Tomat-tid kommer fra den såkaldte pomodoro-teknik, hvor du inddeler dit arbejde i korte intervaller. For at tage tid på intervallerne brugte opfinderen af teknikken et tomat-formet minut-ur. Foto: Michael Drost-Hansen.
Har du svært ved at koncentrere dig på arbejdet? Er der hele tiden nogen, der afbryder for at spørge om noget, kører der konstant samtaler i baggrunden, ringer telefonerne, flyder det ind med mails, mens notifikationerne bipper, og nu skal du til møde igen…
Der findes en anden måde at arbejde på. Den hedder ’fokustid’.
Hos Skanderborg Forsyning mellem klokken 9 og 10 om formiddagen er der helt, helt stille.
Alle, der sidder med administration, jura og økonomi har tisset af og hentet kaffe og sidder foran deres skærme og løser opgaver. De, der arbejder ude i driften, løser praktiske opgaver uden at blive forstyrret af telefonopkald fra kollegerne.
Skanderborg Forsyning har flyttet telefontiden for at sikre den fuldstændige ro i fokustiden. Og deres største samarbejdspartner - Skanderborg Kommune - ved også, at man ikke kan fange dem mellem 9 og 10.
Det eneste, der overtrumfer fokustiden, er beredskab på brud på ledninger eller nedbrud af udstyr på renseanlæg.
Ann Thørring Friis er miljøtekniker, fællestillidsrepræsentant og arbejdsmiljørepræsentant og sidder i sikkerheds- og samarbejdsudvalget, som udarbejdede rammerne for fokustiden. Efter at have praktiseret fokustid siden efteråret 2023 er hun rigtig glad for, at de tog den beslutning:
- Jeg er megafan af fokustiden. Jeg er mere effektiv og får rykket hurtigere på småopgaver. Jeg oplever også, at fokustiden til en vis grad kan erstatte behovet for hjemmearbejde, fordi man får noget mere ro her. Vi kører det som 2 x 25 minutter, men jeg kunne faktisk godt tænke mig 25 minutter ekstra, for på halvanden time kunne jeg også få banket større opgaver af, fortæller hun.
Medarbejderne var pressede
Ledelsen besluttede at indføre fokustid for samtlige medarbejdere og chefer, efter at trivselsmålinger havde vist, at medarbejderne følte sig pressede af de mange interne og eksterne møder og koordinering på kryds og tværs af organisationen, hvilket betød, at de ikke havde meget tid og ro til kerneopgaverne.
Hvis medarbejderne har brug for ro ud over fokustiden, kan de også markere det ved at placere den plastic-tomat, som alle har fået udleveret, på deres skrivebord. Er man i tomattid, vil man nødigt forstyrres.
Derudover lyder mailreglerne, at man altid skal have slået notifikationer fra på både telefon og pc, og at man kun må tjekke sine arbejdsmails to gange om dagen.
Og så er der lagt et skema for mødeafholdelse. Alle møder med eksterne skal ligge om eftermiddagen. Kun korte interne koordineringsmøder må ligge før frokost.
- Alt sammen er tiltag for at sikre flere lommer til fordybelse i løbet af dagen. Det har været moderne med så meget fleksibilitet som muligt, men det betyder også, at tingene flyder meget sammen for mange. Så ved at sætte nogle flere rammer op håber vi at kunne skabe mere worklife-balance. Men vi er jo ikke i mål endnu, siger chef for Drift & Projekt, Spildevand, Kristian Hovmand Larsen og fortsætter:
- For eksempel hører vi, at vores driftsfolk har sværere ved at være i fokustiden end de administrative. Tomat-tiden fungerer ikke lige så godt som fokustiden, fordi folk på kontoret har svært ved at lade være med at forstyrre hinanden, når det ikke er en fælles fokustid på samme tidspunkt. Vi har stadig for mange møder, og folk har svært ved at lade være med at tjekke mails mere end to gange om dagen. Men vi er på vej, og når vi nu skal til at evaluere efter de første fire måneder, finder vi ud af, hvad der skal justeres.
Sådan får I tid til at fokusere på jeres arbejde
- Nedsæt et arbejdsudvalg med ledelses- og medarbejderrepræsentanter, der kan sætte rammer for fokustiden.
- Bestem jer for et bestemt tidspunkt - en halv, hel eller halvanden time - hver dag, hvor der skal være ro, og man ikke må forstyrre hinanden. Læg gerne fokustiden om formiddagen, hvor langt de fleste menneskers hjerner er i topform.
- Fokustiden bør gælde for alle medarbejdere for at være mest effektiv. Hjælp hinanden med at respektere den.
- Definer, hvad fokustiden skal bruges til. Lav et inspirationskatalog over, hvilken type opgaver, der egner sig til fokustiden for de forskellige medarbejdertyper i virksomheden.
- Fokustid kan føles udfordrende for medarbejdere i driftsopgaver eller kundeservicefunktioner. Hjælp dem ved at få defineret præcist, hvilke kerneopgaver, de kan løse i fokustiden, og hvordan de ikke forstyrrer andre i virksomheden eller selv undgår at blive forstyrret. Derefter kan I evaluere og justere.
- Prøv det. Bliv enige om, at nu skal alle knuselske det i tre uger eller et par måneder (og holde eventuel skepsis for sig selv).
- I finder med - næsten - garanti ud af, at det virker. Hvis enkelte kolleger har svært ved at finde ud af at bruge fokustiden, kan I hjælpe dem med at udvælge konkrete opgaver til den.
- Suppler gerne fokustiden med flere tiltag for at øge effektivitet og arbejdsglæde. Som at lave rammer for mødeafholdelse (hvor mange møder, hvornår på dagen, hvem skal med, hvordan laver I dagsordener osv.) og brug af mails (hvornår skriver og svarer man på mails, hvor ofte, skal notifikationer slås fra osv.
Pomodoro-teknikken