Foto: Mostphotos
Du låser dig ind med en nøglebrik, logger på computeren, åbner Teams eller slår en borger op i et fagsystem. Måske kører du i en tjenestebil med GPS eller arbejder hjemmefra.
Hver eneste handling kan efterlade et digitalt spor.
Digitale registreringer er en naturlig del af moderne arbejdspladser og kan have mange saglige formål. Men de kan også blive brugt, hvis der opstår spørgsmål om eksempelvis arbejdstid, hjemmearbejde eller uvedkommende opslag i borgeres og patienters oplysninger.
– Vi har set en stigning i sager, hvor digitale spor indgår. Fokus på arbejdstid har altid været der, men nu er der langt flere spor, som arbejdsgiveren kan gå tilbage og undersøge. Jeg tror kun, vi har set toppen af isbjerget, siger Per Stech, faglig konsulent i HK Kommunal.
Et login fortæller ikke hele historien
Sagerne handler blandt andet om tidsregistrering, aktivitet ved hjemmearbejde, opslag i fagsystemer og GPS-oplysninger.
Et login kan vise, hvornår en medarbejder har været aktiv i et bestemt system. Hvis der ikke har været aktivitet, så betyder det ikke nødvendigvis, at der ikke har været relevante arbejdsopgaver. Det kan være, at medarbejderen har læst dokumenter, talt i telefon, været til møde eller hjulpet en kollega. Derfor må et digitalt spor ikke uden videre sidestilles med et bevis.
– Man skal aldrig stole blindt på et digitalt spor. Arbejdsgiveren har pligt til at undersøge sagen ordentligt, høre medarbejderens forklaring og loyalt efterprøve, om den kan være rigtig. Vi oplever desværre sager, hvor arbejdsgiveren reagerer meget hurtigt og lægger de digitale oplysninger til grund uden at undersøge grundigt nok, siger juridisk konsulent Lina Gisselbæk Lauritsen.
Få aftaler med din leder på skrift
En særlig risiko opstår, når arbejdspladsens formelle regler og den daglige praksis ikke stemmer overens.
Måske hjælper kolleger rutinemæssigt hinanden med opslag i et system. Måske er det almindeligt at begynde arbejdsdagen hjemme eller registrere arbejdstiden på en bestemt måde.
Men en uformel praksis gør ikke nødvendigvis en handling tilladt. Adgang til et system betyder eksempelvis ikke, at du frit kan slå familie, venner eller kendte op. Et opslag skal være relevant for en konkret arbejdsopgave og ligge inden for medarbejderens rolle.
– Hvis man arbejder på en anden måde end den, der står beskrevet, skal man sørge for at få det afstemt med sin leder, gerne skriftligt. Det gælder både opslag, ved hjemmearbejde og tidsregistrering. Ellers kan man få svært ved at dokumentere aftalen, hvis der senere opstår spørgsmål, siger Lina Gisselbæk Lauritsen.
Digitale spor kan i sidste ende koste jobbet
Digitale spor kan indgå i alvorlige personalesager og føre til en advarsel, afskedigelse eller bortvisning.
Det kan eksempelvis ske, hvis en medarbejder bevidst har registreret sin arbejdstid forkert, ikke har arbejdet på de oplyste tidspunkter eller har foretaget uberettigede opslag i CPR-registret eller andre fagsystemer.
Medlemmerne skal dog ikke frygte ethvert klik eller spor, de efterlader, understreger HK Kommunals konsulenter:
– Vi skal ikke skabe en skræmmekampagne. Men medlemmerne skal vide, at deres arbejdsdag efterlader spor, og at overtrædelser af retningslinjerne på arbejdspladsen kan få alvorlige konsekvenser. Er du i tvivl om spillereglerne, så spørg din leder eller tillidsrepræsentant, siger Per Stech.
Hvornår må din arbejdsgiver kontrollere dig?
- Din arbejdsgiver har ledelsesretten og må derfor tilrettelægge arbejdet og kontrollere, om det bliver udført. Det gælder både i kommuner og regioner. Men kontrollen må ikke ske uden grænser.
- En kontrolforanstaltning kan eksempelvis være:
GPS, tidsregistrering, elektroniske nøglekort, videoovervågning, logning på computer, telefon og internet, logning af opslag i fagsystemer.
- Kontrollen skal have en saglig og driftsmæssig begrundelse, stå i rimeligt forhold til formålet, ikke være krænkende eller påføre medarbejderne nævneværdige ulemper.
- Hvis arbejdspladsen indfører en ny kontrolforanstaltning, skal medarbejderne som udgangspunkt informeres mindst seks uger på forhånd:
I skal blandt andet vide, hvorfor kontrollen indføres, hvilke oplysninger der indsamles, og hvordan de bliver brugt.
- Har arbejdsgiveren en konkret og begrundet mistanke om eksempelvis forkert tidsregistrering, manglende arbejde eller uberettigede opslag, kan arbejdsgiveren undersøge den berørte medarbejders digitale spor uden det normale varsel.
Kontrollen skal stadig være saglig og målrettet mod det, mistanken handler om. Arbejdsgiveren skal desuden undersøge sagen ordentligt og høre medarbejderens forklaring.
Er du i tvivl om, hvilke kontrolforanstaltninger der gælder på din arbejdsplads, så spørg din tillidsrepræsentant.
Har digitale spor fået betydning på din arbejdsplads?
- Hvilke digitale oplysninger blev brugt?
- Vidste I på forhånd, at oplysningerne kunne blive kontrolleret?
- Hvilken betydning fik det for dig eller dine kolleger?