Selv i de mest professionelle organisationer lader vi bare møder køre på autopilot, siger konsulent, forfatter og foredragsholder Bastian Overgaard. Foto: Thomas Fechtenburg
Du er igen indkaldt til et timelangt møde, men du er i realiteten kun med i 10 minutter. Så i virkeligheden er det spild af din tid.
Møder er en kæmpe hovedpine for mange af os. De frarøver os vores tid, og de dræner os for energi og arbejdsglæde. Vi bliver nødt til at slå autopiloten fra. Det mener konsulent, forfatter og foredragsholder Bastian Overgaard, som har skrevet bogen ’MØDELAGT - 7 møderegler, som giver mere tid, fokus og arbejdsglæde’.
- Der er noget galt med vores mødekultur, for vi sidder fast i nogle gamle vaner, som koster os en masse både menneskeligt og økonomisk. Det er rigtig ærgerligt. Det er på tide at gøre op med drænende, overflødige og tidsrøvende møder, siger han.
Møder er for tidskrævende
En af de helt basale rutiner rundt på arbejdspladserne er, at der indkaldes til mange møder, og at der bruges rigtig meget tid på dem. Der bliver ikke stillet spørgsmål ved, om vi kan nå mere på kortere tid, hvis vi gør det bedre. Det er kutyme, at et møde varer en time eller mere. Mange organisationer følger blindt Outlooks standard-indstillinger, når der sættes møder i kalenderen.
LÆS OGSÅ: Det hybride arbejdsliv har en pris
Det er også ifølge forfatteren en dårlig vane, at der til mødet bliver indkaldt alt for mange deltagere, som ikke rigtigt kommer i spil. Og vi mister nemt fokus.
- Til møderne bliver der ofte talt for meget og lyttet for lidt. Vi taler os ud af alle mulige irrelevante tangenter og har svært ved at holde snuden i sporet på det, vi egentlig skal tale om. Vi har alt for mange af den slags møder, fastslår Bastian Overgaard.
Vi møder op uforberedte
Vi går til møder uden egentlig rigtigt at have tænkt os om. Det er en udbredt vane at ankomme uforberedt til møderne, selv om der er en agenda for mødet. Fordi mange ikke tager forberedelsen alvorligt, er det også blevet almindeligt at holde møder helt uden dagsorden.
- Det er jo en kæmpe udfordring, at folk ikke ved, hvorfor de er indkaldt til mødet. Når der ikke er nogen struktur, er det svært at styre mødet. I online-møder er det desværre også udbredt, at man sidder og arbejder og fx svarer på e-mails, mens man holder møde med sine kolleger. Man er meget fraværende på den måde, uddyber han.
LÆS OGSÅ: TEMA: Fleksibilitet i arbejdslivet
Det giver ikke nogen mening, at ledelsen bruger lang tid på at formulere strategier og udpege den rigtige retning, hvis mødekulturen sejler. For ledere og medarbejdere skal tale om, hvordan det alt sammen udføres i praksis, og det resulterer i rigtig mange møder.
Et fælles ansvar
Møder er ifølge Bastian Overgaard vigtige. For det er i møderne med vores kolleger, at vi skaber en følelse af sammenhold og fællesskab. Det er her, at vi kan dele viden og erfaringer. Der er også et socialt aspekt i det, og det skal man ikke underkende.
For at ændre mødekulturen bliver medarbejdere og ledere nødt til at starte med at tale om det. Det første og vigtigste skridt er en samtale om, hvad der fungerer, og hvad der ikke gør. Vi skal hjælpe hinanden med at få nogle bedre møder, pointerer Bastian Overgaard.
- Det må ikke bare være én persons ansvar. Man kan ikke sende én person på et kursus i mødeledelse og så tro, at det virker. Det er et fælles ansvar. Vi skal alle sammen huske hinanden på de her møderegler, som kan gøre det hele meget bedre. Det er både ledernes og medarbejdernes ansvar, siger han.
Indfør simple møderegler
Organisationer har forskellige måder at gøre tingene på, så ledere og medarbejdere skal finde frem til, hvad der fungerer mest optimalt og herudfra blive enige om nogle simple regler.
En møderegel, som ifølge Bastian Overgaard er relevant for alle, er hvorfor-reglen. Den går ud på at man nøje overvejer, hvorfor man indkalder folk til mødet. Det lægger også op til, at man udsender en agenda, så folk ved, hvad der skal tales om. Men har man ikke tid til at lave en stor og flot agenda, er det bedre at sænke ambitionsniveauet. Tre linjer i en e-mail er bedre end ingenting og kan være fyldestgørende.
LÆS OGSÅ: Sådan skaber du bedre møder
En god regel er også kun at invitere de personer med, som er relevante for mødet. Det bør være sådan, at man kan takke nej til en mødeinvitation, hvis man ikke føler, at det er relevant at deltage i mødet.
- Det skal være simple regler, der ikke kræver så meget energi og tid af os. Hvis kultur- og vaneændringer bliver for komplekse, bliver det hurtigt uoverskueligt for os. Vi føler ikke, at vi har tid til det, og så bakker vi ud og gør, som vi plejer. Men for at forbedre mødekulturen er man nødt til at arbejde med det i en periode, tale sammen om det og følge op. Det skal prioriteres, for det vil give medarbejderne mere tid og større arbejdsglæde. Og de slipper for overflødige møder, fastslår Bastian Overgaard.
GØR OP MED OVERFLØDIGE MØDER
Billedetekst