Hvornår må vi forstyrre

”Må jeg forstyrre dig et øjeblik?”, spørger en velmenende kollega, mens du sidder og svarer på en hastende mail, og du skal til møde om 12 minutter. Alligevel drejer du kontorstolen væk fra computerskærmen.

Men skal du altid lade dig forstyrre? Er der god skik for, hvornår vi skal afbryde hinanden?

Undersøgelser tyder på, at det tager omkring 23 minutter at komme tilbage på sporet i forhold til at løse en opgave, når vi er blevet forstyrret. Du risikerer at lave flere fejl og din arbejdshukommelse kan kun rumme en vis kapacitet, og hvis du hele tiden bliver forstyrret, kan det give dig stress.

Vi har talt med Line Ullmann, der i mange år har beskæftiget sig med effektivitet, for at klarlægge, hvornår det er ok at forstyrre din kollega, og hvornår det ikke er.

Hvornår er det ikke ok at forstyrre?
Line Ullmann arbejder som facilitator og selvstændig underviser. Når hun underviser, oplister hun altid en række klassiske udfordringer på kontoret. Forstyrrelser er i 9 ud af 10 tilfælde topscoreren.

Hun råder til, at inden du forstyrrer, skal du overveje, om det haster.

- Du kan sagtens have en vigtig information, du vil dele med din kollega, men hvis det ikke haster, kan du samle til bunke, så du i stedet for at afbryde flere gange dagligt gør det én gang på en dag, siger Line Ullmann.

Hvis du har en forespørgsel, behøver du heller ikke altid gå hen til din kollega, siger Line Ullmann, hvis det ikke haster, kan du også bare sende en mail om, hvad det drejer sig om, og hvornår du har brug for svar.

Det kan også være en god idé at tjekke en række ting, inden du prikker din kollega på skulderen.

- Har kollegaen angivet i sin Outlook-kalender om han er ledig, sidder de koncentreret med hovedtelefoner eller et stort skilt på skrivebordet, hvor der står ”FORSTYR IKKE”.

I den ombæring kan I aftale på kontoret, at man ikke forstyrrer, når kollegaer sidder med hovedtelefoner eller en rød lampe lyser på skrivebordet eksempelvis.

Forstyr bare
Det er selvfølgelig også vigtigt at pointere, at i langt de fleste jobs har vi brug for hinandens kompetencer og sparring for at udføre det bedste arbejde, fortæller Line Ullmann.

Line Ullmann kommer derfor her med nogle situationer, hvor du gerne må forstyrre din kollega.

- Det er ok at forstyrre, hvis det brænder – både i overført betydning og bogstaveligt. Hvis det haster, og du har brug at koordinere med en kollega, hvis I eksempelvis skal servicere en kunde.

Derudover kan du også vurdere ud fra din kollega kropssprog, om de er optaget. Hvis de ikke sidder fordybet ved tastaturet, kan du formentlig sagtens tage fat i dem, forklarer Line Ullmann.

Så peger hun på et vigtigt ord i denne sammenhæng – nemlig forventningsafstemning.

- Lav aftaler på din arbejdsplads. Det kan eksempelvis være, at I beslutter jer for, at formiddagen er helliget til fordybelsesarbejde, men eftermiddagen er en ”forstyr-bare-zone”

På den måde, fortæller Line Ullmann, kan I skabe nogle fælles arbejdsrytmer.

- I Sverige har de konceptet Fika, hvor man mødes om formiddagen til kaffe og kage. Der skaber man et rum, hvor du kan vende stort og småt med kollegaer, siger Line Ullmann og fortsætter:

- Vi har ikke noget lignende i Danmark. I stedet bliver pauserne i løbet af dagen og arbejde mere flydende.

Ullmann mener, at man med rette kan skabe nogle fælles pauser i løbet af arbejdsdagen, hvor vi kan forstyrre hinanden.