I Aalborg løftes AI-kendskab i fællesskab

På Aalborg Universitet er administrativ medarbejder Christine Videbæk (midt), studieadministrativ medarbejder Jamie Pedersen (tv) og teamleder Bo Hvass Pedersen enige om, at det er fornuftigt at lære AI, fordi det gør arbejdet lettere, mere effektivt og mere interessant.

Aalborg Universitet er en af de statslige arbejdspladser, der er langt fremme med AI-opkvalificering af de administrative medarbejdere. Uddannelsesinstitutionen oprettede Center for Administrativ AI (CAAI) i februar 2025 på baggrund af projektet ’AI i Administrationen’.

Centret tilbyder målrettede introkurser og workshops i kunstig intelligens, hvor medarbejderne lærer at integrere AI i deres daglige arbejde. Christine Videbæk, som er ansat i AAU Forskningsservice, er en af de administrative medarbejdere, der har takket ja til at opkvalificere sig inden for AI. Hun har fx været på kursus i, hvordan hun kan bruge Copilot.

LÆS OGSÅ: HK'erne er oplagte som AI-specialister

- Man er ligesom nødt til at holde sig lidt på tæerne for at følge med udviklingen. Har man lyst til det, skal man da gribe muligheden for at opkvalificere sig. Så kan en agentkollega tage nogle af de rutineprægede opgaver, og man selv kan få lov til at lave noget, der er lidt mere udfordrende. Jeg ser AI som et værktøj, som man selvfølgelig skal lære at bruge, siger hun.

Smartere, hurtigere og mere ensartet

Før brugte Christine Videbæk ikke rigtig sprogmodeller som ChatGPT og Copilot i sit arbejde. Nu føler hun sig godt klædt på til det. I dag bruger hun AI-værktøjer til mange slags opgaver. Når hun sender mails ud på engelsk, bruger hun dem til at få teksten formuleret korrekt. Andre gange bruger hun dem til at få idéer til, hvordan hun skal gribe en ny type opgave an.

Senest har hun brugt Copilot, da hun skulle sende en formular ud til kollegerne med tilmelding til et medarbejderseminar. Hun opdagede en smartere måde at gøre det på, fordi hun chattede med Copilot om det.

LÆS OGSÅ: AI er en fælles sag, men der er noget, du skal vide

- Man skal selvfølgelig tjekke, at det, som man får tilbage, er ok. Det er rigtig vigtigt, at man ikke kommer til at bruge AI på en måde, som ikke var hensigten. Hvis man er i tvivl, kan man altid spørge vores it-afdeling. Det er meget trygt, siger hun.

Noget af det første, som hun kastede sig ud i, var at oprette en agent i Copilot, der kunne hjælpe med at lave referater fra afdelingsmøderne. Hun gav den instruktioner om, hvad der skulle med og ikke med, og hvordan hun gerne ville have teksten struktureret. Nu skal hun blot lægge transskriptionen af sine noter ind i agenten og trykke på enter. Og så er referatet klar til gennemlæsning. Resultatet er, at mødereferaterne er blevet mere ensartede, og hun er ikke længere så bekymret for at misse noget i sine noter.

AI-frontløber hjælper kollegerne

Studieadministrativ medarbejder på Institut for Kultur og Kommunikation Jamie Pedersen er typen, der prøver sig frem for at finde ud af, hvad der virker og ikke virker. Jamie har taget onlinekurser i AI-sikkerhed og deltaget i workshops om, hvordan AI specifikt bruges i de administrative arbejdsopgaver.

- Vi kommer ikke uden om, at vi skal begynde at bruge AI noget mere i vores arbejdsopgaver. Jeg vil hellere være vidende omkring det, så jeg kan forholde mig kritisk til det, end at gå ind i det blindt. Det er vigtigt for mig at opkvalificere mig i den viden, som jeg potentielt skal bruge i mine arbejdsopgaver, siger Jamie.

LÆS OGSÅ: Velkommen til mere AI - her er nogle af faldgruberne

Meget af det, som Jamie Pedersen har lært, er selvlært. At man ikke skal stole blindt på AI, og at man altid skal tjekke tingene, er noget, som Jamie vidste i forvejen. Jamie er frontløber og udpeget til AI-repræsentant i sit team, der hjælper kolleger med det. De studieadministrative medarbejdere på instituttet mødes cirka hver tredje uge, hvor de deler viden og idéer til, hvordan AI specifikt kan bruges i arbejdet.

Det sparer en masse arbejde

- Jeg kan godt lide, at det er en fælles opgave, og at vi skal løfte det her sammen. Det var en simpel beslutning for mig at blive AI-repræsentant. Jeg vil gerne sætte mig ind i det og hjælpe mine kolleger, for det er ikke alle, der tager det lige så nemt ind, som jeg har gjort.

Jamie Pedersen har fx kreeret en håndfuld specifikke AI-prompts i Copilot, der hjælper med eksamensplaner. Jamie har lavet en oversigt over studerende og deres vejledere i en skabelon, og på baggrund af den kommer Copilot med et forslag til en eksamensplan inklusive tid til frokost.

LÆS OGSÅ: Plads til mennesket: Digitalisering må ikke blive et spareværktøj

Det føles som en stor hjælp, for det sparer en masse arbejde med at sortere mange oplysninger. Det gør det muligt at fordybe sig lidt mere i andre opgaver og bruge mere tid på kontakten med undervisere og studerende. Nu har Jamie instrueret sit team i, hvordan man kan lave eksamensplaner med Copilot.

Tre instruktionsvideoer er ikke nok

Center for Administrativ AI (CAAI) står for udvikling og implementering af AI‑løsninger, der understøtter det administrative arbejde på en god måde, og udgangspunktet er ikke en spareøvelse. Det blev hurtigt klart, at licenser til AI-platforme ikke kunne stå alene. Det krævede opkvalificering, så medarbejderne kunne lære at bruge de nye værktøjer.

- Folk har rigtig travlt. At sætte sig ind i ny teknologi tager tid. Det vil ikke være særlig rationelt, hvis alle hver især skal bruge tid på at lære at bruge det. Det er noget, som vi skal løfte i fællesskab. Nogle synes, at det er superinteressant, og de forfølger selv mulighederne for at blive dygtige til det. Andre har brug for at blive hjulpet lidt i gang med at få det ind i deres arbejdsgange. Jeg tror ikke, at vi ville være kommet så langt med det, hvis vi bare havde givet dem værktøjerne og tre instruktionsvideoer, siger team- og projektleder Bo Hvass Pedersen.

LÆS OGSÅ: AI-løsninger bør have en stopknap  

Undervisningsforløbene tager udgangspunkt i, hvad de administrative medarbejdere hver især arbejder med, så inden et kursus bliver afholdt, interviewes de om deres opgaver. Da Copilot kom i en udvidet version, skabte det en del bekymringer om sikkerheden, så der blev kørt test i rigtig lang tid, inden medarbejderne kunne få licens og begynde at få undervisning i det. Nu afholdes der løbende workshops i Copilot M365.

En agent til specifikke opgaver

Center for Administrativ AI (CAAI) hjælper også med at lave AI-agenter, der kan løse specifikke opgaver. De administrative medarbejdere i Studieservice får mange henvendelser fra studerende, der spørger om forskellige ting – fx merit. Nu har de fået en AI-agent, som de kopierer det spørgsmål, som den studerende stiller, ind i. Og så laver den et mailsvar på baggrund af den dokumentation, som Aalborg Universitet har liggende.

LÆS OGSÅ: Medarbejderne skal forme AI's rolle

Medarbejderne skal bare tjekke, at svaret er rigtigt. På den måde får de et bedre og hurtigere svar, end hvis de selv skal lede efter det.

Center for Administrativ AI (CAAI) er nu en fast del af Aalborg Universitets indsats for at fremme ansvarlig brug af AI på universitetet. Planen er blandt andet også at lave et opkvalificeringsforløb på tværs af fagligheder i organisationen eksempelvis for studiesekretærer på de enkelte institutter.