HK’ere på overarbejde for at rydde op i tidskaos

De mange fejl har gjort at tidsregistreringsopgaven med det nye system er blevet betydelig større end med det gamle system. Altså det direkte modsatte end intentionen, siger Tina Tingberg. Foto: Lars Horn/ Baghuset.

Den nye departementschef fik klar besked på sit første møde i efteråret med HK Stat og de andre faglige organisationer. Forsvarsministeriets fejlagtige fortolkning af arbejdstidsregler for civilt ansatte og mangelfulde tidsregistrering måtte bringes i orden. Og det med tilbagevirkende kraft. Det er helt uholdbart, at mere end 2.000 medarbejdere ikke kender deres tidsregnskab, lød budskabet.

LÆS OGSÅ: Forsvaret beklager kaos i tidsregistrering

Og selvom den nye ’DC’ i Forsvarsministeriet, Morten Bæk, har nok af hastesager på sit bord, kvitterede han ved at love at se på sagen, fortæller Tina Pihl Tingberg, der som formand for HK Forsvarets Landsklub har kæmpet for at få ryddet op i problemerne, siden Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS) nye forvaltningsregler blev kendt, før det nye system blev taget i brug i oktober 2019.

Fravalgte høring hos organisationer

I 2014 bestilte Forsvarsministeriet et nyt it-system til at styre blandt andet arbejdstid og løntillæg for alle ansatte. Projektet blev påbegyndt i juni 2014 til et budget på 39,7 millioner kroner, men har siden været forsinket og sat på pause efter kritik og et såkaldt rødt lys fra Statens IT-råd. Totaludgiften er ifølge DR steget til 103 millioner kroner.

Med det nye system ændrede Forsvarsministeriets Personalestyrelse (FPS) samtidig i den måde, man opgør medarbejdernes tid på. Det skete uden at sende den nye fortolkning i høring, så HK Stat og andre fagforeninger kunne kommentere på de mange ændringer i forvaltningsgrundlaget. Og det blev dyrt, mener Tina Tingberg.

- FPS valgte med ét at gøre op med den måde, de selv har fortolket reglerne i 20 år, og den måde, som reglerne bliver tolket i resten af staten. I stedet fik vi pludselig et nyt system, hvor de stiller medarbejderne ringere og ikke respekterer de arbejdstidsregler, som vi har i vores overenskomst, og som bliver indgået via lokalaftaler som fx flekstid, forklarer hun.

Tidligere forsvarsminister Claus Hjort Fredriksen (V) skrev i 2018 i et svar til Folketingets Finansudvalg, at merudgifterne skyldes de mange ændringer i projektet, og at

’Kompleksiteten i det forvaltningsmæssige grundlag (arbejdstidsreglerne) har vist sig at være væsentligt større end først antaget, hvilket medfører en forøget kompleks teknisk løsning’. 

- Hvis de havde spurgt os, kunne vi godt have fortalt dem, at det var en dårlig idé at betale IBM for at udvikle det system, før uenighederne om reglerne var afklaret, siger Tina Tingberg til HK Statbladet.

Gennem det meste af 2020 var to danske EH-101 Merlin-helikoptere og cirka 70 soldater og støttepersonel udsendt til Mali for at støtte den franske Operation Barkhane. Kurser, rejser og forberedelse af materiel til udsendelser giver overarbejde, som det nye tidssystem ikke kan håndtere. - På den måde straffer man de medarbejdere, som gør en ekstra indsats, siger Allan Jensen, der er formand for FLO - Forsvarsarbejdernes Landsorganisation. Foto: Forsvarsgalleriet.

Så snart de første tidsopgørelser i februar 2020 blev sendt ud til Forsvarets medarbejdere, bad organisationerne FLO, HK Stat/OAO Forsvar og CS derfor om et møde med FPS, fortæller hun. Budskabet var klart: Den nye måde, Forsvaret foretog beregningerne på, strider klart imod aftalerne om arbejdstid.

Efter en længere faglig udveksling måtte FPS i sensommeren 2020 erkende, at 2.300 medarbejdere i Forsvaret med flekstidsaftaler, kan være blevet snydt for både overarbejdsbetaling og deres optjente frihed siden oktober 2019.

HK Statbladet har bedt Forsvarsministeriets Personalestyrelse om et svar på kritikken. FPS har ikke ønsket at stille op til interview, men har sendt et skriftligt svar.

'Da vi satte tidsstyringssystemet op, var vi af den opfattelse, at havde man inden for en normperiode præsteret tidsmæssigt mindre end normen, kunne man ikke inden for samme periode oppebære merarbejde. Det har vist sig at være forkert, og vi står derfor foran en stor, bagudrettet oprydning. Vi beklager oprigtigt de gener, som det medfører for tidsadministratorer og medarbejdere. Det er vores vurdering, at det ikke er store beløb, det handler om, men lønnen skal selvfølgelig være korrekt. Hvis en medarbejder oplever, at vi skylder et større beløb som følge af flekstidsberegningen, håndterer vi det konkret,' lyder det fra FPS.

FPS skubber opgaven ud

Derfor er et kæmpe oprydningsarbejde nu i gang med at gennemgå 2.300 medarbejderes tidsregistrering tilbage til oktober 2019. HK Stat har løbende møder med FPS og på et møde i november lovede arbejdsgiverne, at de vil være færdige med at rydde op inden udgangen af februar, fortæller faglig konsulent i HK Stat Laila Klausen, der følger sagen sammen med HK Forsvarets Landsklub.

Men det kommer de slet ikke i nærheden af at nå, siger Tina Tingberg. Oprydningsarbejdet er først begyndt her i starten af 2021 og forventes ikke at kunne være færdigt før omkring sommerferien, fortæller hun.

- Desværre har vi ikke set, at FPS har ansat flere folk til at klare opgaven. Opgaven med at gennemgå og rette medarbejdernes tidsregistrering er skubbet ud til de respektive myndigheders administrative medarbejdere, som arbejder med tidsregistrering, såkaldte TAM’er. De har fået denne ekstra opgave oveni det daglige arbejde med tidsregistrering, fortæller Tina Tingberg.

Medarbejdere sparet væk – men ingen effektivisering

Udover oprydningen har TAM’erne også fået ekstra arbejde i forbindelse med alle fremtidige registreringer, fordi det nye system stadig ikke er blevet rettet af FPS, fortæller hun.

- De mange fejl har gjort, at tidsregistreringsopgaven med det nye system er blevet betydelig større end med det gamle system. Altså det direkte modsatte end intentionen ved indførelsen. Opgaverne er blevet flere, mens antallet af TAM’er er blevet skåret ned flere steder, siger Tina Tingberg.

Allerede i 2018 skrev IT-mediet Version2, at Forsvarsministeriets It-projekt til tidsstyring ”leverer ingen effektivisering, men medarbejdere er sparet væk”.

’Årsværksbesparelserne er realiseret via reduceringer af antallet af medarbejdere i FSP, hvorfor der er et stort behov for at få implementeret projekt Tidsstyring og derigennem sikre det nødvendige kvalitetsløft,’ stod der i den opdaterede projektinitieringsdokumentation (PID), som Version2 havde fået aktindsigt i.

Stor arbejdsbelastning for alle

Tina Tingberg selv arbejder ved Vedligeholdelsesområde Aalborg, som er en del af Forsvarets Vedligeholdelsestjeneste (FVT), er der afsat en medarbejder på fuld tid til at rydde op i de gamle registreringer tilbage til oktober 2019, mens en anden medarbejder er taget fra de daglige opgaver, for at håndtere den daglige drift af tidsregistreringen. Derudover er de øvrige administrative medarbejdere blevet bedt om at hjælpe til, når de kan, fortæller hun.

- Det giver en ekstra stor arbejdsbelastning for alle i administrationen. Det samme gælder ved alle de andre vedligeholdelsesområder under FVT samt i staben i Brabrand, så det er en meget stor opgave, som FPS har overladt til den enkelte myndighed at rette op på.

Gennem det meste af 2020 var to danske EH-101 Merlin-helikoptere og cirka 70 soldater og støttepersonel udsendt til Mali for at støtte den franske Operation Barkhane.

En international mission giver ekstra arbejde til Forsvarets mekanikere før, under og efter. Og kurser, rejser og netop forberedelse af materiel til udsendelser giver overarbejde, som det nye tidssystem ikke kan håndtere, forklarer Allan Jensen, der er formand for FLO, der organiserer håndværkere og mekanikere i Forsvaret.  

- På den måde straffer man de medarbejdere, som gør en ekstra indsats, siger Allan Jensen.

FPS svarer, at siden 1. januar 2021 er medarbejdere på flekstid blevet tilskrevet de korrekte registreringer med hjælp fra tidsadministratorerne.

'Men selve kodningen i tidsstyringssystemet forventer vi først vil være klar i 2. kvartal 2021. Den bagudrettede oprydning indebærer, at de lokale tidsadministratorer gennemgår ca. 2.300 ansattes flekstidsansattes arbejdstid, så vi kan justere eventuelle differencer. Det vil desværre tage tid ved de lokale tidsadministratorer, men de vil gøre det hurtigst muligt, afhængigt af hvor travlt de har med andre presserende opgaver', lyder det fra FPS.

Lang tid, før tillid er genoprettet

Tina Tingberg oplyser, at der har været tale om at ansætte ekstra medarbejdere ved vedligeholdelsestjenesten i en tidsbegrænset periode, men så skal de jo have kendskab til det nye tidsregistreringssystem, og dem findes der ikke mange af ude på det civile arbejdsmarked, siger hun.

- Måden, denne sag er grebet an på af FPS, er dybt utilfredsstillende, og jeg hører næsten dagligt medarbejdere, som udtrykker deres utilfredshed med tidsregistreringen. De er helt holdt op med at stole på systemet, og det kommer til at tage længe, før denne tillid er genetableret, siger Tina Tingberg.