22. juni var tillidsrepræsentanter fra nordjyske arbejdspladser på kursus på Hotel Hvide Hus i Ålborg for at lære om robotteknologi og kunstig intelligens. Dagens vært var formand for HK Stat Nordjylland Jonna Vestergaard (i pink jakke).
- Procesoptimering kan vel aldrig være skidt, hvis det overflødiggør bøvl?
Spørgsmålet på regulært jysk kommer fra en deltager på kurset ’TR i en digitaliseret hverdag’ i Ålborg 22. juni 2022, efter underviser Johnny Rene Hansen fra konsulentfirmaet Knowit har præsenteret holdet for mulighederne ved Robotic Process Automation (RPA).
Svaret giver sig selv i de eksempler, som han, medunderviser Sandra Breinholt, og deltagerne selv kommer med på processer, som det i virkeligheden ikke er nødvendigt at bruge menneskeressourcer på.
Det kan være at skrive tal ind i Excel-ark. At indscanne dokumenter og lægge dem i mapper. Eller at validere ansøgningsskemaer i en HR-afdeling. Ensformige processer, som tager tid, og hvor menneskelige fejl kan få stor betydning.
Flere af deltagerne er ved dagens begyndelse ikke helt skarpe på, hvilke muligheder de nye teknologier giver. ”Hvad kan digitaliseres?” ”Hvad kan jeg tage med herfra, som vi kan bruge hos os?” ”Hvordan kan jeg sige til mine medlemmer, at de ikke skal være bange?” lyder det i den indledende runde.
Nogle fortæller også om kolleger, der ikke er trygge ved automatisering og heller ikke har interesse for det.
Frygten maner den erfarne underviser og RPA-konsulent Johnny Rene Hansen straks til jorden.
- I al den tid, jeg har arbejdet med at hjælpe virksomheder med at indføre robotteknologi, har jeg ikke oplevet, at der blev færre medarbejdere. I stedet har de fået nye og mere spændende opgaver, siger han.
Det gælder om at være med
Malene Flyvholm, tillidsrepræsentant og sekretær i Fødevarestyrelsen, kan sagtens se muligheder ved at indføre robotter i sit arbejde.
Malene Flyvholm ser gode muligheder for at sætte robotter til at udføre langsommelige processer i sit arbejde.
- Digitalisering er fremtiden, uanset om vi vil det eller ej. Så det gælder om at være med i stedet for at modarbejde, siger hun.
Fx forestiller hun sig, at en langsommelig proces med scanning af dokumenter, indtastning af numre i et Excel-ark og efterfølgende udsendelse af mails til virksomheder, kunne klares både hurtigere og bedre af en robot. For som det foregår i dag, er der både risiko for at taste forkert og at komme til at slette. Og så skal man oven i købe vente på, at andre lukker Excel-dokumentet, inden man selv kan komme til.
- Den fejlmargin, der er ved den manuelle proces, er et godt argument for at automatisere, siger Malene Flyvholm.
Også andre af arbejdspladsens opgaver kan hun se muligheder i at sætte robotter til at udføre.
- Jeg vil i hvert fald gå hjem og forelægge ideen for min ledelse, siger hun.
HK’erne er vigtige aktører
Vi skal vænne os til, forklarer Johnny Rene Hansen, at der både er humane og digitale medarbejdere i form af robotter på arbejdspladsen. Hvor robotterne er brugere til systemerne og har e-mailadresser på samme måde som os. Men hvor forskellen er, at med en robot på opgaven sker der ingen fejl, så længe den er programmeret rigtigt. Tilmed er den hurtig som et lyn og behøver ingen pauser. Fx kan en proces, der vil tage et menneske 4 minutter at udføre, klares af robotten på 40 sekunder.
En gruppeøvelse på kurset var at beskrive de enkelte faser i et opslag i rejseplanen med henblik på at automatisere. Klik for større billede.
For at finde ud af, om det er en god ide at automatisere en proces, skal man regne på udgifter og gevinster ved at gøre det. Altså beskrive sin business case. Til at skabe dette overblik har Johnny Rene Hansen et skema med, som holdet får præsenteret. Her kan man skrive sin business case ind og regne på, hvilke tidsperspektiver, udgifter og fordele der vil være ved at automatisere.
Aktørerne i arbejdet med at beskrive business casen er ledelsespersoner, it-folk og Subjekt Matter Experts (SME) fra arbejdspladsen. SME’erne er dem, der præcis ved, hvornår i processen man gør hvad. Det kan være at åbne en browser, klikke med musen, trykke på Enter og så videre. Altså de medarbejdere, der er vant til at udføre processer, som det kan være relevant at automatisere.
- SME, det er jer, fastslår Johnny Rene Hansen og kigger rundt på deltagerne.
Op med fingeren og tal med
Med på kurset er også formanden for HK Stat Nordjylland, Jonna Vestergaard, som slutter dagen af med at erindre deltagerne om HK Stats Kompetencehjulet og de 6 fremtidsfelter. Begge er redskaber, tillidsrepræsentanterne kan bruge dels til at få overblik over egne faglige styrker og udviklingsmuligheder og dels som inspirationsmateriale over for deres medlemmer. Brug dem, opfordrer hun.
- Lav et lille agreement med jer selv: Hvad vil I gøre, siger hun med tryk på ’gøre’, - kunne det være, at I tager de her værktøjer med på jeres næste klubmøde?
Også dagens læring lægger op til et næste skridt, påpeger Jonna Vestergaard.
- Tal med jeres ledere om det, I har lært i dag. Og næste gang, der bliver talt om digitalisering på møder hos jer, så kan I række fingeren op og tale med.
Det er tillidsrepræsentant Malene Flyvholm med på. Ideen om, at bøvlet, det langsommelige rutinearbejde, kan lægges i hænderne på en robot og frigøre tid til andre og mere spændende opgaver skal med hjem og præsenteres for chefen og kollegerne. Og hun tror, der er en god chance for, at de vil lytte.
- Hvis man ikke selv er bange og stoler på sig selv, så får man også chancerne for at komme med på nye projekter, siger hun.
TR-fonden er aftalt ved OK18 og videreført ved OK21. Den indeholder 5 millioner kroner og har til formål at uddanne tillidsrepræsentanter til at inspirere deres medlemmer til at tage efteruddannelse.
HK's online-kursus Grundlæggende teknologiforståelse giver dig viden om RPA og andre nye teknologier, og du kan teste dit niveau af viden på området.
Er du klar til at gå skridtet videre, kan du bygge på med Udvidet teknologiforståelse, som ruster dig til at spille en aktiv rolle i implementeringen af robotter og andre former for automatisering.