I oktober 2024 blev der afholdt en workshop på Professionshøjskolen UCN for udvalgte ansatte i studiekontoret: ”Workshoppen gik ud på, om vi kunne se nogle potentialer til udvikling af en RPA”, fortæller Ann Dyreborg Reichstein, der dagligt arbejder som Administrativ Koordinator på UCN act2learn.

 

En RPA er en Robotic Process Automation (RPA), som de ansatte på UCN blev introduceret for under workshoppen, der blev afholdt af en ekstern leverandør.

 

”Fra UCN act2learn Studiekontor deltog vi tre HK-medarbejdere, hvor to af os er administrative, og den tredje er vores kontorelev. Vi bød ind med muligheden for at udvikle en RPA til booking af lokaler til vores efter- og videreuddannelsesaktiviteter”, fortæller Ann.

 

Målet var selvfølgelig, der kom så mange idéer på bordet, som muligt. Der kom rigtig mange idéer fra alle kollegaerne på UCN, og efterfølgende skulle styregruppen for projektet udpege de projekter, de så mest gevinst i: ”Her blev vores projekt udtaget, og det betød, at vi skulle trække i arbejdstøjet og beskrive den proces, vi forestillede os i forhold til lokalebooking – det vil sige kortlægge både den nuværende, og den vi gerne vil have implementeret på sigt”, fortæller Ann.

 

Hele processen har budt på sparring med det eksterne firma. Det er også dette firma, der skal kode RPA’en, når medarbejderne på UCN har kortlagt, hvad de ønsker. Udover det eksterne firma har der også været en Systemkonsulent fra UCN med ind over projektet, da han skulle være behjælpelig med at klargøre og supportere i forhold til de systemer, Ann og kollegaerne bruger i dag.

 

”Det har været en rigtig spændende proces, og det har givet os rigtig mange hovedbrud i forhold til, hvad vi gerne vil, hvad RPA’en skal kunne, hvilke beskeder vi vil have fra den, og hvordan den skal informere vores kollegaer bedst muligt. Vi har selvfølgelig også skulle tænke over, hvad vi gør, hvis det går helt galt med processen og implementeringen”, lyder det fra Ann, der trods hovedbrud er utrolig glad for at kunne være en del af processen og se det gå fra idé til udvikling og implementering.

 

For at RPA’en kunne fungere optimalt, har Ann og kollegaerne på UCN også skulle rydde en del op i de eksisterende systemer: ”Vi har blandt andet skulle fjerne alle bookinger fra vores bookingsystem, ellers kunne RPA’en ikke booke. Vores Studieadministrative medarbejdere har også løbende skulle lave tjek på de data, der bruges til RPA’en, så det har i den grad krævet en del arbejde, men processen er utrolig spændende at følge!”, lyder det begejstret fra Ann.

 

Så hvornår kan vi forvente, implementeringen er oppe at køre, og den nye RPA står for bookinger? RPA’en er sat i drift, men med nogle udfordringer. Det betyder, at UCN har været nødsaget til manuelt at stå for nogle af lokalebookingerne. Ann og kollegaerne håber og tror på, at processen snart kører uden problemer, hvilket også er forventningerne fra det eksterne firma.

 

Har du en spændende historie, du vil fortælle? Skriv til vores Kommunikationskonsulent, Christina Haversen, på christina.haversen@hk.dk.