Hold den i buksen under møder. En lydløs mobil er en god mobil. Vi guider til god takt og tone med smartphonen.
Hvis du eller dine kolleger er i tvivl om, hvordan du skal bruge mobilen på kontoret, får du her en guide med konkrete råd til at mestre telefonetikette på arbejdspladsen.
Vi har talt med Sanne Udsen økonom og forfatter bl.a. til bogen ”Takt og tone på jobbet”.
Hvis det er første gang, send en sms
33 79 42 18. Du kender ikke nummeret, så du tager dem ikke. Sådan er det for mange, når nummeret er ukendt. Har du ringet forgæves, skal du ikke regne med, at telefonen bliver taget, selv om du forsøger at ringe adskillige gange.
Gå heller ikke ud fra, at den, du ringer til, aflytter sin telefonsvarer. Send i stedet en sms, hvor du fortæller, hvem du er, og hvad du vil.
Lad telefonen ligge på bordet
Bent er i gang med slide 23 i sit PowerPoint-show. Din opmærksomhed har for længst forladt det varme mødelokale. Så i en stille bevægelse tjekker du din telefon for noget underholdning. Det skal du ikke gøre.
Forestil dig, hvis du selv havde ordet, og flere rundt om bordet sad med hovedet ned i deres telefoner. Det er simpelthen dårlig stil.
Læs også: Guide: Hvornår må vi forstyrre hinanden
Lad den være lydløs
Lige som din chef er ved at præsentere årshjulet for næste år, begynder mobilen, du har liggende på bordet i mødelokalet, at ringe. Chefen bliver afbrudt, og alle dine kolleger kigger din vej. Lad din telefon være på lydløs under møder.
Det gælder også sms’er - det virker distraherende for alle parter at lægge øre til notifikationer. Et godt råd er i det hele i taget altid at have telefonen på lydløs, medmindre du er en af de få, der stadig har eget kontor.
Ring indenfor normal arbejdstid
Klokken er slået 17.06. Det kribler i dine fingre for at ringe til din kollega for at vende et problem. Det skal du lige overveje en ekstra gang.
I langt de fleste jobs behøver vi ikke besvare opkald, mails og sms’er uden for almindelig arbejdstid. Undgå derfor at ringe før kl. 8.00 og efter kl. 17.00. Det er til gengæld ok at sende sms’er eller mails, men man kan ikke forvente, at de bliver besvaret før næste dag.
Tal, når du taler
Dingelingeling, dingelingeling. Arbejdstelefonen ringer. Du tager den, men er uoplagt og monoton. Det kan man høre på din stemme. Det er ikke vejen frem. For husk, at din stemme er dit vigtigste værktøj, når du taler i telefon. Du repræsenterer din virksomhed. Så vær nærværende og fokuseret på den, du taler med.
Undgå multitasking, mens du taler i telefon. Det kan let opfattes som uopmærksomhed og manglende respekt, hvis du fx fra hjemmearbejdspladsen er i gang med at folde vasketøj.
Læs også: Sådan retter du op på knas i samarbejdet