Ledere tæt på driften bruger meget tid på administrative opgaver.
Ledere tæt på driften bruger mere end halvdelen af deres tid på administrative opgaver, og det kan tage tid fra faglig ledelse, sparring og nærvær. Det peger en undersøgelse fra HK Kommunal og KL på.
Blandt de adspurgte ledere på velfærdsområderne i syv kommuner svarer 66 pct., at de har fået flere administrative opgaver de seneste tre år, og 51 pct. oplever, at opgaverne er blevet mere komplekse. Det gælder blandt andet opgaver med økonomi, dokumentation, rekruttering, vagtplanlægning, referatskrivning, IT-support og administrativ understøttelse af sager.
Men projektet peger også på en anden vigtig pointe: Stærk administration opstår ikke af sig selv.
Når administrative stabe, sekretariater og fællesskaber skal bidrage til kvalitet i velfærden, kræver det tydelige prioriteringer, kompetenceudvikling, klare roller og faglig ledelse. Administration er ikke bare drift i baggrunden. Det er et fagligt område, der skal ledes, udvikles og organiseres tæt på den virkelighed, den skal fungere i.
Det ses blandt andet i Viborg Kommunes Sundheds- og Omsorgsforvaltning, hvor administrative medarbejdere er uddannet til optimeringskonsulenter og har afsat fast tid til at udvikle smartere arbejdsgange sammen med lederne.
- For os ligger fremtidens værdi ikke i at taste, men i at tænke med, analysere og skabe løsninger sammen med lederne. Det kræver mod, men det er også dér, arbejdsglæden ligger, siger Stephan Sandberg-Olesen, afdelingsleder i Sekretariatet, Social, Sundhed & Omsorg i Viborg Kommune.
I Holbæk har administrative fællesskaber på skoleområdet skabt større robusthed, tydeligere opgavefordeling og mere ensartet kvalitet. Og i Aarhus arbejder fællesadministrationen med specialisering og klare instrukser, så lederne ikke står alene med nye krav og systemer.
I Silkeborg Kommunes Sundheds- og Omsorgsafdeling har man organiseret arbejdet med sygefravær anderledes. Her har to administrative medarbejdere en central rolle i at skabe struktur, forberede samtaler, sikre referater og følge op. Erfaringen er, at lederne får bedre mulighed for at være til stede i samtalerne, mens kvaliteten i dokumentation og opfølgning bliver styrket.
- Det handler om, at tingene sker - og at de sker ordentligt. Lederen skal lede, og de administrative medarbejdere skal sørge for, at rammen omkring det fungerer. Det er dér, vi flytter noget, siger Pia Alsgaard, sektionsleder i Silkeborg Kommune.
For Lene Roed, sektorformand i HK Kommunal, viser eksemplerne, at administrative kompetencer spiller en vigtig rolle i den samlede velfærd.
- Når ledere på velfærdsområderne bruger for meget tid på administrative opgaver, går det ud over den tid, de kan bruge på ledelse, faglighed og nærvær. HK-ledere og -medarbejdere skal sørge for at bringe sig selv i spil, så vi sikrer de rette kompetencer til de rette opgaver.
Projektet om velfærdsnær offentlig administration er aftalt mellem HK Kommunal og KL ved OK24. På parternes videnssite Viden På Tværs kan man læse mere om projektet og finde konkrete eksempler fra kommuner, der har organiseret administrationen tættere på opgaven.