1. Formål og baggrund

HK Østjylland ønsker en åben virksomhedskultur, hvor alle kan stå frit frem og viderebringe mistanke om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold.

Mistanke om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold skal normalt rapporteres internt. Vi opfordrer til, at de sædvanlige rapporteringskanaler i videst muligt omfang anvendes.

Vi anerkender imidlertid, at der kan forekomme situationer, hvor loyalitetshensyn eller andet kan gøre det vanskeligt, at gå videre med oplysninger eller mistanke uden mulighed for fortrolighed eller anonymitet.

Denne politik fastlægger principperne for whistleblowing i HK Østjylland og har til formål at understøtte en kultur, hvor alvorlige overtrædelser og forseelser eller mistanke herom kan blive håndteret hurtigt og på en fortrolig og sikker måde.

På den baggrund og på baggrund af lov om beskyttelse af whistleblowere (lov nr. 1436 af 29. juni 2021 – ”whistleblowerloven”) har vi etableret en whistleblowerordning, der skal sikre, at mistanke kan viderebringes og undersøges når der er behov for fortrolighed eller anonymitet. Ved fortolkningstvivl skal politikken i videst muligt omfang fortolkes i overensstemmelse med whistleblowerloven.

Formålet med denne whistleblower-politik er at beskrive, hvad ordningen omfatter, hvordan den fungerer, herunder hvordan indberetning kan ske og hvilke forhold, der kan indberettes.

2. Ordningens organisationsmæssige anvendelsesområde

 

Whistleblowerordningen omfatter HK Østjylland (CVR 31331919).

3. Ordningens personlige anvendelsesområde

Whistleblowere: HK Østjyllands whistleblowerordning kan anvendes af

a. Nuværende og tidligere ansatte i HK Østjylland og

b. Fuldtidslønnede valgte i HK Østjylland

Indberettede: Indberetning under HK Østjyllands whistleblowerordning angår mistanke rettet mod enkeltpersoner i HK Østjylland, herunder ansatte, bestyrelsesmedlemmer og valgte, men der kan også indberettes forhold, som ikke kan henføres til en enkelt person eller bestemt person.

Obs! Såfremt indberetningen vedrører krænkende adfærd udført af afdelingens valgte, henvises der til klageadgangen beskrevet i HK’s Kodeks for valgte – krænkende handlinger

4. Ordningens indholdsmæssige dækningsområde

HK Østjyllands whistleblowerordning omfatter viden eller mistanke om alvorlige lovovertrædelser eller øvrige alvorlige forhold, herunder de overtrædelser af EU-retten, der er beskrevet i whistleblowerlovens § 1, stk. 1, nr. 1. Ordningen omfatter også mistanke om forsøg på de beskrevne forhold.

En udtømmende liste over de forhold der kan indberettes under ordningen, kan ikke opstilles, men som eksempler kan nævnes:

a. økonomisk kriminalitet, f.eks. underslæb, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk, involvering i hvidvask og tyveri,

b. andre strafbare forhold,

c. grov eller gentagen overtrædelse af anden lovgivning,

d. afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger til offentlige myndigheder, offentligheden eller HK Østjyllands samarbejdspartnere,

e. væsentlige overtrædelser af arbejdssikkerhedsregler,

f. væsentlige forhold rettet mod medarbejdere, herunder, men ikke begrænset til, vold, diskrimination og psykiske eller seksuelle krænkelser og chikane,

g. vold, diskrimination, krænkelser eller chikane rettet mod andre end medarbejdere,

h. uregelmæssigheder vedrørende regnskabsføring og revision,

i. alvorlige trusler mod miljø, sundhed og sikkerhed og

j. bestræbelser på at skjule ovenstående.

Der kan også indberettes mistanke om forhold, der ligger før etableringen af HK Østjyllands whistleblowerordning.

Ordningen omfatter ikke overtrædelser af mindre alvorlig eller bagatelagtig karakter, herunder f.eks.

k. overtrædelse af regler og principper om forhold af dagligdags karakter, f.eks. om sygefravær, alkohol, brug af kontorartikler m.v.

Ordningen omfatter heller ikke ansættelses- eller arbejdsretlige konflikter, herunder

l. konflikter og samarbejdsproblemer mellem medarbejdere eller chefer,

m. utilfredshed med lønforhold eller

n. øvrige ansættelsesretlige tvister.

De ovenfor i pkt. k - n nævnte forhold indberettes eller håndteres via andre kanaler som beskrevet i pkt. 5.

5. Hvordan indberetter man over forhold uden for ordningen?

Oplysninger eller mistanke om forhold uden for ordningen indberettes gennem de sædvanlige kanaler i HK, f.eks. gennem en leder, tillidsrepræsentant, arbejdsmiljørepræsentant, HR eller indberetningskanalen i ordningen om ’kodeks for valgte – krænkende handlinger’.

6. Indberetning

Indberetning sker elektronisk via en ekstern whistleblower-portal.

Der er adgang til portalen her.

Oplysninger på portalen behandles fortroligt og sikkert. Hvis whistlebloweren har ønsket anonymitet behandles oplysningerne tillige anonymt.

7. Indberetning til ekstern whistleblowerordning

Visse forhold kan tillige eller alternativt indberettes til en ekstern whistleblowerordning etableret af Datatilsynet og andre offentlige myndigheder efter reglerne i whistleblowerlovens kapitel 4. Nærmere oplysninger om Datatilsynets ordning kan findes på hjemmesiden Den nationale Whistleblowerordning

8. Sagsbehandling

Modtagelse
Whistleblowerordningen administreres af Lind Advokataktieselskab (”Lind”). Indberetninger modtages, registreres og screenes af Lind uden at HK Østjylland eller personer hos HK Østjylland involveres.

Hvis whistlebloweren har givet kontaktoplysninger eller muliggjort feedback via whistleblower-portalen modtager whistlebloweren altid fra Lind en bekræftelse på anmeldelsen. Bekræftelsen gives senest 7 dage efter indberetningen.

Indledende undersøgelse
Alle indberetninger screenes omhyggeligt.

Indberetninger, der er åbenbart grundløse eller falder uden for ordningen
Viser Linds indledende undersøgelse (screening) at indberetningen falder uden for whistleblowerordningens anvendelsesområde eller er åbenbart grundløs afsluttes behandlingen. I så fald modtager whistlebloweren underretning herom i det omfang det er muligt. Lind tilbyder whistlebloweren at de kan videresende underretningen til modtagerne i HK Østjylland som så vil behandle underretningen via rette kanal.

Opfølgning på klager inden for ordningen
Viser Linds indledende undersøgelse (screening), at indberetningen efter en foreløbig vurdering falder inden for ordningens anvendelsesområde og ikke er åbenbart grundløs videresender Lind klagen til HK Østjylland.

HK Østjylland har udpeget kontorchefen og den lokale tillidsrepræsentant som modtager for indberetninger. Drejer indberetningen sig om Kontorchefen, videresendes klagen i stedet til afdelingsformanden og den lokale arbejdsmiljørepræsentant. Drejer indberetningen sig om tillidsrepræsentanten, videresendes klagen til kontorchefen og tillidsrepræsentantens lokale arbejdsmiljørepræsentant. Indberetning om økonomiske forhold, som både relaterer sig til kontorchefen og afdelingsbestyrelsen, videresendes til afdelingens uafhængige revisor. Ved enhver indberetning vurderer Lind forholdet og der kan om nødvendigt indhentes bistand fra andre upartiske personer i HK eller hos Lind.

Feedback
Når undersøgelserne er tilendebragt modtager whistlebloweren feedback på indberetningen.

Whistlebloweren modtager under alle omstændigheder feedback senest 3 måneder efter bekræftelse på klagens modtagelse.

9. Fortrolighed og anonymitet

Alle medarbejdere hos Lind og hos HK Østjylland, der er involveret i modtagelse, opfølgning, undersøgelse, feedback eller anden håndtering af indberetninger, jf. pkt. 8, er underlagt en strafsanktioneret tavshedspligt i forhold til oplysningerne i indberetningen. De pågældende må ikke uden whistleblowerens samtykke videregive oplysninger om whistleblowerens identitet eller oplysninger hvoraf identiteten kan udledes til andre, herunder andre medarbejdere i HK Østjylland, der ikke er omfattet af en tilsvarende tavshedspligt.

Dog kan oplysninger videregives til offentlige myndigheder, hvis det sker for at imødegå overtrædelser eller med henblik på at sikre berørte personers ret til et forsvar.

Whistleblower-portalen muliggør også anonyme anmeldelser og anonym kommunikation med whistlebloweren. Hverken HK Østjylland eller Lind har adgang til digitale spor i form af IP-adresser eller lignende, som er anvendt i forbindelse med indberetninger via portalen.

10. Beskyttelse af whistlebloweren

Whistleblowere er beskyttet efter whistleblowerloven mod sanktioner eller repressalier, der er begrundet i indberetninger. Beskyttelsen forudsætter, at whistlebloweren har rimelig grund til at antage,

a. at de indberettede oplysninger er korrekte og

b. at de indberettede forhold er omfattet af whistleblowerloven.

En whistleblower, der udsættes for sanktioner eller repressalier, f.eks. i form af ansættelsesretlige konsekvenser, chikane, udstødelse, afbrydelse af samarbejde eller lignende kan have krav på en godtgørelse efter whistleblowerloven.

Beskyttelsen mod sanktioner eller repressalier gælder ikke indberetninger i ond tro eller indberetning af forkerte oplysninger, hvis whistlebloweren er klar over at oplysningerne er forkerte.

11. Berørte personers rettigheder

Oplysninger i indberetninger er underlagt tavshedspligt og videregives som udgangspunkt ikke til de personer, der er omtalt i indberetninger. De berørte personer, herunder den eller de personer, en mistanke er rettet mod, kan imidlertid efter omstændighederne have indsigts- og andre rettigheder efter databeskyttelsesreglerne.

12. Opbevaring

Indberetninger opbevares så længe, som det er nødvendigt for at HK Østjyllands whistleblowerordning kan fungere efter sit formål og opfylde de krav, der følger af whistleblowerloven.

13. Vedtagelse og ikrafttræden

Denne whistleblowerpolitik er vedtaget af SU den 25. september 2023. Politikken og whistleblowerordningen træder i kraft den 17. december 2023.


Link til Lov om beskyttelse af whistleblowere (retsinformation.dk)