- Jeg tror, vi har udviklet en grundopskrift på, hvordan man driver en administrativ praksis, der tager udgangspunkt i opgaven, siger Pia Bak Jensen (th.). Til venstre administrationsleder Anette Elsborg. Foto Mogens Jepsen

“Tusind tak for jeres store hjælp og tålmodighed i 2025. Det er dæl’me godt, vi har jer”.

Sådan lød julehilsenen fra alle ledere i klubber og ungdomsskoler i Aarhus Kommune, sendt i en mail til Fællesadministrationen. Ikke nok med det. Med mailen var også en vedhæftet video, hvor hele gruppen på mere end 50 ledere havde skrevet og indspillet en julesang.

“Tak for i år til Elsborgs crew
Uden hjælp fra jer ville ingenting ku du
For der er mange systemer, og det giver lidt problemer
Både museskader og finger-gigt-gener
Vi har ofte brug for hjælp fra nogen
Så det godt, vi har administrationen”

Ret meget højere anerkendelse og værdsættelse er det svært at ønske sig.

– Ja, jeg var tæt på at få tårer i øjnene, da jeg hørte om det første gang. Det betyder simpelthen så meget for os, og at de havde gjort så meget ud af det, lyder det fra Anette Elsborg, administrationsleder i enheden.

Hendes egen tolkning er, at Ungi­Aarhus kan mærke gevinsten ved en samlet og stærk administration.

– Det er min klare fornemmelse, at de oplever, at vi holder de fagprofessionelle professionelle, så de kan bruge så lidt tid som muligt på administrative opgaver. Hvis vi hører om én, der har bøvlet for lang tid med en administrativ opgave, så siger vi klart, hvorfor vedkommende ikke ringede eller skrev med det samme. Det er trods alt vores fag.

Har udviklet en grund­opskrift

Tidligere sad de administrative medarbejdere opdelt i områder og med meget brede opgaveporteføljer, men at være blæksprutte er et slidsomt job og en sårbar rolle at være i.

Så i 2015 besluttede byrådet at etablere en fællesadministration for Fritids- og Ungdomsskoleområdet. Administration gik fra at være på individniveau til at blive fagligt kraftcenter.

Pia Bak Jensen, TR i enheden og specialist på økonomiopgaven, kan meget præcist pege på, hvorfor og hvordan Fællesadministrationen har opnået den aktuelle status, anseelse og respekt.

– Jeg tror, vi har udviklet en grundopskrift på, hvordan man driver en administrativ praksis, der tager udgangspunkt i opgaven, og hvad dén kræver for at blive løst mest optimalt.

Ja, hun var faktisk selv med til at udtænke metoden og få den omformet til en praksis.

Funktionspostkasser og rette kompetencer

Metoden betyder blandt andet, at ledere med en opgave ikke skriver til en person, men til en ”funktionspostkasse” eller en anden indgang, hvor opgaverne håndteres af specialister, der selv tager sig af at fordele dem internt. Hver funktion eller opgavekategori har i udgangspunktet mindst to medarbejdere tilknyttet, som er specialiseret i netop den opgave.

En sådan organisering kræver en systematik og et meget præcist kendskab til hver enkelt medarbejders kompetencer. For at kom­binere de to elementer var det nødvendigt med en kortlægning af alle op­gaver og alle medarbejderes kompetencer, gradueret på en skala fra 1-4 – hvor 4 er specialistniveau. Det håndteres i praksis i et Excel-ark.

– På den måde ved vi, at alle opgaver har tilknyttet de rigtige kompetencer, og vi ved, hvis der er huller. Det giver en tryghed hos os selv og en tillid hos dem, vi hjælper. Lederne kan nøjes med at kende den rette indgang for at få hjælp fra vores administration. Vi opnår at kunne give dem svar og løsninger på de fleste henvendelser den samme dag, forklarer Pia Bak Jensen.

Når Anette har sagt det ...

Et meget godt udtryk for den tillid ser både Anette Elsborg og Pia Bak Jensen vise sig i en trivselsundersøgelse, der blev lavet efter en stor organisationsforandring i UngiAarhus i efteråret 2023, hvor det er normalt at se et markant fald i trivslen. Det viste sig ikke at være tilfældet.

Det var så interessant, at chefteamet i Børn og Unge ville undersøge årsagen.

– En af forklaringerne var den administrative onboarding af de 52 nye ledere. Vi skabte overblik og klarhed og tog ansvar for at sætte lederne godt ind i de administrative opgaver. På den måde virkede det hele mere overskueligt, uddyber Anette Elsborg.

For yderligere at understrege den tillid og respekt, der er omkring Fællesadministrationen, peger Anette Elsborg på en bemærkning fra en leder til en anden:

– Når Anette har sagt det, så er det det rigtige, og så er der en god grund til, at vi gør sådan.

Så kan anerkendelse vist ikke udtrykkes ret meget tydeligere