Morten Mandøe, cheføkonom i KL, og Eik Møller, kommunaldirektør i Odense Kommune, talte på Fag og Fremtid 2024 om den moderne administrative medarbejder. Foto: Carsten Bundgaard
De gamle dyder er ikke døde, men det er ikke længere nok at kunne klare sine opgaver til topkarakter, til tiden, til punkt og prikke – og uden fejl.
Korrekt sagsbehandling, god til kommunikation, digitale kompetencer og effektiv administration er stadig vigtigt, men der er kommet noget mere til.
Sådan lød det fra scenen på Fag & Fremtid - HK Kommunals store to-dages konference i Odeon Odense med 500 deltagere fra alle faggrupper.
Temaet denne gang var ”Moderne administration – et nyt mindset”
Et nyt og bredere mindset
Meget firkantet sagt, kan det mindset koges ned til, at den moderne administrative medarbejdere skal kunne kigge ud over sit eget skrivebord.
Nødvendigheden kom med afsæt i cheføkonom i KL, Morten Mandøes oplæg, om det pres som kommuner oplever.
Et pres der kort kan udtrykkes ved, at der skal laves mere for mindre, og der er brug for at alle medarbejdere tænker i, hvordan de kan skabe værdi for hele organisationen via deres viden og relationer.
En konkret udfordring, som stiller nye krav til medarbejdere, er tillidskrisen mellem borger og systemet/myndigheden - blandt andet grundet et øget forventningspres.
Tillidsarbejde kræver opbakning
Den tillidskrise talte Eik Møller, kommunaldirektør i Odense Kommune ind i.
- Det er nødvendigt, at medarbejdere tør træde ind i det nye rum, hvor de møder kritiske borgere. Det er følsomt, men det er nødvendigt at turde gå i dialog med kritiske røster, for det er kun ved at samtale, inddrage og være brobygger, at vi kan skabe tillid mellem system og borger.
Eik Møller understregede dog, at fordi det er så utrygt at træde derind, så kræver det tydelig opbakning fra ledelsen.
Stephan Sandberg-Olesen, HK'er som arbejder med optimering. Foto: Carsten Bundgaard
Udvikling kræver et stillads
En anden på scenen var HK’eren Stephan Sandberg-Olesen, der arbejder med optimering - i første omgang på Regionshospitalet i Viborg og nu i Viborg Kommune
- Det er en rolle, som passer perfekt til HK'erne, fordi vi netop kender en opgave helt ned i dybden og derfor kender arbejdsgangene i detaljer.
Stephan har selv arbejdet med metoden i såkaldte "optimeringsværksteder", hvor man fra ledelsen har besluttet at give en række medarbejdere fri fra driften en dag hver anden uge til bare at tænke i optimering af konkrete opgaver og arbejdsgange.
- Og det er nødvendigt med det stillads eller rammer rundt om udviklings- og optimeringsarbejde, fordi det ellers drukner i drift.
Kompetencer og roller i den moderne administration
* At være værdiskabende. Skal skabe værdi for den enkelte borger, dele viden med andre afdelinger/forvaltninger. Og skabe værdi for hele organisationen.
* At arbejde optimerende. Dvs kunne spotte uhensigtsmæssige arbejdsgange. Se muligheder for digitalisering. Kunne identificere unødvendig bøvl og administration. Herunder at være konstruktiv, innovativ og finde løsninger.
* At turde være kritisk. Sige sin mening ind i organisationen.
* At være inddragende og samskabende.
* At turde være frisat. Altså arbejde uden stramme rammer, regler og retningslinjer.
* At være teknologisk modig. Tør bruge ChatGPT.