Kalenderstyring og kundekontakt førte Emil op ad karrierestigen

Emil Marling. Foto: Linda Johansen

Hvordan blander du den perfekte pose bland-selv-slik?

Det måtte Emil Marling forholde sig til, da han under en flyeruddeling som personlig assistent for den daværende konservative partiformand, Søren Pape Poulsen, blev sendt i Rema 1000 for at hente forsyninger.

Løsningen blev at udvælge to stykker fra hver bøtte, hvor han endte med at købe for over 200 kroner.

- Flæskesteg og bland-selv-slik var Sørens go to. Så hvis jeg skulle overlevere en træls nyhed, sørgede jeg altid for at have flæskesteg klar til frokost, fortæller han.

Det kan lyde banalt. Men for Emil Marling siger det noget om de kompetencer, der siden har fulgt ham i arbejdslivet: at aflæse behov, huske detaljer og få hverdagen til at fungere for andre.

- Vi var i en speciel symbiose, for Sørens liv var også mit liv i tre år. Alle, der skulle have fat i ham, skulle først have fat i mig. Jeg lærte hans rutiner og personlige præferencer at kende, forklarer Emil Marling.

Og til sidst kunne han blande den perfekte pose uden saltlakrids, som Søren Pape absolut ikke kunne lide.

Kom gennem nåleøjet

Emil Marling har en bachelor i uddannelsesvidenskab, som i sig selv ikke peger direkte mod Christiansborg.

Til gengæld havde han i studietiden arbejdet som både fundraiser og HR-recruiter hos UNICEF. Her lærte han tidligt, hvor langt man kan komme med kundekontakt og evnen til at fastholde en samtale.

- Jeg tænkte, hvis jeg kunne naile dét job og være den ene phoner, som kunne få folk til at tale med mig, så kunne jeg blive lige, hvad jeg ville, fortæller Emil Marling.

Det blev et af de hårdeste jobs, han har haft. Men også et af dem, han har lært mest af.

- Jeg lærte at gå ind i en samtale, hvor udgangspunktet ofte var et nej. Man skal hurtigt finde ud af, hvem man taler med, hvad der betyder noget for dem, og hvornår man skal presse på eller give plads, siger han.

Kompetencer, der skaber konkret værdi på en arbejdsplads - uanset om du arbejder med administration, salg, service, support, HR eller kundekontakt.

Sådan styrede Emil kalenderen

Da stillingen som personlig assistent for Søren Pape Poulsen blev slået op, så han derfor en mulighed for at bruge netop de erfaringer. Og blandt mere end 300 ansøgere formåede Emil Marling i en alder af blot 25 år at komme gennem nåleøjet.

- Da jeg blev ansat, var formålet at gøre Søren til statsminister. Min opgave var at finde ud af, hvad der kunne give ham ro og mentalt overskud i en hverdag, hvor der hele tiden var noget, der pressede sig på, husker han.

En af de første ting, Emil Marling tog fat på, var kalenderen. Ikke bare for at få møderne til at passe sammen, men for at skabe en arbejdsdag, hvor Søren Pape Poulsen kunne bruge sin energi rigtigt.

Derfor indførte han enkle principper som pauser, luft mellem møder og en tydeligere prioritering af dagens opgaver. De tungeste møder, større beslutninger og interviews blev så vidt muligt lagt på de tidspunkter, hvor energien var størst.

- Det kan lyde som små justeringer. Men kalenderstyring handler ikke kun om at få aftaler til at passe sammen. Det handler om at skabe de bedste rammer for, at et menneske kan præstere, siger Emil Marling.

Han tog grumsen

Som personlig assistent skulle Emil Marling også sortere i alt det, der pressede sig på udefra.

- Søren beskrev mig som et kaffefilter. Jeg tog al grumsen og sørgede for, at det kun var den rene kaffe, der nåede til ham, fortæller Emil Marling.

Han skulle hele tiden vurdere, hvad der hastede, hvad der kunne vente, hvem der skulle have svar, og hvad han selv kunne tage sig af, før det landede på andres bord.

Her trak han især på sine erfaringer fra UNICEF.

- Hos UNICEF lærte jeg at få folk til at blive i samtalen. Jeg lærte at aflæse mennesker, håndtere afslag og finde ud af, hvad der skulle til for at få dem til at lytte. Det kunne jeg bruge direkte som personlig assistent, siger han.

For arbejdet tæt på en toppolitiker krævede mange af de samme evner. Han skulle skabe tillid, holde hovedet koldt og hele tiden være et skridt foran.

- Meget af mit arbejde for Søren handlede om at forudse behov. Hvad skal der ske om en time? Hvad kan gå galt i morgen? Hvem mangler svar? Og hvad kan jeg tage mig af, så andre kan koncentrere sig om deres arbejde, uddyber han.

For Emil Marling blev det en vigtig erfaring, at god administrativ støtte ikke kun handler om struktur og planlægning. Det handler også om at opdage problemerne, før de opstår.

Når det lykkes, er arbejdet ikke altid synligt. Kalenderen glider bare. Mødet starter til tiden. Den rigtige person får den rigtige besked. Og problemerne når aldrig at blive til flaskehalse.

Bruger de samme kompetencer som leder

I dag er 29-årige Emil Marling en ud af to business managers i konsulentvirksomheden Globeteam, hvor han leder en række erfarne medarbejdere.

Stillingen er en helt anden end rollen på Christiansborg. Men kompetencerne er mange af de samme.

For ham handler ledelse nemlig ikke om at banke i bordet eller være den, der fylder mest.

- Jeg arbejder for mine konsulenter, ligesom jeg arbejdede for Søren. Situationen er egentlig ikke omvendt. Jeg er ikke bedre end alle andre, siger han ydmygt.

Erfaringerne fra UNICEF og årene som personlig assistent bruger han i dag især, når han skal forhandle, forventningsafstemme eller finde en løsning mellem flere hensyn.

- Det kan være i lønforhandlinger, i dialoger om kontraktvilkår eller i situationer, hvor begge parter skal kunne se sig selv i løsningen. Der bruger jeg meget af det, jeg lærte om at lytte, aflæse mennesker og holde en samtale i gang, siger Emil Marling.

Det samme gjaldt, når han skulle prioritere Søren Pape Poulsens kalender. Ved eksterne besøg ville værterne ofte have så meget tid med ham som muligt, men resten af dagens program skulle stadig hænge sammen.

- Det krævede, at jeg kunne prioritere, forhandle og skabe en løsning, der fungerede for begge parter, forklarer han.

Derfor ser han heller ikke sine tidlige jobs som tilfældige trin på vejen. Tværtimod. Det var dér, han lærte at få mennesker, opgaver og hverdage til at hænge sammen.

For Emil var Søren Pape også en motivation for, at han meldte sig til programmet Forræder - Ukendt Grund, de var nemlig begge store fans. Han ville også teste af, om han kunne bruge noget af det, han har lært fra Borgen, i sin deltagelse, samtidig med det var en alternativ måde at hylde Søren Pape på.

- Søren stod for ordentlighed, loyalitet og integritet, og det blev virkelig testet inde på slottet. Jeg ville gerne prøve at se, om man kunne være et ordentligt menneske, selvom præmissen er, at man skal lyve og bedrage, afslutter han.

Emil deltog før sommerferien i HK’s podcast Hej Arbejdsliv, hvor han også fortalte om sine erfaringer fra Christiansborg. Du kan høre afsnittet lige her.