Illustration af aktindsigt

Når man ser på strømmen af udtalelser fra blandt andre Ankestyrelsen, er det tydeligt, at sager om aktindsigt i personalesager i det offentlige fylder meget. Og at dømme ud fra afgørelserne i Ankestyrelsen ender rigtig mange sager med, at styrelsen underkender myndighedens forsøg på at undgå offentlighed i oplysninger om personalet.

Henrik Gammelholm, juridisk konsulent i HK Kommunal, oplyser, at der dog gælder et vigtigt princip omkring information til den medarbejder, der søges aktindsigt i.

- Den pågældende medarbejder skal altid informeres om, at der er søgt aktindsigt i oplysninger om vedkommende. Ligesom det skal oplyses, hvem der søger. Og hvis der gives aktindsigt, så skal den ansatte orienteres om, hvilke oplysninger, der er udleveret, påpeger Henrik Gammelholm.

det må offentligheden få at vide

Henrik Gammelholm fastslår videre, at oplysningerne som udgangspunkt skal gives – med mindre der er tale om åbenlys chikane.

- Men det skal være konkret truende eller meget chikanøs adfærd. Både Ankestyrelsen og Ombudsmanden har flere gange pointeret, at det ikke er nok, at det bare er ubehageligt at blive udstillet i offentligheden, siger Henrik Gammelholm, der i den følgende tekst udlægger, hvad offentligheden ifølge offentlighedsloven samt Ankestyrelsens og Ombudsmandens afgørelser har ret til at vide om menige medarbejdere og ledere i det offentlige.

Navn og kontaktoplysninger
Navne på medarbejdere skal udleveres, blandt andet for at offentligheden kan kontrollere inhabilitet. Som udgangspunkt kan arbejdsmæssige kontaktoplysninger som telefonnummer og e-mails heller ikke undtages.
ANsættelse, stilling og arbejdsopgaver
Oplysninger om selve ansættelsen er også offentlige. Det handler f.eks. om ansættelsestidspunkt, periode samt hvilken stilling og hvilke arbejdsopgaver, man har eller har haft tidligere i organisationen. I konkrete sager skal myndigheden oplyse, hvem der arbejder med en given sag, altså med navnet på sagsbehandleren, projektansvarlige eller lignende.
Uddannelse, kurser og rejseaktivitet 
Offentligheden har krav på at vide, hvilken uddannelse du har, ligesom oplysninger om efteruddannelse og kurser også skal gives – dog ikke eksamenskarakterer. Tjenesterejser – rejsemål, indhold, udgifter til rejsen med videre – er også offentlige oplysninger.
Løn
Der er offentlighed omkring offentligt ansattes lønmæssige forhold. Begrebet lønmæssige forhold omfatter grundlønnen, merarbejdsvederlag, kvalifikations- og funktionsløn, særlige tillæg og pension.
Fratrædelser, advarsler og andre saktioner

Der er kun offentlighed i en personalesag om ansættelsesmæssige sanktioner (advarsler eller derover), når man kommer op på et vist chefniveau, typisk fra kontorchef/afdelingschef – og kun to år frem efter sanktionen. Retten til offentlighed gælder også selve begrundelsen for sanktionen.

Ifølge helt nye afgørelser fra Ankestyrelsen er selv teamlederes fratrædelsesgodtgørelse omfattet af offentlighed, også selvom de kun har fem til seks ansatte under sig.

Tjenstlige samtaler, påtaler og henstillinger er ikke omfattet af offentlighedsloven.

Oplysninger om den øverste ledelseskontrakt

Hvis en topleder har en kontrakt, hvor der er knyttet en række målsætninger for organisationen (ikke personlige målsætninger) til samt resultatløn herefter, er disse målsætninger og aflønningen heraf omfattet af offentlighedsloven. Det er alene selve bestemmelsen/kontrakten – ikke dokumenter om, hvorvidt målsætningerne er opfyldt.

Trivsels- og arbejdsmiljøundersøgelser

Disse oplysninger går ikke på den enkelte, men det er alligevel overraskede for mange, at der er offentlighed omkring APV og trivselsundersøgelser på arbejdspladsen – hvis de er lavet og udført eksternt, f.eks. af et eksternt konsulentfirma.

Hvis egen HR-afdeling gennemfører undersøgelsen, er det et internt dokument og dermed ikke omfattet. At HR-afdelingen i samarbejde med den eksterne konsulent har været med i udarbejdelsen af undersøgelsen ændrer ikke på, at undersøgelsen er offentlig.

Ankestyrelsen har netop behandlet en sag fra Aabenraa Kommune, hvor kommunen ikke ville udlevere konkrete ledermålinger. Her siger Ankestyrelsen, at disse er omfattet af aktindsigt – med mindre de indgår i en personalesag, eller at kommunen kan sandsynliggøre, at kommunens eller de pågældendes interesse lider væsentlig skade.

Din sygedagpengesag

Der kan også være offentlighed i en sag efter forvaltningsloven. Det gælder f.eks. i sygedagpengesager, hvor din arbejdsgiver betragtes som part i sagen.

Reglerne blev dog strammet op sidste år, så en arbejdsgiver ikke som udgangspunkt har aktindsigt i helbredsmæssige oplysninger, men at der kan være situationer, f.eks. ved stop af refusion, hvor arbejdsgiveren alligevel kan få det – af hensyn til myndighedens økonomiske interesser.

Der er ikke aktindsigt i ...
  • Kalendere
  • Ansøgninger
  • Forfremmelser og lignende.

 

FAGLIG  TIL DAGLIG

Faglig til daglig er en artikelserie, hvor du får nyttig og brugbar viden om administration, forvaltning, digitalisering og sagsbehandling. Så er du sikker på, at du er up to date med regler og tendenser i den offentlige forvaltning. Har du idéer til emner vi kan tage op, så skriv til journalist Mogens Jepsen på mogens.jepsen@hk.dk.