Whistleblower politik 

Whistleblower-ordningen giver mulighed for at indberette viden om alvorlige forhold.

Ordningen kan benyttes af nuværende og tidligere ansatte i HK MidtVest og fuldtidslønnede valgte i HK MidtVest. 

1. Formål og baggrund

HK MidtVest ønsker en åben virksomhedskultur, hvor alle kan stå frit frem og viderebringe mistanke om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold.

Mistanke om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold skal normalt rapporteres internt. Vi opfordrer til, at de sædvanlige rapporteringskanaler i videst muligt omfang anvendes.

Vi anerkender imidlertid, at der kan forekomme situationer, hvor loyalitetshensyn eller andet kan gøre det vanskeligt at gå videre med oplysninger eller mistanke uden mulighed for fortrolighed eller anonymitet.

Denne politik fastlægger principperne for whistleblowing i HK MidtVest og har til formål at understøtte en kultur, hvor alvorlige overtrædelser og forseelser eller mistanke herom kan blive håndteret hurtigt og på en fortrolig og sikker måde.

På den baggrund og på baggrund af lov om beskyttelse af whistleblowere (lov nr. 1436 af 29. juni 2021 – ”whistleblowerloven”) har vi etableret en whistleblowerordning, der skal sikre, at mistanke kan viderebringes og undersøges, når der er behov for fortrolighed eller anonymitet. Ved fortolkningstvivl skal politikken i videst muligt omfang fortolkes i overensstemmelse med whistleblowerloven.

Formålet med denne whistleblower-politik er at beskrive, hvad ordningen omfatter, hvordan den fungerer, herunder hvordan indberetning kan ske, og hvilke forhold der kan indberettes.

2. Ordningens organisationsmæssige anvendelsesområde

Whistleblowerordningen omfatter HK MidtVest (39072416). 

3. Ordningens personlige anvendelsesområde

Whistleblowere: HK MidtVests whistleblowerordning kan anvendes af:

• a. nuværende og tidligere ansatte i HK MidtVest 

• b. fuldtidslønnede valgte i HK MidtVest

Indberettede: Indberetning under HK MidtVest whistleblowerordning angår mistanke rettet mod enkeltpersoner i HK MidtVest, herunder ansatte, bestyrelsesmedlemmer og valgte, men der kan også indberettes forhold, som ikke kan henføres til en enkelt person eller bestemt person.

Obs! Såfremt indberetningen vedrører krænkende adfærd udført af afdelingens politisk valgte, opfordres der til at benytte sig af klageadgangen beskrevet i HK’s Kodeks for valgte - krænkende handlinger.

Denne klageadgang afskærer dog ikke fra benyttelse af HK MidtVests whistleblowerordning. 

4. Ordningens indholdsmæssige dækningsområde

HK MidtVest whistleblowerordning omfatter viden eller mistanke om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, herunder de overtrædelser af EU-retten, der er beskrevet i whistleblowerlovens § 1, stk. 1, nr. 1. Ordningen omfatter også mistanke om forsøg på de beskrevne forhold.

En udtømmende liste over de forhold, der kan indberettes under ordningen, kan ikke opstilles, men som eksempler kan nævnes:

• a. økonomisk kriminalitet, for eksempel underslæb, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk, involvering i hvidvask og tyveri,

• b. andre strafbare forhold,

• c. grov eller gentagen overtrædelse af anden lovgivning,

• d. afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder, offentligheden eller HK MidtVests samarbejdspartnere,

• e. væsentlige overtrædelser af arbejdssikkerhedsregler,

• f. væsentlige forhold rettet mod medarbejdere, herunder, men ikke begrænset til, vold, diskrimination og psykiske eller seksuelle krænkelser og chikane,

• g. vold, diskrimination, krænkelser eller chikane rettet mod andre end medarbejdere,

• h. uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision,

• i. alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed og

• j. bestræbelser på at skjule ovenstående.

Der kan også indberettes mistanke om forhold, der ligger før etableringen af HK MidtVests whistleblowerordning.

Ordningen omfatter ikke overtrædelser af mindre alvorlig eller bagatelagtig karakter, herunder for eksempel

• k. overtrædelse af regler og principper om forhold af dagligdags karakter, for eksempel om sygefravær, alkohol, brug af kontorartikler med videre.

Ordningen omfatter heller ikke ansættelses- eller arbejdsretlige konflikter, herunder

• l. konflikter og samarbejdsproblemer mellem medarbejdere eller chefer,

• m. utilfredshed med lønforhold eller

• n. øvrige ansættelsesretlige tvister.

De ovenfor i pkt. k - n nævnte forhold indberettes eller håndteres via andre kanaler som beskrevet i pkt. 5.

5. Hvordan indberetter man over forhold uden for ordningen?

Oplysninger eller mistanke om forhold uden for ordningen indberettes gennem de sædvanlige kanaler i HK, for eksempel gennem en leder, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant, HR eller indberetningskanalen i ordningen om ’kodeks for valgte – krænkende handlinger’.

6. Indberetning

Indberetning sker elektronisk via en ekstern whistleblower-portal. Der er adgang til portalen her.

Oplysninger på portalen behandles fortroligt og sikkert. Hvis whistlebloweren har ønsket anonymitet, behandles oplysningerne tillige anonymt.

7. Indberetning til ekstern whistleblowerordning

Visse forhold kan tillige eller alternativt indberettes til en ekstern whistleblowerordning etableret af Datatilsynet og andre offentlige myndigheder efter reglerne i whistleblowerlovens kapitel 4.

Nærmere oplysninger om Datatilsynets ordning kan findes her.

8. Sagsbehandling

Whistleblowerordningen administreres af Lind Advokataktieselskab (”Lind”). Indberetninger modtages, registreres og screenes af Lind uden, at HK MidtVest eller personer hos HK MidtVest involveres.

Hvis whistlebloweren har givet kontaktoplysninger eller muliggjort feedback via whistleblower-portalen, modtager whistlebloweren altid fra Lind en bekræftelse på anmeldelsen. Bekræftelsen gives senest syv dage efter indberetningen.

Indberetninger, der er åbenbart grundløse eller falder uden for ordningen
Viser Linds indledende undersøgelse (screening), at indberetningen falder uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart grundløs, afsluttes behandlingen. I så fald modtager whistlebloweren underretning herom i det omfang, det er muligt. Lind tilbyder whistlebloweren, at de kan videresende underretningen til modtagerne i HK MidtVest, som så vil behandle underretningen via rette kanal.

Opfølgning på klager inden for ordningen
Viser Linds indledende undersøgelse (screening), at indberetningen efter en foreløbig vurdering falder inden for ordningens anvendelsesområde og ikke er åbenbart grundløs, videresender Lind klagen til HK MidtVest. 

Modtagere af indberetninger
HK MidtVest har udpeget kontorchefen og den lokale tillidsrepræsentant som modtager for indberetninger.  

Vedrører en indberetning kontorchefen, videresendes indberetningen i stedet til afdelingsformanden og den lokale arbejdsmiljørepræsentant. Drejer indberetningen sig derimod om de tillidsvalgte, videresendes indberetningen alene til kontorchefen, som derefter selv afgør, om andre skal inddrages.

Indberetning om økonomiske forhold i relation til afdelingsformand/bestyrelse videresendes til afdelingens uafhængige revisor, som vurderer, om den lokale afdelingsbestyrelse skal orienteres.

Ved enhver indberetning vurderer Lind forholdet, og der kan om nødvendigt indhentes bistand fra andre upartiske personer i HK eller hos Lind.

Feedback
Når undersøgelserne er tilendebragte, modtager whistlebloweren feedback på indberetningen. Whistlebloweren modtager under alle omstændigheder feedback senest tre måneder efter bekræftelse på klagens modtagelse.

9. Fortrolighed og anonymitet

Alle medarbejdere hos Lind og hos HK MidtVest, der er involveret i modtagelse, opfølgning, undersøgelse, feedback eller anden håndtering af indberetninger, jf. pkt. 8, er underlagt en strafsanktioneret tavshedspligt i forhold til oplysningerne i indberetningen.

De pågældende må ikke uden whistleblowerens samtykke videregive oplysninger om whistleblowerens identitet eller oplysninger, hvoraf identiteten kan udledes til andre, herunder andre medarbejdere i HK MidtVest, der ikke er omfattet af en tilsvarende tavshedspligt.

Dog kan oplysninger videregives til offentlige myndigheder, hvis det sker for at imødegå overtrædelser eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar.

Whistleblower-portalen muliggør også anonyme anmeldelser og anonym kommunikation med whistlebloweren. Hverken HK MidtVest eller Lind har adgang til digitale spor i form af IP-adresser eller lignende, som er anvendt i forbindelse med indberetninger via portalen.

10. Beskyttelse af whistlebloweren

Whistleblowere er beskyttet efter whistleblowerloven mod sanktioner eller repressalier, der er begrundet i indberetninger. Beskyttelsen forudsætter, at whistlebloweren har rimelig grund til at antage,

• a. at de indberettede oplysninger er korrekte og

• b. at de indberettede forhold er omfattet af whistleblowerloven.

En whistleblower, der udsættes for sanktioner eller repressalier for eksempel i form af ansættelsesretlige konsekvenser, chikane, udstødelse, afbrydelse af samarbejde eller lignende, kan have krav på en godtgørelse efter whistleblowerloven.

Beskyttelsen mod sanktioner eller repressalier gælder ikke indberetninger i ond tro eller indberetning af forkerte oplysninger, hvis whistlebloweren er klar over, at oplysningerne er forkerte.

11. Berørte personers rettigheder

Oplysninger i indberetninger er underlagt tavshedspligt og videregives som udgangspunkt ikke til de personer, der er omtalt i indberetninger. De berørte personer, herunder den eller de personer, en mistanke er rettet mod, kan imidlertid efter omstændighederne have indsigts- og andre rettigheder efter databeskyttelsesreglerne.

12. Opbevaring

Indberetninger opbevares så længe, som det er nødvendigt for, at HK MidtVests whistleblowerordning kan fungere efter sit formål og opfylde de krav, der følger af whistleblowerloven. 

13. Vedtagelse og ikrafttræden

Denne whistleblowerpolitik er vedtaget af VN den 11. oktober 2023. Politikken og whistleblowerordningen træder i kraft den 17. december 2023.

Link til Lov om beskyttelse af whistleblowere (retsinformation.dk)