Foto: Tom Ingvardsen (c)
Når ledere tæt på driften bruger mere tid på administration, går det fra faglig ledelse, sparring og nærvær. Det gælder blandt andet opgaver med økonomi, dokumentation, rekruttering, vagtplanlægning, referatskrivning, IT-support og administrativ understøttelse af sager.
75 pct. svarer i en undersøgelse af HK Kommunal og KL, at opgaver inden for økonomi, dokumentation og GDPR i høj eller nogen grad tager unødig tid fra deres faglige ledelsesopgaver. Det samme gælder sygefraværssamtaler, hvor 28 pct. svarer i høj grad og 57 pct. i nogen grad.
Lene Roed, sektorformand i HK Kommunal, siger:
- Når ledere på velfærdsområderne bruger for meget tid på administrative opgaver, går det ud over den tid, de kan bruge på ledelse, faglighed og nærvær. Derfor handler det her om at bruge de rette kompetencer til de rette opgaver.
Fakta om undersøgelsen
Undersøgelsen er lavet som del af et personalepolitisk projekt aftalt ved OK24 af HK Kommunal i samarbejde med KL og bygger på svar fra omkring 160 ledere på velfærdsområderne i syv kommuner.
Den viser blandt andet, at:
66 pct. har fået flere administrative opgaver de seneste tre år
51 pct. oplever, at opgaverne er blevet mere komplekse
75 pct. peger på, at opgaver inden for økonomi, dokumentation og GDPR tager unødig tid fra faglig ledelse
Mange ledere vurderer, at en række af opgaverne med fordel kan løses af administrative medarbejdere med HK-baggrund
Et godt eksempel findes i Silkeborg
Her understøtter to administrative medarbejdere lederne i arbejdet med sygefravær. De holder øje med fravær, indkalder til samtaler, forbereder materiale, deltager som referenter og følger op bagefter. Det har skabt mere struktur og en mere ensartet opfølgning.
Erfaringen er, at den administrative indsats både aflaster lederne og løfter kvaliteten i samtalerne. Lederne beskriver, at de kan være mere til stede, når de ikke samtidig skal holde styr på referat, journalisering og opfølgning. Samtidig bliver dokumentationen mere præcis.
- Velfærd bliver ikke kun skabt i det direkte møde med borgeren. Den bliver også skabt af de medarbejdere, der sørger for struktur, overblik og opfølgning. Den administrative indsats i Silkeborg er et godt eksempel på, at stærk administrativ faglighed kan frigøre tid til ledelse og samtidig løfte kvaliteten, siger Lene Roed.
Silkeborg står ikke alene. Også i Holbæk, Viborg og Aarhus viser erfaringerne, at stærk administration kan frigøre tid til ledelse og styrke kvaliteten i opgaveløsningen.
Det er også den pointe, HK Kommunal og KL sætter fokus på i projektet om velfærdsnær offentlig administration. Vi er mange om at løfte velfærden, og derfor er effektiv administration også til gavn for borgerne.
På parternes videnssite Viden På Tværs kan man læse mere om projektet og finde konkrete eksempler fra kommuner, der har organiseret administrationen tættere på opgaven.