdering, at kommunerne ikke har behov for samme retningslinjer for ikke-journaliseringspligtige sms-beskeder.

Kommunalbladet vil gerne høre om praksis

Tilbage står dog det ubesvarede spørgsmål om hvordan fx en borgmesters sms’er journaliseres. Skal borgmesteren selv vurdere journaliseringspligten? Og selv journalisere den i ESDH? Eller har en sekretær adgang til mobilen og tjekker den for væsentlige sms’er?

Kommunalbladet vil derfor gerne høre fra kommuner - fx direktions- eller borgmestersekretærer - om hvordan deres praksis er. Især hvordan man tilgår borgmesterens telefon, hvem der journaliserer og om man har eksempler på, at sms'er journaliseres.

Skriv til mogens.jepsen@hk.dk