Måske har din virksomhed allerede et system, som kan registrere medarbejdernes arbejdstid, eller måske har man travlt med at finde det system, som passer til lige jeres behov. For der er kun godt og vel 2 måneder til ”Lov om arbejdstidsregistrering” træder i kraft, og på det tidspunkt skal alle virksomheder have implementeret et tidsregistreringssystem.
- Er du TR på en større virksomhed, vil du typisk blive inddraget i beslutningerne om et tidsregistreringssystem, fx via samarbejdsudvalget. Er du TR i en mindre virksomhed, skal du måske være lidt mere offensiv og spørge til, hvilke løsninger virksomheden overvejer, forklarer Christoffer Marckmann, faglig chef i HK Privat.
- Uanset hvad, er det vigtigt, at du viser, at du spiller aktivt ind, så I finder den bedste løsning til netop jeres virksomhed, tilføjer den faglige chef.
Her får du et overblik over, hvad du bør vide om tidsregistrering
Hvem skal registrere deres arbejdstid?
Alle skal registrere deres arbejdstid fra 1. juli 2024. Der findes nogle ganske få undtagelser, men de er ikke aktuelle for HK Privats medlemmer. Vil din arbejdsgiver undtage nogle medlemmer, skal du straks kontakte din lokale HK-afdeling.
Hvad skal tidsregistreringssystemet kunne?
Loven stiller ingen krav om, hvordan et tidsregistreringssystem skal se ud. Men systemet skal kunne bruges til at registrere medarbejderes komme- og gå-tidspunkter. Dertil kommer, at medarbejderen altid skal have adgang til sine personlige tidsregistreringer.
- Netop komme og gå-tiderne skal sikre, at medarbejdere overholder de bestemmelser, der findes i arbejdstidsloven og arbejdsmiljøloven. Fx hviletid, ret til fridøgn, 48-timersreglen, siger Christoffer Marckmann.
Læs mere om arbejdstidsregler generelt
Tidsregistreringssystemet kan være alt fra et Excel-ark, hvor man som medarbejder skriver sine arbejdstider ind i, en app på telefonen eller et digitalt system på arbejdspladsen, hvor man skanner sig ind eller tilgår via en computer.
Hvad kan tidsregistreringen bruges til?
Lovkravet til tidsregistreringssystemet er, at det skal kunne registrere, hvornår en medarbejder er på arbejde. Loven indeholder ikke bestemmelser om registrering af bestemte timer fx overarbejde, men alene om antallet af arbejdstimer i alt. Her er det vigtigt at bemærke, at loven kun skelner mellem arbejdstid og fritid. Alt, hvad der er arbejdstid, skal registreres uanset om det kun er et kort telefonopkald på en fridag.
Hvad skal en medarbejder bruge tidsregistrering til?
Efter HK Privats opfattelse er tidsregistrering en fordel for medarbejderne. Med loven bliver det mere synligt, hvor mange timer en medarbejder rent faktisk leverer – både for den enkelte og for arbejdsgiveren.
Hvad skal arbejdsgiver bruge tidsregistrering til?
En arbejdsgiver får mulighed for at få et bedre overblik over, hvor mange timer medarbejderne leverer. Og en mulighed for at gribe ind, hvis en medarbejder oparbejder en pukkel af ekstratimer.
Set med HK Privats briller kan en arbejdsgiver ikke længere gemme sig bag, at han eller hun ikke var klar over, at en medarbejder har arbejdet alt for meget.
Er der pligt til at registrere arbejdstiden?
Arbejdsgiver skal stille et system til rådighed, som man kan registrere sin arbejdstid i. Der er efter loven ingen tvang til at bruge systemet, men arbejdsgiver kan bede jer om at bruge systemet. Følger en kollega ikke arbejdsgivers instruks, kan det i værste fald få konsekvenser for ansættelsen.
Arbejdsgiver kan ikke beslutte, at de ansatte ikke skal registrere arbejdstid i virksomheden.
Hvad sker der, hvis en kollega glemmer at registrere sin arbejdstid?
Her i opstartsperioden vil der sikkert være medarbejdere, som glemmer at registrere arbejdstiden. Her kan du som TR være med til skubbe processen godt i gang ved at minde dine kollegerne om, at de skal huske at registrere deres arbejdstid. Spørg eventuelt din arbejdsgiver, om der er nogen, der ikke rigtig har fået registreringen ind under huden.
Hvor længe skal tidsregistreringer gemmes?
Tidsregistreringer skal gemmes i systemet i mindst 5 år. HK Privat anbefaler, at den enkelte gemmer kopier af sine tidsregistreringer et sted som ikke er afhængig af arbejdsgiver. Fx skærmdump eller rapporter fra det digitale system, kopi af dokumenter osv., som printes og gemmes hjemme i skuffen.
For hvis en medarbejder bliver opsagt, og det efterfølgende kommer til en sag, er det afgørende at have dokumentation for arbejdstiden.
Har du spørgsmål til tidsregistrering, er du velkommen til at spørge HK Privats faglig afdeling.
Send en mail på faglig-afdeling@hk.dk. Husk at skrive ”Tidsregistrering” i emnefeltet.