Papir er stadig populært

Der bliver stadig i stor stil printet på de danske arbejdspladser. På knap 6 ud af 10 virksomheder bliver der typisk printet dokumenter til fysiske møder - fx referater, agendaer og kundetilbud. Ligeledes arkiverer 59 % af virksomhederne stadig dokumenter fysisk. Det viser en undersøgelse, som elektronikvirksomheden Canon har lavet i 2022 blandt 209 danske virksomheder i alle størrelser.

Dét til trods for at det ”papirløse samfund” blev opfundet som begreb i USA helt tilbage i 1978. Og til trods for at debatten om det flød i 1980’erne, og Lars Kolind fra høreapparatfirmaet Oticon i 1991 erklærede, at det papirløse kontor nu endelig var kommet.

Der var bare lige én ting: Folk holdt ikke op med at udskrive. Antallet af papirkopier steg og steg i årtier efter, at debatten om det papirløse samfund opstod.

I dag er antallet af udskrifter faldet betydeligt - det er Steffen Dalsgaard, professor på Business IT ved IT-Universitetet i København, slet ikke i tvivl om. Et faktum, der i hvert fald sandsynlig-
gøres af virksomhedernes papiraffald, ganske vist inklusive emballage og aviser. Fra 2011 til 2019 er mængden nærved halveret - fra 206 ton til 118 ton årligt.

Men at der stadig printes i betydelige mængder, er Steffen Dalsgaard ikke synderligt overrasket over.

- Jeg havde måske troet, at man var kommet længere med oprydningen, så der ikke var så meget arkivering af fysiske dokumenter. Men flere og flere sagsakter ligger digitalt, og det betyder jo samtidig, at du giver folk adgang til mange flere ting, som de faktisk kan printe ud, siger Steffen Dalsgaard.

 

 

Vi er mere trygge og husker bedre det trykte

Koblet sammen med vaner, rutiner og det faktum, at vi mennesker har det godt med at læse på papir, er det altså ikke særlig overraskende, at printerne stadig spytter A4-ark ud.

- En del forskning peger på, at du husker bedre, hvad du læser i fysisk form frem for digitalt. Samtidig er det fysiske for mange mere trygt og føles mere vedholdende. Så i forhold til fx en kontrakt eller et købstilbud, er der formentlig ofte en større tryghed for at have forstået det helt korrekt ved at printe det ud og sidde med det i hånden, vurderer it-professoren.

Så er det papirløse kontor overhovedet ønskværdigt?

- Nogle print er helt sikkert overflødige, men jeg ville være ked af det - og overrasket - hvis alt papir forsvandt, og alt blev digitalt. For papir kan noget. Men det er klart, at dem, der kommer ud på arbejdsmarkedet nu, er i langt højere grad vant til at have alt digitalt. Men jeg tror ikke på, at alt papir forsvinder, siger Steffen Dalsgaard.

- Jeg tror mest på, at vi skal fejre, at vi har så mange muligheder og acceptere, at der er nogle grænser for, hvor langt man kan presse medarbejdere til at arbejde på en bestemt måde, fx helt digitalt, hvis man vil have det bedste ud af alle.

Læs også: Hos Nilfisk er de næsten stoppet med at bruge papir

Intet er klimaneutralt

HK Privats medlemmer synes i hvert fald at være opmærksomme på, hvor meget de printer.

Næsten 9 ud af 10 medlemmer tænker i det daglige over at printe så lidt som muligt. Hver 3. mener, at der bliver printet for meget på deres arbejdsplads, mens lidt færre - 20 % - mener, at de selv printer for meget. Det viser en webundersøgelse blandt 698 HK Privat-medlemmer.

Og så er der klimaet i den forbindelse. 118 ton papiraffald fra danske virksomheder er dog også en del. Men heller ikke det er så sort/hvidt, som det nogle gange fremstilles, siger Steffen Dalsgaard.

- Hele vores kommunikationsinfrastruktur er eksploderet, hvilket også tilskynder os til at bruge det meget mere. Men det digitale er jo ikke CO2-neutralt. Hver gang du åbner en digital fil, kræver det energi.

Personoplysninger må ikke ligge og flyde

Et område, hvor det er nødvendigt at være ekstra opmærksom, når man printer og opbevarer dokumenter i stedet for alene at arbejde digitalt, er GDPR. Altså, hele området for beskyttelse af persondata. Sådan lyder det fra Anton Gramstrup Larsen, der er advokat og databeskyttelsesrådgiver i HK.

I Canons undersøgelse kan man fx se, at hver 6. virksomhed opbevarer blandt andet medarbejderinformation i et ringbind - og sådanne oplysninger skal opbevares sikkert og forsvarligt.

For selv om GDPR måske oftest forbindes med noget digitalt, så er det ikke sådan, at man kan omgå reglerne ved at printe dem i stedet for at opbevare dem digitalt. Og printer du dokumenter med personoplysninger - og det gælder altså alle personoplysninger og ikke kun særligt personfølsomme oplysninger - så skal du overveje nøje, hvad du gør med de papirer.

- Risikoen ved et print kan i nogle situationer være større end ved et digitalt system, som kun de relevante medarbejdere har adgang til. Det er selvfølgelig altid en vurdering, hvor stor risikoen for misbrug er, men du bør være opmærksom på, hvad du fx efterlader på dit skrivebord eller i printeren, siger Anton Gramstrup Larsen.

Og ikke mindst hvad du gør med papirerne efterfølgende.

- Jeg er ret sikker på, at man rigtig, rigtig mange steder smider sine papirer i en genbrugsspand, når man er færdig med dem. Men hvis der er personoplysninger på dem, så er det et krav, at de bliver makuleret.

Datatilsynet - som ellers er den instans, der holder øje med, at GDPR-reglerne bliver overholdt, meldte fx sig selv til sig selv for i et halvt år ikke at have makuleret papiraffald, som kunne indeholde personoplysninger.

Endelig er også danskernes stigende brug af hjemmearbejde noget, som man skal være opmærksom på. For hvad nu, hvis man fylder tasken med printede papirer med personoplysninger og tager toget hjem?

- Det må du godt, hvis det er sagligt og nødvendigt for at udføre dit arbejde. Men det er klart, at det er en større risiko end at have dokumenter på en låst computer. På samme måde skal du heller ikke lade papirer ligge fremme derhjemme, så familie og gæster kan læse dem.