Kolleger udvikler robotter til corona-udgifter

Personalekonsulenterne Georg Torun og Luise Ingholt har været glade for at være med fra starten og tænke i effektive løsninger på et problem, som de selv har stået med.
Fotograf: Tom Ingvardsen

Det startede med et enormt problem, men endte med en genial løsning.

Det er den enkle opskrift, der ligger bag en ny digital løsning, som HK’erne Luise Ingholt og Georg Torun har været med til at kickstarte i Furesø Kommune.

Sammen med teknikeren Magnus Skou Andersen fra kommunens økonomiafdeling har de to personalekonsulenter udviklet to nye robotter, som kan bogføre udgifter, der har med corona-relateret fravær blandt kommunens ansatte at gøre.

En opfindelse, som har speedet processen bag bogføringen gevaldigt op, og derved frikøbt flere ressourcer hos kollega-makkerparret.

Sagerne hobede sig op

Begge arbejder til dagligt i kommunens personaleafdeling, og begge er vant til at skulle sidde med opgaver som bogføring og refusionssager. Men da corona-epidemien ramte for alvor, hobede opgaverne sig op. Pludselig skulle alt sygefravær, som var relateret til corona, også bogføres, så ledere rundt omkring på kommunens arbejdspladser kunne få refunderet udgifterne.

- Og det var vores system slet ikke gearet til på det tidspunkt, fortæller Luise Ingholt.

Konkret kunne systemet ikke skelne mellem almindeligt sygefravær fra corona-relateret sygefravær. Så hver gang en lærer for eksempel vågnede med coronasymptomer og ikke kunne møde på arbejde, ville det kræve, at fraværet og refusionerne heraf skulle tastes ind manuelt af medarbejderne i personaleafdelingen.

En proces, der både var bøvlet og meget tidskrævende.

- Vi kunne se, at det ville tage en del tid fra vores andre arbejdsopgaver, hvis vi manuelt skulle registrere og fordele de mange hundrede udgifter fra corona. Så vi besluttede os for at gå til vores leder for at spørge, hvad vi kunne stille op, fortæller Georg Torun.

Robotterne kommer

Løsningen faldt på en enkel, men effektiv robotteknologi, som de to kolleger sammen skulle stå i spidsen for at udvikle. Med deres erfaring om bogføring og kommunens system kunne de bidrage med den viden, der var nødvendig, for at projektet kunne lykkes.

Ingen af dem havde ellers tidligere haft erfaring med at arbejde med robotteknologi.

- Vi kender systemet og er vant til at udføre denne type af opgave, men vores viden om det tekniske bag sådan en robot er meget begrænset. Det var så vores rolle at hjælpe med at forme robotten, så den bedst muligt blev tilpasset netop de opgaver, som vi skal løse, fortæller Georg Torun.

Derfor var det altafgørende at få Magnus Skou Andersen med ind i teamet. Han havde den tekniske ekspertise og kunne ud fra Luise Ingholts og Georg Toruns guiden programmere robotten, så den efterlignede deres arbejdsgange så præcist som muligt.

Der skulle dog flere afprøvninger, testforsøg og tekniske justeringer til, før de nåede i mål med projektet.

- Vi ville gerne undgå at få en masse fejlmeldinger, og vi kunne se, at den ene robot i nogle tilfælde havde svært ved at registrere, om refusionerne var blevet indtastet flere gange, fortæller Luise Ingholt.

Men efter nogle ugers arbejde stod de klar til brug – robotterne.

- Processen tog ikke lang tid, men den var meget interessant at være en del af, fordi vi netop har været med fra starten og hele tiden har skulle tænke i effektive løsninger på et problem, som vi selv havde stået med, siger Luise Ingholt.

Meget få fejlmeldinger

I virkeligheden er der ikke tale om robotter, men såkaldte RPA’er (Rapid Processing Automation). De kan helt enkelt betegnes som software-programmer, der hver især løser og automatiserer forskellige dele af de opgaver, som er forbundet med bogføringen af corona-udgifterne.

Den ene robot finder de corona-relaterede fraværssager frem for derefter at søge om refusion på virk.dk. Når refusionerne er godkendt, sørger den anden robot for at fordele dem ud de rette steder.

Opstår der en fejl, eller kan robotterne ikke udføre handlingerne, sendes der en mail til enten Luise Ingholt eller Georg Torun, der så vil løse problemet manuelt.
Ifølge dem begge to er fejlmeldinger dog en sjældenhed.

- Vores robot klarer det overraskende godt. Jeg tror måske, at jeg får nogle ganske få stykker ind om ugen, som jeg er nødt til at taste ind manuelt, siger Luise Ingholt.

Bogført for to millioner

Robotterne har nu kørt siden slutningen af oktober 2020 og har bogført
refusioner for lidt over to millioner kroner.

Men endnu vigtigere har de frigivet mere tid. Tid som personalet kan bruge på mere borgerkontakt og andre opgaver, der er mere komplicerede og kræver en menneskelig vurdering.

Hverken Georg Torun eller Luise Ingholt har et præcist timetal i tankerne, men de skyder på, at robotterne har sparet dem for mellem 7 og 14 timers arbejde om måneden.

- Det er ikke optimalt at bruge så mange timer på en opgave, som er så monoton, og som nødvendigvis ikke behøver et menneske bag. Så er det bedre, hvis vi kan fokusere på det vigtige, siger Luise Ingholt.

De nye RPA’er er dog kun to kanoner ud af mange i Furesø Kommunes digitale krudtkammer. På få år har kommunen programmeret i alt 28 forskellige robotter og softwares, der varetager opgaver om alt fra overvågning af udbetalte regninger til bankafstemninger og en generel automatisering af de lettere administrative opgaver.