Majbritt Larsens store erfaring med møder har givet hende en klar bevidsthed om vigtigheden af blandt andet den gode forberedelse. Foto: privat
Gennem mere end 30 år i stabsadministrationer i forskellige kommuner har specialist Majbritt Larsen arrangeret og deltaget i rigtig mange møder. Her har hun oplevet mange forskellige, men også spændende mødekulturer, som samlet set har givet hende en klar bevidsthed om vigtigheden af den gode forberedelse, planlægning, rammesætning og opfølgning.
Samtidig er en af hendes primære opgaver at planlægge møder, konferencer, kurser og temadage, f.eks. afdelingsmøder, MED-møder, borgermøder, udvalgsmøder, personalemøder og chef- og ledermøder – hvorfor hun også bærer den uofficielle titel af “mødekoordinator”.
Med den erfaring som afsæt har hun skrevet afsluttende opgave på diplom i offentlig forvaltning om, hvordan man skaber en effektiv mødekultur.
Her følger et udvalg af Majbritt Larsens pointer og gode råd.
- Afstem og klargør formålet med mødet og dets deltagerkreds med mødeleder, så indhold, rammer og forløb er tilpasset. Herunder hvem der sørger for hvad (rolle- og opgavefordeling).
- Overvej nøje rammer og form for mødet – skal det være virtuelt, traditionelt, internt eller eksternt, stående eller walk & talk.
- Send kalenderinvitation med beskrivelse af formål med mødet i god tid. Du skal sikre dig, at mødestedet fremgår klart og tydeligt med adresse og mødested. Hav respekt for deltagernes kalender og tjek på forhånd, om alle kan. Støt deltagerne i, at de kan nå mødet til tiden f.eks. ved at justere lidt i tidsrummet. Hvis muligt, så tilret rækkefølgen af punkterne i dagsordenen, så det passer med mødedeltagernes kalendere.
- Send dagsorden og bilag ud i en separat mail. Materiale overses ofte i kalenderinvitationer og slettes desuden i visse systemer ved afvisning af mødet.
- Dagsorden skal være udførlig, eventuelt med tidsramme, så deltagerne ved præcis, hvad der skal diskuteres – og om et punkt er til orientering eller beslutning. Vær desuden tydelig omkring ansvarlig for hvert enkelt punkt, og om der er deciderede opgaver, der skal uddelegeres eller følges op på.
- Udsendelse af dagsorden og bilag skal ske så tidligt som muligt, dog senest en uge før, så deltagerne har reel mulighed for forberedelse.
- Variér gerne mødeformen, da der er mange måder at kommunikere på. Det vigtige er at skabe flow, så der ikke forstyrres med en masse irrelevant. Bevægelse skaber energi og kreativitet. Involvér, så alle deltagere motiveres og ikke blot sidder som tilskuere til mødet.
- Pauser. Alt efter mødets varighed bør der sættes tid af til pauser. Og aftales om der skal være forplejning.
- Opstil og klargør lokale, eventuelle hjælpemidler og test teknisk udstyr.
- Fordel rollen mellem mødeleder, evt. facilitator, ordstyrer og referent.
- Et punkt har måske brug for en
facilitator, hvis der skal ideudvikles, diskuteres i dybden, ske deltagerinvolvering e.l.
- Involvér og sikr alle taletid. Hav øje for de klassiske typer på et møde: Den meget snakkende, den stille, papegøjen, der taler andre efter munden, multitaskeren der tjekker mails og mobil, og kaperen, der stjæler dagsordenen.
- Evaluér gerne mødet – hvad var godt, hvad kan gøres bedre? Og brug erfaringerne til næste møde.
- Saml evt. op på, hvad de næste skridt er.
- Sæt tid af i kalenderen til opfølgning på mødet alt efter din rolle. Det kan være til referatskrivning, opgaveopfølgning mv.
- Hvem er målgruppen for referatet? Hav for øje, om referatet skal være forståeligt for ikke-deltagere. Vær bevidst om, hvem der modtager/læser referatet – og hvem der har brug for informationen.
- Der er ofte behov for belæg til ”et bagland” eller dokumentation af aftaler, hvorfor deltagernes vigtigste pointer skal fremgå af referatet.
- Reflektér gerne over mødet. Skal noget tages op igen eller justeres til næste møde?