Et fleksibelt arbejdsliv

HK Stat

Her i temaet bliver nogle af de forhold, der kan være med til at skabe større fleksibilitet på din arbejdsplads, foldet ud. Du kan hente viden og inspiration og enkelte værktøjer, og du kan se regler, aftaler og anbefalinger på området.

Husk, at din TR og AMR er vigtige aktører i arbejdet med mere fleksible arbejdsvilkår.

Ny bevidsthed efter corona

Tiden under og efter corona har skabt en bevidsthed om, at grænserne for det mulige i arbejdslivet slet ikke er så snævre, som vi troede.

Hos mange af os er der derfor opstået en drøm om et andet og mere fleksibelt arbejdsliv, ikke mindst fordi vi skal blive længere på arbejdsmarkedet.

Måske også hos dig?

En drøm om mere frihed og et arbejdsmiljø med bedre arbejds- og privatlivsbalance, mindre stress og større arbejdsglæde. I kampen om at rekruttere og fastholde de gode medarbejdere og reducere arbejdsbetingede sygefravær i en tid med mangel på arbejdskraft er fleksible arbejdsvilkår derfor et vigtigt konkurrenceparameter – også for statens arbejdspladser.

Hvilke konkrete fleksible forhold, som vi hver især drømmer om, kan være vidt forskellige. Typisk afhænger det af vores livsfase, individuelle behov og personlighed. Men det kan fx handle om

at få lov til at arbejde hjemmefra en eller flere dage om ugen
at have muligheden for at arbejde forskudt i løbet af dagen
i kortere eller længere perioder at arbejde mere og i andre perioder mindre
reduceret ugentlig arbejdstid fx i form af en 4-dages arbejdsuge

Hjemmearbejde

Hvis I vil indgå aftaler eller lave retningslinjer om hjemmearbejde - eller udvide den ordning, I allerede har, er det vigtigt, at I forbereder jer godt. Drøft det grundigt i jeres samarbejdsfora, så I undgår at forringe arbejdsmiljøet og de overenskomstmæssige forhold. I denne oversigt kan I se, hvad I skal være opmærksomme på.

Mere hjemmearbejde – sådan griber I det an

Har I mulighed for at arbejde hjemmefra, eller er det en arbejdsform, som leder og medarbejdere er åbne overfor, men som endnu ikke er indført? I begge tilfælde er det godt at få talt om, hvad den gode arbejdskultur er eller skal være hos jer. Til det formål har HK Stat udviklet et dialogspil lige til at downloade og bruge i teamet eller afdelingen.

Tag dialogen om hjemmearbejde

Sådan kan du bruge din arbejdstid fleksibelt

Over et langt arbejdsliv har mange behov for fleksibilitet fx at justere op eller ned i antallet af arbejdstimer, eller aftale hvordan på dagen eller døgnet at arbejdstimerne lægges. Det er der taget højde for i arbejdstidsaftalen, som rummer mulighed for personlige aftaler om din arbejdstid.

Læs om de forskellige muligheder:

Deltid

Det er muligt at aftale at arbejde på deltid op til 37 timer per uge i perioder, hvis du har behov det. Det kan give mere tid til familien eller andet i en periode. Det er ikke en ret du har, men skal aftales med din leder i forhold til, om det kan tilpasses arbejdspladsens behov.

Flekstid

Flekstidsaftale er en lokal aftale, der betyder, at du selv kan placere din daglige arbejdstid inden for visse aftalte rammer, og at du kan have +/- timer. Når du har en flekstidsaftale, er det vigtigt, at du er opmærksom på, at flekstid er noget, du selv styrer og tilrettelægger, mens overarbejde og reglerne herom er anderledes. Når din leder pålægger dig en opgave eller beder dig løse en opgave, der ikke kan løses inden for almindelig arbejdstid, er der som udgangspunkt tale om overarbejde. Når der er tale om overarbejde, har du ret til + 50 procent i tillæg, så det er vigtigt, at du husker at skelne mellem flekstid og overarbejde. Du kan drøfte flekstid og overarbejde med din tillidsrepræsentant.

Plustid

Hvis du står i en situation, hvor du har lyst, og hvor du har god mulighed for at lægge en masse arbejdstimer og derved øge din løn, er der mulighed for at lave en plustidsaftale, hvor du arbejder op til 42 timer per uge.
Plustidsaftale skal indgås med din leder, og i almindelighed kan det lade sig gøre, hvis dine ønsker passer med de behov, der er på din arbejdsplads.

Seniorordning

Du kan indgå aftale om en seniorordning, når din arbejdsgiver vurderer, at det er muligt og hensigtsmæssigt.
Etablering af en seniorordning hviler på et frivillighedsprincip. Du har hverken ret eller pligt til at indgå en aftale om en seniorordning.
En seniorordning kan omfatte forskellige elementer, der understøtter din fastholdelse og et godt seniorarbejdsliv, så du finder det attraktivt at fortsætte med at arbejde:

Gå ned i tid (deltid)
Færre opgaver og mindre ansvar (retræte)
Seniordage (betalt frihed) eller
En fastholdelsesbonus

Du har fra og med den 1. januar i det kalenderår, hvori de fylder 62 år, ret til en seniorbonus.*
Seniorbonussen udgør 0,8 procent af din faste månedsløn.
Fylder du 62 år i perioden fra 1. januar til 30. juni, har du ret til at afholde 2 seniordage med lønfradrag i det kalenderår, hvori du fylder 62 år. Fylder du 62 år i perioden fra 1. juli til 31. december, har du ret til at afholde 1 seniordag med lønfradrag i det kalenderår, hvori du fylder 62 år.
Du har i de efterfølgende kalenderår efter det kalenderår, hvori du fylder 62 år, ret til at afholde 2 seniordage med lønfradrag om året.
Seniordagene skal afvikles som hele fridage.

Retten til seniorbonus og til at vælge at afholde seniordage med lønfradrag medfører ikke nogen begrænsning i muligheden for at aftale op til 12 seniordage om året med løn i henhold til aftalen om seniorordninger.

* Ordningen træder i kraft 1. januar 2024

Bliv klogere på 4-dages arbejdsuge

En stor del af HK Stat medlemmer vil gerne arbejde 4 dage om ugen fremfor 5. Især for at få mere tid til familie og fritidsaktiviteter. Måske har du det på samme måde? Men hvad taler vi egentlig om, og hvilke fordele og eventuelle opmærksomheder kan der være? Hvad er muligt i forhold til gældende regler, og hvad skal der til, hvis I gerne vil eksperimentere på jeres arbejdsplads med en 4-dages arbejdsuge?

Både i Danmark og udlandet forsøger private virksomheder og enkelte offentlige sig med eller har indført forskellige former for 4-dages arbejdsuge.

Det mener HK Stat

4-dages arbejdsuge er én måde at øge fleksibiliteten på, alt efter hvordan en sådan ordning skues sammen, men der kan også være andre.
Vurdér og undersøg derfor først, om 4-dages arbejdsuge er det bedste og eneste svar på de behov og udfordringer, der skal løses.
En 4-dages arbejdsuge forudsætter, at ledere og medarbejdere på en arbejdsplads er enige om at indgå en lokal arbejdstidsaftale herom. I den forbindelse er der 5 ting, som er vigtige at have fokus på:

Det forudsætter tæt dialog med den lokale HK-afdeling/HK Stat-sektoren med henblik på rådgivning og videnopsamling. Forhandlinger om en lokale arbejdstidsaftale ligger mellem ledelsen og den enkelte organisation.
Ordningen skal være frivillig.
Tillidsrepræsentanter, arbejdsmiljørepræsentanter og medarbejdere skal inddrages.
Fleksibel indretning af arbejdstiden skal tilrettelægges med udgangspunkt i medarbejdernes individuelle ønsker og behov.
Forsøg eller ordninger skal evalueres.

Hvad er 4-dages arbejdsuge?

Der findes ikke en skabelon eller en ’one size fits all’ model til, hvordan en 4-dages arbejdsuge kan strikkes sammen, men de mest omtalte varianter er:

37 timer (eller mindre hvis man er på deltid) fordelt på 4 dage. Her fordeler man den fulde arbejdstid over 4 dage i stedet for 5.
80 procent arbejdstid til 100 procent løn. Med denne model korter man arbejdstiden til 80 procent, arbejder 4 dagen i stedet for 5 med fuld løn – og producerer lige så meget som på fuld tid.

Der findes dog også andre varianter. Dem kan du læse lidt om under 'Hvordan gør andre arbejdspladser?'

Kan arbejdstiden sættes ned til samme løn på statens arbejdspladser?

Det korte svar er nej. Grunden er, at der på offentlige arbejdspladser ikke er hjemmel til at udbetale løn for timer, der ikke udføres arbejde for.

Hvordan gør andre arbejdspladser?

Her får du en kort indføring i forskellige modeller for 4-dages arbejdsuge.

Eksemplerne illustrerer, at der er mange måder, en 4-dages arbejdsuge kan se ud på. Fælles er dog, at de fleste ser ud til at vælge fredag til den ekstra fridag, hvilket kan skyldes, at det giver en sammenhængende restitutionsperiode.

Et andet fællestræk – særligt når arbejdstiden reduceres - er behovet for at indføre andre organisatoriske tiltag for fortsat at kunne opretholde samme produktivitet og effektivitet, særligt hvis arbejdstiden reduceres. Det kan fx være at indføre skemalagt fordybelsestid/uforstyrret tid/synkron tid samt sanere og optimere ift. både møder og arbejdsopgaver.

VIA University College
Siden 1. maj 2023 har det været muligt for medarbejdere i 4 af uddannelsesinstitutionens tværgående afdelinger forsøgsvis at afprøve en 4-dages arbejdsuge. Projektet løber til og med oktober og 337 medarbejdere fra 8 campusser i Region Midtjylland kan deltage på frivilligt vis. Princippet er, at den enkelte medarbejder kan vælge at arbejde 1 time og 50 minutter mere hver dag og så holde en ugentlig fridag. Eller arbejde 50 minutter dagligt for en fridag hver anden uge. 35 minutter mere dagligt for en fridag hver 3. uge eller blive 24 minutter længere dagligt for en ekstra fridag hver 4. uge. Selvom det kan ligne en flekstidsaftale, så er forskellen, at man i større grad har ret til faste fridage. Dog skal det i praksis koordineres med nærmeste leder og afdelingen, således at de konkrete arbejdsopgaver altid kan blive løst. Et eksempel er, at ikke alle HK'ere i studieservice kan holde fri samtidigt af hensyn til tilgængeligheden for de studerende.

Odsherred Kommune
Har fra og med 2023 indført fleksibel arbejdstid (4-dages arbejdsuge) for medarbejdere i administrationen baseret på erfaringer fra en 3-årig forsøgsperiode evalueret af forskere fra RUC.
4-dages arbejdsuge fungerer som et vigtigt rekrutteringsparameter for kommunen, der ligger i et yderområde, og har samtidig som formål at øge åbningstiden for borgerne mandag-torsdag. Et andet ønske har været at skabe grundlag for en længere restitutionsperiode med henblik på medarbejdernes sundhed.
Arbejdstiden er forsat 37 timer i gennemsnit for en fuldtidsansat, hvor de 32 timer skal lægges mandag-torsdag. De resterende 5 timer op til de 37 timer kan medarbejderne selv lægge valgfrit uden for den planlagte arbejdstid – også som hjemmearbejde. På minimum 34 fredage om året kan den enkelte planlægge at holde en afspadseringsdag, mens ledelsen kan planlægge at lægge maksimum 8 af den ansattes arbejdsdage på 5 timer om fredagen. Der laves en beregning for deltidsansatte.

Jobcenter Esbjerg
Siden november 2020 har medarbejderne i Jobcenter Esbjerg selv kunnet vælge, om de vil arbejde 4 eller 5 dage om ugen. 86 procent har tidligere tilkendegivet ønske om 4-dages arbejdsuge. Muligheden er en forsøgsordning, som foreløbig gælder frem til udgangen af 2023. Mængden af arbejdstimer er den samme, og borgere og virksomheder kan fortsat blive betjent alle ugens 5 dage, idet 2 af de lokale afdelinger forsat også holder åbent fredag. Målet er at øge trivsel og arbejdsmiljø og samtidig forbedre kompetenceudvikling og produktivitet. Forsøget evalueres af VIVE.

Fastfoodkæden Subway Boulevards hovedkontor
Over en 2-årig indfasningsperiode er der skåret 7 timer af medarbejdernes ugentlige arbejdstid uden lønnedgang og indført fredagen som ekstra fridag. For at kunne opretholde samme effektivitet, uden at medarbejderne skal arbejde hurtigere på færre timer, er der løbende indført andre organisatoriske tiltag. Arbejdstiden er blevet skemalagt med tidspunkter til hhv. koordinering, koncentration og fordybelse, møder samt pauser/frokost inkl. social tid. Desuden er der skåret ned på antallet af møder og mødedeltagere samt sket en effektivisering af de møder, der stadig afholdes. Medarbejderne vælger derfor nu ikke længere 100 procent selv, hvordan de vil styre deres hverdag, men skal acceptere daglige fastlagte tidsintervaller for forskellige aktiviteter på arbejdspladsen mod at få en ekstra fridag.

Amnesty International
I den danske afdeling af Amnesty International har medarbejderne fri 3 ud af 4 fredage om måneden til samme løn. Målet har bl.a. været at imødegå den mentale belastning, der er i NGO-arbejdet, ved at få flere dage til restitution med henblik på færre stresssygemeldinger. Det kan lade sig gøre, uden at effektiviteten er faldet, fordi de samtidig har indført andre tiltag bl.a. fordybelses- og stilletid om formiddagen og tid til forkortede og mere strukturerede møder om eftermiddagen. Derudover er indført ’synkrontid’, som handler om at medarbejderne skal være fysisk til stede på kontoret i tidsrummet kl. 9-15, mens de onsdag har mulighed for en hjemmearbejdsdag med aftale om også at være tilgængelige online i samme tidsrum. De resterende timer kan medarbejderne lægge frit.

Umage
Designvirksomheden Umage er et eksempel på en model, hvor medarbejderne er indvilliget i at gå 10 procent ned i løn mod at opnå en 30 timers arbejdsuge fordelt på 4 dage med fredagen fri. Også her er der løbende arbejdet med at optimere arbejdsgange, og erfaringen er øget produktivitet trods færre arbejdstimer. Den ekstra fridag giver medarbejderne mere overskud og dermed grundlag for større kreativitet, som er kernen i arbejdet.

Hvad er fordele ved en 4-dages arbejdsuge?

Indførelse af 4-dages arbejdsuge kan være en kollektiv arbejdspladsløsning på trivselsproblemer og på rekrutterings- og fastholdelsesproblematikker.

Gennemgående er der med 4-dages arbejdsuge gode erfaringer med at reducere sygefravær og stress, understøtte bedre balance mellem arbejds- og privatliv samt højne trivslen og arbejdsglæden hos medarbejderne.

Samtidig er der også gode erfaringer med at fastholde, og endda i nogle tilfælde højne produktiviteten, også i de tilfælde hvor arbejdstiden reduceres. Det kan bl.a. hænge sammen med, at mange arbejdspladser ikke kun reducerer arbejdstiden, men typisk også indfører andre organisatoriske ændringer. Nogle kalder det at arbejde sundere, smartere og klogere, og at man bliver mere bevidst om, hvad man bruger tiden til, og fjerner det, som ikke giver værdi.

I en tid med mangel på arbejdskraft er der behov for at kunne tilbyde fleksibel arbejdstid og bedre arbejdsmiljø fx for at kunne rekruttere nye medarbejdere og fastholde dem, man har. Eller for at forebygge og afhjælpe psykisk og fysisk nedslidning som følge af arbejdet. Flere fridage giver bedre grundlag for restitution og dermed forbedret mulighed for at modgå stress og nedslidning.

Færre ugentlige arbejdsdage kan for nogle være en måde at se sig ud af at skulle honorere stadige krav om øget produktivitet og effektivitet, samtidig med at man skal blive længere på arbejdsmarkedet.

Lysten til og behovet for et mere balanceret arbejdsliv med mere tid til fx uddannelse, familieomsorg, selvrealisering, nedtrapning eller timeout kalder på nytænkning ift. måder at organisere arbejdet og arbejdstiden.

Hvad er barrierer ved en 4-dages arbejdsuge?

I job med direkte eller indirekte kontakt med borgere, kunder eller studerende kan det være vanskeligt, hvis alle medarbejdere holder samme faste fridag fx fredag. Her er der behov for koordination for at være tilgængelig og for at kunne opretholdelse et forventeligt eller aftalt serviceniveau og modvirke konflikter.

Desuden kan det være vanskeligt at indføre en 4-dages arbejdsuge på arbejdspladser, hvor der politisk er forventning om høj tilgængelighed alle ugens dage.

Arbejdets egenart er derfor afgørende for, om en 4-dages arbejdsuge med eller uden nedsat arbejdstid kan lade sig gøre, og hvordan det eventuelt kan ske. Se derfor på:

Om opgaveløsningen er bundet op på detaljeret lovgivning, stramme svarfrister, eller om den er mere fri?
Om opgaver er fysisk eller kognitivt udtrættende eller energiskabende?
Om opgaverne kan udføres af soloarbejdende medarbejdere eller forudsætter samarbejde og koordinering.
Om eventuelt arbejdspres er jævnt fordelt over året eller knyttet til særlige perioder?

En 4-dages arbejdsuge kan medvirke til et yderligere pres både arbejdsmæssigt og privat, når arbejdstiden presses sammen på færre og længere arbejdsdage. Arbejdet intensiveres med risiko for udmattelse, og for at pauser (restitution) springes over, ligesom længere arbejdsdage kan give udfordringer ift. privat- og familielivet.

Hvordan kommer vi i gang?

Ekspert i 4-dages arbejdsuge Pernille Garde Abildgaard anbefaler, at I på arbejdspladsen går frem ved at drøfte og afdække nedenstående følgende 6 trin. På statens arbejdspladser vil det være drøftelser og beslutninger, der skal tages i samarbejdsudvalget i koordination med arbejdsmiljøorganisationen:

Hvorfor ønsker vi en 4-dages arbejdsuge – hvilke(t) problem(er) skal det løse, hvad er formålene?
Hvilken model vil virke bedst for vores organisation?
Hvor lang tid må implementeringen tage? Vigtigt, at den ikke tager for lang tid.
Hvem skal involveres og tages i ed? De faglige organisationer, bestyrelse, eventuelle samarbejdspartnere m.v.
Selve implementeringen
Måle processen undervejs – ift. formålet og altid kontinuerlige trivselsmålinger.

Regler og aftaler om arbejdstid og arbejdsmiljø i forbindelse med 4-dages arbejdsuge

Her kan du se, hvilke regler og aftaler der gælder inden for arbejdstid og arbejdsmiljø, hvis I på din arbejdsplads er interesseret i at gå videre med en fleksibel arbejdstidsmodel, der omfatter en 4-dages arbejdsuge.

Statens arbejdstidsaftale

I OAO-S-fællesoverenskomsten er det fastsat, at Statens Arbejdstidsaftale finder anvendelse, medmindre andet fremgår af den enkelte organisationsaftale. Arbejdstidsaftalen gælder for HK-grupperne på CFU-området.

Det fremgår af de indledende cirkulærebemærkninger, at ”Aftalen er en rammeaftale, der fastlægger de grundlæggende regler, som statens arbejdspladser generelt må antages at have brug for, fx regler om arbejdstidens længde, arbejdstidsopgørelsen samt overtids- og ulempegodtgørelse.

Hvis de lokale parter er enige om det, kan aftalen både suppleres og fraviges ved lokal aftale indgået efter § 3. Det kan fx være tilfældet, hvis man på den enkelte arbejdsplads har behov for regulering af forhold, som ikke er omtalt i den generelle arbejdstidsaftale, eller for regler af et andet indhold."

Der er dermed ikke regler på statens område, der forhindrer de lokale parter på en statslig arbejdsplads i at indgå en lokal aftale om en fleksibel arbejdstidsmodel fx en 4-dages arbejdsuge.

Der kan være følgende overvejelser i forbindelse med indgåelse af en lokal aftale om 4-dages arbejdsuge:

Skal 4-dages ugen gælde for dag-arbejdstid – eller også for døgnarbejde? Der gælder forskellige regler for de 2 områder.
Skal normperioden fortsat være 1 måned?
Er der behov for ændring af reglerne om arbejdstidsopgørelsen?
Hvordan håndteres over- og merarbejde?
Hvordan håndteres tilkald på den ugentlige fridag?
- Hvad med ferie og fridage?
- Ulempegodtgørelse på lange dage?
- Hjemmearbejde og 4-dages uge?
- Og meget, meget mere …

Hvis der skal laves lokal aftale om 4-dages uge, forudsætter det tæt dialog med den lokale HK-afdeling/HK Stat-sektoren med henblik på rådgivning og videnopsamling. Selve forhandlingerne ligger mellem ledelsen og den enkelte organisation, som kan indgå en lokal arbejdstidsaftale.

Se et eksempel på en lokal aftale om fleksibel arbejdstid (4-dages arbejdsuge) fra Odsherred Kommune.

SU og arbejdsmiljøorganisationen skal inddrages

Der skal i SU være en drøftelse af overvejelser og hvad konsekvenserne kan være ved at indføre en fire-dages arbejdsuge. Det følger at samarbejdsaftalen. I denne har ledelse en informationspligt som siger, at samarbejdsudvalget skal informeres om beslutninger, der kan føre til betydelige ændringer i arbejdets tilrettelæggelse og medarbejdernes ansættelsesforhold. Der skal være en grundig drøftelse, så medarbejdernes synspunkter og forslag kan indgå i grundlaget for den endelige beslutning. Selve forhandlingerne ligger mellem ledelsen og den enkelte organisation, som kan indgå en lokal arbejdstidsaftale.

Derudover har SU som opgave at behandle relevante emner indenfor arbejds- og personaleforhold, der har betydning for arbejdspladsen bl.a. balance mellem arbejds- og privatliv, sygefraværspolitik, psykisk arbejdsmiljø, arbejdsrelateret stress m.m. Emner som fire-dages arbejdsuge taler ind i.

Ligeledes vil det også være naturligt, at overvejelser om og opfølgning omkring 4-dages arbejdsuge drøftes i arbejdsmiljøorganisationen, idet det både kan være positivt eller udfordrende i en arbejdsmiljøkontekst at ændre arbejdstiden alt efter model, mulighed for individuelle hensyn ift. arbejds- og privatlivsbalancen m.m. Arbejdsmiljøudvalget har bl.a. som opgave at planlægge, lede og koordinere arbejdsmiljøarbejdet og forestå de nødvendige aktiviteter til beskyttelse af de ansatte og til forebyggelse af risici og arbejdsmiljøgrupperne at kontrollere.

Relevante arbejdsmiljøregler

Arbejdsgiver har pligt til at sikre, at arbejdet er planlagt, tilrettelagt og kan udføres, så det er sikkerheds- og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt uanset om arbejdstiden organiseres ud fra en arbejdsuge på fem eller fire arbejdsdage eller på anden fleksibel vis.
I forbindelse med indførelse af en fire-dages arbejdsuge vil det være at sikre, at reglerne i bekendtgørelsen om psykisk arbejdsmiljø vedrørende stor arbejdsmængde og tidspres overholdes. Her gælder nemlig, at der ikke må være ubalance i det arbejde, der skal udføres, og den tid, der er til rådighed til at udføre arbejdet, således at der arbejdes

intensivt, herunder i højt tempo eller uden pauser til restitution, eller
mange timer, som kan påvirke muligheden for restitution.

En anden udfordring med 4-dages arbejdsuge ift. arbejdsmiljø kan være, at man i jobfunktioner med direkte eller indirekte borgerkontakt, risikerer flere vrede eller aggressive borgere, hvis de oplever, at de ikke kan få kontakt eller hjælp i samme omfang som tidligere.

I bekendtgørelsen om psykisk arbejdsmiljø gælder også krav til arbejdsgiver om at forebygge høje følelsesmæssige krav i arbejdet med mennesker og vold/trusler. Det kan fx handle om løbende at afstemme forventninger til service- eller kvalitetsniveau med borgere, kunder, studerende eller samarbejdspartnere. Det kan også handle om at sørge for, at der er tilstrækkeligt med tid til at udføre de opgaver, der knytter sig til kontakten med borgerne eller kunderne, bl.a. til forberedelse, varetagelse og efterbearbejdning af kontakten, konfliktnedtrapning m.m.

Det er også vigtigt at være opmærksom på om medarbejderne arbejder videre derhjemme fx om aftenen eller i weekenden, såfremt opgavemængden ikke er tilstrækkeligt tilpasset, så der er balance mellem opgaver og ressourcer. I den forbindelse vil det være relevant at have øje for, at bestemmelserne i bekendtgørelsen om hvileperiode og fridøgn overholdes.