Indretning af storrumskontoret

Arbejdspladsen skal afspejle, hvor vi hører til

Cellekontoret er dødt, og storrumskontoret er kommet for at blive. Men ekspert i funktionel kontorindretning mener, at medarbejderne skal inddrages mere i udformningen af fremtidens arbejdspladser. Og at det skal være i orden at bygge huler.

Af Michael Bech. Foto: Mikkel Østergaard (øverst) og privatfoto

I mange år havde de fleste medarbejdere på arbejdspladsen deres helt eget rum med mulighed for at lukke døren. Siden blev der gjort plads til, at flere kunne dele et kontor, mens dem, der ’bare’ skulle være ’hulledamer’, telefonsælgere eller telefonister, blev presset sammen skulder mod skulder i store kontorer.

- Prøvede det hos Rambøll i Ørestaden (glashus). Stressende. Sjovt nok havde direktørerne eget kontor og fast plads.
Citat fra HK Stats Facebook-side

Men efterhånden, som mange flere fik kontorarbejde, blev enkeltmandskontoret eller cellekontoret for omkostningstungt. Så arbejdsgiverne reserverede cellekontorer til lederne i virksomheden, mens stordriften sneg sig ind for resten af medarbejderne, som blev placeret i ’åbne kontorer’ og ’kontorlandskaber’.

Storrumskontoret er stadig under udvikling, ligesom de opgaver, vi løser på kontoret, løbende udvikler sig. De senere år er nogle storrumskontorer fx blevet organiseret i et ’free seating’-format, hvor der kalkuleres med, at ikke alle er på arbejde hver dag, og at medarbejderne arbejder mange forskellige steder.

På den måde kan der spares kontorpladser og -areal, hvis der ikke er faste pladser for medarbejderne.En ny udgave af ’free seating’ har nu set dagens lys i form af åbne kontorer i ’aktivitetsbaseret kontorindretning’, hvor grundtanken er et kontor, der er tilpasset, efter hvordan medarbejderne arbejder. 

- Den berømte Oticon-model ligesom ’storrumskontorerne’. Hvorfor lærer de ikke af det allerede skete og det, der ikke fungerede? Det kan stadigvæk undre mig efter så mange år.
Citat fra HK Stats Facebook-side

I Danmark er Bygningsstyrelsen gået forrest med indførelsen af en fortolkning af denne type kontorlandskab, hvor der arbejdes med delepladser og færre skriveborde for at nedbringe omkostninger. Samtidig er målet at opnå større effektivitet fra medarbejderskaren ved at samle opgavetyper og arbejdsbehov i specielle områder, så der både er stillepladser, fokuspladser og aktivpladser.

Arbejdsglæden ved at ’bygge en hule’

Men hvad skal der til for, at en ny type storkontor kan virke? Og er det motiverende for medarbejderen, der skal begynde dagen med at finde sin ’go-bag’ med mus og pc for derefter at finde en ledig kontorplads i landskabet?

Hun har skrevet artikler og rapporter om arbejdsrum, om organisatorisk design af kontorer og om brugen af rum og arkitektur i ledelsens arbejde med organisationsudvikling.

- Der er generelt en del umiddelbar modstand mod åbne kontorlandskaber. Derfor bliver det vigtigt for medarbejdere at finde måder og strategier, som livet i landskabet kan håndteres på. Jeg oplevede under en undersøgelse af storrumskontorer i et kontorbyggeri i Norge, at enkelte medarbejdere byggede ’huler’ midt i storrumskontoret for at skabe ro og tryghed, mens det for flere afdelinger var vigtigt at eksperimentere med fælles ’leveregler’ i landskabet for at få det til at fungere, siger Marianne Stang Våland.

Det må ikke blive som en bustur

Forskeren mener dog, at vores samfund og et foranderligt arbejdsmarked må eksperimentere med nye løsninger til kontorpladserne. Og vi skal ikke forvente én løsning. Der vil dukke mange forskellige metoder op til indretning af arbejdspladser. Den nye tilgang til storrummet med ’aktivitetsbaseret kontorindretning’ er en af måderne.

Jeg synes, det er så upersonligt og en stressende måde at arbejde på, når man ikke er herre over egen plads. Så nej tak herfra.
Citat fra HK Stats Facebook-side

- Det er ledelsens opgave at beslutte etableringen af nye kontorarbejdspladser. Men det er vigtigt, at det bliver en fælles opgave at indrette dem og få dem til at virke. Medarbejderne skal involveres for at finde de rette løsninger, kravene til arbejdsmiljø skal overholdes, og der skal løbende følges op for at korrigere små og store udfordringer for at sikre både effektivitet og hensyn til arbejdsglæde, siger Marianne Stang Våland.

Aktivitetsbaseret kontorindretning handler for hende om at tilrettelægge rummet, så det passer med arbejdet og medarbejderne. I mange typer af organisationer vil det ifølge hende fungere bedst med faste pladser, hvor man sidder med kolleger, som man har fælles opgaver med. Det giver for hende mindre mening, at de ansatte skal sidde med forskellige mennesker hver dag.

Har prøvet det i 6 måneder. Jeg hadede det og endte med at sige op, da det var alt for stressende.
Citat fra HK Stats Facebook-side

- Som en medarbejder i et kontorlandskab sagde til mig: ‘Så bliver det at komme på arbejde det samme som at stige på en bus, hvor alle sidder for tæt, hvor du ingen kender, og hvor du helst vil have det hurtigt overstået. Der er ikke noget fællesskab.’ Det er vigtigt, hvem man sidder med og deler opgaver med. Og det er ubehageligt at sidde tæt med andre, hvor samarbejde og fællesskab ikke er til stede.

Teknologien ændrer arbejdspladsen

Ved undersøgelser i Sverige har det vist sig, at langt de fleste stadig foretrækker enkeltkontorer, hvis de bliver spurgt. Men storrumskontorerne er kommet for at blive.

Idéen med dem var oprindeligt i 1980’erne at åbne op for flere fællesskaber og mere samarbejde på tværs. Undersøgelser viste dog hurtigt det paradoks, at de åbne landskaber i storrummet reducerer kommunikationen mellem medarbejderne. Fokus for de ansatte i storkontoret blev hurtigt at prøve at undgå støjen fra de andre, mens man selv forsøger at være stille. På den måde gemmer der sig måske også et paradoks i idéen om det åbne landskab, hvis storrummet skaber et miljø, som netop hindrer åbenhed og samhandling, siger Marianne Stang Våland.

Vi har det i Gladsaxe. Og jeg er vild med idéen. Jeg har fået en bedre kontakt med de forskellige teams. Ja, der er også ulemper, men de overskygger ikke det positive.
Citat fra HK Stats Facebook-side

- Man skal overveje, hvilken åbenhed man ønsker ved at indføre aktivitetsbaseret kontorindretning. For langt de fleste går også på arbejde for at være sociale. Arbejdspladsen skal derfor afspejle, hvor vi hører til, og være et sted, hvor vi løfter opgaver i fællesskab, siger Marianne Stang Våland.

For hende handler det om at få arbejdspladser til at fungere. Men hun mener også, vi skal være opmærksomme på, at det ligger dybt i vores kultur, at alt helst skal være, som det plejer.

- Mange ting ændrer sig i disse år, og det kommer kontorlandskaberne også til i fremtiden. Teknologien og hastige forandringer på arbejdsmarkedet spiller også en rolle. Man kommer nok ikke tilbage til cellekontorerne, men måske bliver faggrupper i storrummet adskilt af skillevægge, som så fjernes og sættes op igen om nogle år, når andre faggrupper skal samles og adskilles, eller nogle nye samarbejdsformer skal afprøves, siger Marianne Stang Våland.

Hvad er et arbejde?

Forskeren sætter dog spørgsmålstegn ved, hvad arbejde og arbejdspladser egentlig er efterhånden:

- De unge ansatte, jeg møder, har en anden adfærd end de klassiske kontoransatte. De unge flytter sig mere, tager arbejdet med sig i toget eller på caféen. Og om ti år vil generationen, der er født i 1990’erne, være toneangivende på arbejdsmarkedet. Det er en generation med andre behov, muligheder og præferencer – de er mere fleksible end tidligere generationer.

Jeg synes personligt, at det kan være en god måde at arbejde på, fordi der er mulighed for at få et bedre samarbejde med andre kolleger og få indsigt i, hvad de laver. Men når det så er sagt, så kan der være problemer med at skulle installere bord og stol, efter hvad der er bedst for ens krop, for ikke at snakke om, hvilken mus og tastatur man er til.
Citat fra HK Stats Facebook-side

Marianne Stang Våland mener, at rum er vigtige og identitetsskabende for mennesker – også på jobbet. Rum er ifølge hende et strategisk værktøj, og det har ledelsen ikke altid tænkt meget i, når de nye storrum etableres. Medarbejderne skal derfor engageres i de nye arbejdsrum.

- Kontorrummet kommer til at blive brugt mere frit og anderledes end i dag, hvor teknologien fylder mere. Teknologien er med til at ændre forholdet mellem det private og det fælles. Man kan sige, at arbejdspladsen er gået fra at være et fysisk sted til at være en pc, hvor hjemmearbejde er blevet mere almindeligt. Samtidig er bæredygtighed og ansvaret for at anvende ressourcer på en fornuftig måde blevet mere centralt. På den måde giver de aktivitetsbaserede arbejdspladser god mening, og vil formentlig blive en organiseringsform, vi vil vænne os til i fremtiden, siger hun.

Er det ikke lidt en videreudvikling af et andet hipt koncept inden for indretning af kontormiljøer, nemlig åbne kontorlandskaber? En ting, vi også ved er rimelig overvurdereret, selv om vi går og forestiller os, at det giver samarbejde og dialog. Det ender for det meste med, at folk sidder med høretelefoner og forsøger at koncentrere sig.
Citat fra HK Stats Facebook-side

 

 

Hvad er aktivitetsbaseret indretning (ABW)

Modelfoto: Shutterstock

Begrebet stammer fra Holland og er cirka 20 år gammelt. I den aktivitetsbaserede indretning eller Activity Based Working (ABW) er kontoret indrettet, så faciliteterne understøtter arbejdet. Den bygger på en analyse af, hvilke faciliteter medarbejderne har behov for i deres daglige arbejde, og hvordan deres reelle fremmøde er. Da der typisk er en del, der arbejder hjemme eller er til møder andre steder, reducerer man antallet af arbejdsborde i forhold til antallet af medarbejdere. På den måde udnytter man arealet mere effektivt og sparer udgifter til husleje. Samtidig er antagelsen, at produktiviteten stiger, når medarbejdernes daglige arbejdssituationer understøttes gennem indretningen.

Sagt om aktivitetsbaseret indretning

"Det er naivt at tro, at alle mennesker vil udføre en bestemt aktivitet på ét sted og så skifte til en anden plads hele tiden. Folk bruger heller ikke forskellige skriveborde overalt i bygningen. Vi foretrækker at betragte et bestemt sted som vores base, både af sociale og vanemæssige årsager. Jeg tror, det er en del af den menneskelige natur. Så der er ingen grund til at spilde krudt på at prøve at ændre denne form for adfærd. Det er en af de mange faldgruber inden for aktivitetsbaseret kontorarbejde (ABW). Vores resultater tyder på, at ABW-konceptet i øjeblikket kun er velegnet til en lille minoritet blandt medarbejderne. Men konceptet har potentiale til at understøtte de behov, som moderne vidensarbejdere og deres organisationer har, hvis blot det implementeres med forsigtighed. Vores undersøgelser omfatter endvidere eksempler på bedste praksis, der understøtter dette positive syn på ABW."

Jan Gerard Hoendervanger, forsker ved Hanze Universitetet for Anvendt Videnskab i den hollandske by Groningen, har undersøgt koncepter for aktivitetsbaseret kontorarbejde (ABW) og deres anvendelse.

ABW i Bygningsstyrelsen

HK Statbladet er taget på rundtur til de forskellige arbejdsstationer, der fordeler sig på de 2 etager, som styrelsen råder over.  

Af Ingelise Egeberg. Foto: Mikkel Østergaard

Bygningsstyrelsen indførte aktivitetsbaseret indretning, da den flyttede til nybyggede lokaler på Kalvebod Brygge 1. januar 2019. Her er det typen af opgaver, der definerer, hvor medarbejderne sidder i løbet af en arbejdsdag.

Samtidig er det indregnet, at en del af medarbejderne er ude af huset, så der for hver 10 ansatte kun er 7 skriveborde.

Med den nye indretning og ændrede adfærd sparer styrelsen en tredjedel af huslejen, nedbringer forbruget i øvrigt og reducerer dermed bygningens samlede klimaaftryk.

 

Direktør Rasmus Brandt Lassen indgår i den aktivitetsbaserede indretning på linje med medarbejderne. Han mener, at fremtidens kontorarbejdspladser er aktivitetsbaserede, og at potentialet er stort. Han ser det som Bygningsstyrelsens opgave at være forbillede for kontorindretning i staten.

- Vi skal tage vores egen medicin og gå foran, så vi kan inspirere og rådgive andre statslige arbejdspladser bedst muligt om, hvordan fremtidens arbejdsplads kan se ud for dem, siger han. 

 

 

Fokuspladserne er beregnet til individuelt arbejde. Man kan dog godt føre dæmpede samtaler med hinanden eller i telefonen. For at kolleger kan finde hinanden i løbet af dagen, er det vigtigt, at man noterer i Skype eller Outlook, hvor man er. Ellers kan der gå tid med at lede.

Når opgaven kræver ro og fordybelse, kan man vælge at sætte sig på en af stillepladserne, hvor man tidligere måske ville have taget en hjemmearbejdsdag.

Rundt omkring på styrelsens 2 etager finder man kupésofaer og andre uformelle stationer, som kan bruges til den type møder, der ikke kræver, at man booker et egentligt møderum.

 

 

 

Desk sharing

Modelfoto: Mostphotos

Til forskel fra den aktivitetsbaserede indretning er udgangspunktet alene at spare udgifter ved at have færre arbejdsborde, end der er medarbejdere, og at medarbejderne deles om de pladser, der er. Indretningen tager ikke udgangspunkt i, hvordan medarbejderne arbejder.

Flekskontorer

I denne model er en del af skrivebordene skiftet ud med forskellige former for møde- og samtalerum. Medarbejderne har ikke faste pladser, men kan vælge mellem de forskellige muligheder. Indretningen tager ikke nødvendigvis udgangspunkt i, hvordan medarbejderne arbejder.

Oticon-modellen

I 1991 indførte topchef i høreapparatvirksomheden Oticon, Lars Kolind, den såkaldte Spaghetti-organisation, hvor medarbejderne ikke havde faste pladser, men flyttede sig derhen, hvor det var hensigtsmæssigt at løse deres opgaver. Med sig havde de hvert deres rullebord til personlige ting. Tanken var at sætte medarbejderne fri ved at gøre op med faste arbejdspladser og på den måde frigøre medarbejdernes kreative evner.

Kilder: Skanska, Børsen og Kinnarps

HK Stat mener

Ledelser skal ikke tro, at aktivitetsbaseret kontorindretning er en smart genvej til at spare på antallet af kvadratmeter og skriveborde. Ligesom ved andre former for storrumskontorer kan man ikke bare lave en matematisk formel for, hvor få skriveborde der er brug for, ud fra en betragtning om, at ikke alle medarbejdere er til stede samtidigt.

Der skal være respekt for, at vi som mennesker er forskellige i forhold til trivsel og velvære på arbejdspladsen – og dermed den fysiske indretning på stedet. Det er vigtigt at inddrage tillidsvalgte og medarbejdere i lokaleindretningen og udformningen af fælles accepterede leveregler. Og for alt i verden undgå junglelovstilstande, hvor det handler om at komme først om morgenen for at få tilkæmpet sig den bedste plads.

Free seating opfattes af mange ikke som en frihed, men snarere som en forhindring for trivsel.

Næstformand i HK Stat, Peter Raben