En mødeleder, der kan fokus på dagsordenen og samle op på beslutninger, er opskriften på et godt møde, Foto: Colourbox
Møder, der starter for sent. Der mangler dagsorden eller vedkommende indhold. Hvor alle taler i munden på hinanden, eller enkelte personer dominerer for meget. Og som ender uden beslutninger og resultater. Den slags møder hænger HK’erne langt ud af halsen. Det viser en ny survey, HK/Privat har lavet blandt 350 medlemmer, der abonnerer på HK/Privats nyhedsbrev.
Otte ud af ti bruger hver uge flere timer på faste møder, men de fleste føler, en del af møderne er spild af tid. Dette billede genkender de to eksperter i mødeledelse, Ib Ravn, lektor og ph.d. ved Dansk Institut for Pædagogik og Uddannelse og Erik Juul, partner i Uddannelseskompagniet, der underviser i mødeledelse.
- Der er ingen, der bryder sig om møder, der er kedelige, rodede og ikke fører til noget. Og når folk kører sur i møder, er det oftest, fordi der mangler mødeledelse, siger Erik Juul.
Vi er blevet bedre til møder
Men faktisk mener både han og Ib Ravn, at det går den rette vej med den danske mødekultur.
- Jeg mener helt klart, vores mødekultur er blevet bedre. Der er rigtig meget opmærksomhed omkring det på mange arbejdspladser. Men vi husker bare bedst de møder, hvor vi har en svag mødeleder, mødet starter for sent eller på anden måde kører af sporet, siger Erik Juul.
Ib Ravn mener heller ikke, vi er ved at drukne i møder, som man ofte kan få et indtryk af.
- Mange mennesker har en personlig oplevelse af at gå til flere møder. Men det skyldes nok nærmere, at man med årene får mere ansvar og er med i flere projekter på tværs, end det skyldes, at vi generelt holder flere møder, siger Ib Ravn og forklarer, at vores mødekultur egentlig ikke har forandret sig meget de sidste årtier. Siden 70’erne og især op gennem 80’erne og 90’erne har vi haft en meget demokratisk mødekultur, fordi vi har fået mere projektarbejde og fokus på den moderne, lyttende leder. Og både ledere og medarbejdere er i mange år blevet sendt på kurser i mødeledelse og god mødekultur.
Møder kræver konstant øvelse
Men hvis mødefrekvensen ikke er steget, mødekulturen generelt er blevet bedre, og mange har mødeledelses-kurser i bagagen, hvorfor kan HK’erne så blive ved med at liste ting op, som går galt til deres daglige eller ugentlige møder på arbejdspladsen?
- Der tales stadig ofte for meget og af for lav kvalitet, og det fører ikke noget sted hen. Til nogle møder skal alle høres, og der er mange gentagelser. Og til andre møder er det en leder, der taler for meget om for mange ting, der ikke er relevante for alle, siger Ib Ravn.
Og Erik Juul supplerer:
- Man kan ikke løbe 5 km og være i form resten af livet. Sådan er det også med at få skabt en god mødekultur. Mødeledelse har mange værktøjer, som hele tiden skal pudses og slibes, siger han.
Mødefacilitatoren løser det hele
Ifølge Ib Ravn og Erik Juul kræver det dog faktisk ikke så meget at sikre gode rammer for et møde, som man skulle tro. Faktisk mener de begge, at én person kan løse det hele: En mødefacilitator.
- Hvis man til hvert møde udpeger en facilitator, behøver man faktisk ikke andet. Mødefacilitatoren er den, der siger: Skal vi ikke i gang? Er vi enige om det her? Hvem handler på det? Man sørger kort sagt for at dirigere trafikken og får venligt folk til at parkere de emner, der er ved at køre mødet af sporet, siger Ib Ravn.
Erik Juul er helt enig.
- Det skal være en, der er skarp på at lytte, stille de gode spørgsmål og samle op undervejs. Og vedkommende skal have mandat til på en kærlig måde at stoppe folks talestrøm, hvis noget kører i ring eller går ud over dagsordenen, understreger han.
3 måder at hjælpe en svag mødeleder på
2. Under mødet med den svage mødeleder kan du forsøge at hjælpe med at holde dagsorden og fokus ved at stille venlige spørgsmål: Vi har en interessant diskussion her, men er vi ikke ved at lande et andet sted?
3. Bidrag konstruktivt til diskussionen på mødet, selv om du ikke synes, mødelederen fungerer. Du hjælper ikke nogen - heller ikke dig selv - ved at vende det hvide ud af øjnene eller selv forsøge at kapre dagsordenen.
NB: Ovenstående tre råd kan også bruges, hvis det er din chef, der igen og igen viser sig som en dårlig mødeleder. Men så skal du selvfølgelig gå endnu mere forsigtigt til værks. Du kan også vælge at gå gennem din TR eller en anden chef i virksomheden, som har autoritet til at foreslå, at din chef udpeger en anden til at være mødefacilitator i stedet for selv at lede møder.
Kilder: Ib Ravn, Erik Juul og ”Bedre møder gennem facilitering” af Ib Ravn og lederweb.dk.
Hvornår skal der skrive referat
Forsker i mødekultur Ib Ravn :
Til politiske og udvalgsmøder er referater nødvendige, men ikke til ordinære afdelings- eller projektmøder. Ingen gider skrive eller læse dem. Tages der undervejs på et møde beslutninger om, hvem der skal gøre hvad, skal den enkelte skrive det ned i sin kalender. Opstår der efterfølgende tvivl om mange ting, kan man selvfølgelig være nødt til at lave helt korte beslutnings- eller opgavelister.
Underviser i mødeledelse Erik Juul:
Et referat kan ofte være et godt værktøj. Så alle er helt med på, hvad der er sket undervejs, og hvad der er blevet besluttet. Det er nemt at lave, hvis mødeleder undervejs har styret diskussionen med plancher med dagsordenspunkterne og har synliggjort idéer, forslag og beslutninger.