Få AI til at hjælpe jer med referaterne til møderne. Arkivfoto: Colourbox.dk 

I mange virksomheder og organisationer bliver der holdt utallige møder, og mange administrative medarbejdere bruger betydelig tid på at udarbejde referater. Derfor er opgaven oplagt at løse med AI.

Nogle har allerede prøvet kræfter med AI i arbejdet med referater – måske uden held. Ifølge Kristin Blach og Kirsten Andersen, der underviser på KP’s kursus Bedre møder og referater, er der tre forhold, der ofte afgør, om AI bliver en succes eller en skuffelse:

  • Vær bevidst om referatformatet
    Mange referenter har aldrig fået undervisning i disciplinen og skriver ud fra tradition eller egen mavefornemmelse.

    • – Men der findes forskellige typer af referater med forskellige formål; fx et beslutningsreferat, et arbejdsgrundlag eller juridisk dokumentation. For at kunne få et godt output fra AI skal du være tydelig på genren, forklarer Kristin Blach.

  • Kend sammenhængen mellem referat og mødeledelse
    Et effektivt AI-baseret referat afhænger tæt af mødeledelsen.

    • – Tydelig mødeledelse med god struktur og italesatte beslutninger giver de bedste AI-udkast til referater, siger Kirsten Andersen. Dårlig mødeledelse gør det vanskeligt, men referenten kan stadig hjælpe processen på vej:
    – I de tilfælde kan du uden at underkende mødelederen styre mødet elegant fra sidelinjen ved løbende at minde om at få italesat beslutninger til referatet, forklarer hun.

  • Kend AI’ens forudsætninger
    Selv med god struktur kræver teknologien hjælp for at fungere optimalt.

    • Kristin Blach og Kirsten Andersen anbefaler enkle greb: Selvom alle mødedeltagere kender hinanden, bør alle introducere sig med navn, så AI-assistenten kan høre stemmerne og koble dem med navnene. Derudover er det en god ide at bruge navne, når man stiller spørgsmål til konkrete personer, fx ’Hvad tænker du om det, Helle’…, siger Kirsten Andersen.
    – Og så er der helt praktiske forhold, der skal være på plads, som at sørge for god lyd og undgå uro i lokalet, tilføjer Kristin Blach.

AI erstatter ikke referenten

Selvom teknologien hjælper, er det fortsat dig, der har ansvaret for referatet. Din rolle forandrer sig fra at skrive til at kvalitetssikre.
– Det er vigtigt at nærlæse det udkast, du får, for AI-assistenten skriver sin version af, hvad der foregik på mødet. Derfor er det vigtigt med tydelige beslutninger, så der ikke er for meget rum for fortolkning. Og selvom du får AI-hjælp, anbefaler vi, at du skriver facts ned undervejs. Det kan være svært for AI at høre forskel på nogle ord, fx ’syvende’ og ’tyvende’, lyder det fra Kirsten Andersen.

Praktiske forhold før du optager:

Informer deltagerne om optagelse
  • Aftal, hvornår optagelsen er tændt eller slukket.
  • Hav klare retningslinjer for sletning af optagelser.

 

Kvikguide til god mødeledelse

  • Italesæt formål, roller og tidsramme fra start.
  • Skab ramme og optakt til hvert punkt.
  • Sørg for fremdrift i drøftelserne.
  • Opsummer løbende.
  • Afslut hvert punkt med beslutning eller konklusion.
  • Slut mødet af med samlet opsummering.
  • Placér ansvar for opfølgning.

Fra bogen Bedre mødekultur af Kirsten Andersen og Claus Bekker Jensen

 

Få nye digitale og teknologiske kompetencer

Med ny viden og færdigheder indenfor AI og Informations- og cybersikkerhed kan du være med til at løfte opgaver på nye måde og påtage dig nye roller.
HK og KL har i samarbejde udviklet en række kurser, der giver dig relevante kompetencer. Kurserne udbydes i hele landet.

Se dine muligheder