Lisbet Kolding (tv) og kollegerne letter arbejdet for dem selv - og er samtidig til gavn for borgerne. Foto: Michael Drost-Hansen
Gik man og troede, at ansøgningen til et kørekort var en enkel og ligetil proces, ja, så tager man grueligt fejl.
I borgerservice-verdenen kan det være et sandt svendestykke at få borgernes ansøgninger om kørekort kørt igennem systemet fejlfrit.
Ofte er processen præget af mange fejl, lang ventetid og besværlig fysisk indhentning af dokumenter fra både politi, læger, borger og køreskoler. Men nu har borgerservice i Aarhus Kommune skraldet en af de mange udfordringer i processen af.
I et nyt pilotprojekt har den århusianske borgerservice sammen med tre andre kommuner igangsat et større digitaliseringsprojekt med fokus på borgernes ansøgninger om kørekort. I første omgang drejer det sig om en digitalisering af lægeattesterne, fortæller Lisbet Kolding, der er fagkoordinator i borgerservice i Aarhus Kommune og en af de ledende figurer i pilotprojektet.
- Det er et meget spændende projekt at få lov til at være med i, for det vil få enorm stor betydning for både vores arbejdsgange, men også vores arbejdsbyrde i borgerserviceteamet, siger Lisbet Kolding.
Konkret betyder det, at lægeattest-blanketten, som skal udfyldes af både borger og læge, bliver helt digital, så den hurtigt kan uploades i et fælles drev, som Borgerservice har adgang til.
Slut med fysiske blanketter
Normalt er processen bundet op på mange fysiske blanketter, som skal udfyldes manuelt og sendes frem og tilbage mellem de involverede myndigheder. Noget som kan lægge pres på kommunernes evne til at levere en hurtig og fejlfri sagsbehandling.
Og det er en af grundene til, at der i dag findes en eller flere fejl i cirka 30-40 procent af de lægeattester, som kommunerne modtager, når borgere ansøger om kørekort. Men den rate forventes at komme ned på ikke mindre end 4 procent, når systemet med de digitale lægeattester er helt oppe at køre i starten af august.
- Vi kan sætte spærringer ind i den digitale blanket, så små fejl opsnappes, inden lægerne sender blanketten videre til os. Det kan være fejl i synsoplysninger, manglende afkrydsninger i felter og andre mindre fejl, siger Lisbet Kolding og tilføjer:
- Hvis vi kan få fejlene barberet så meget ned, vil det lette vores arbejdsbyrde betydeligt. For så undgår vi, at skulle kontakte både borger og læge igen. I sidste ende betyder det også, at sagsbehandlingstiden forkortes betragteligt til stor gavn for borgeren.
Et kæmpe informationsarbejde
De involverede kommuner er udover Aarhus også Frederiksberg, København og Mariagerfjord, der som deltagere i pilotprojektet har besluttet sig for at sætte digitaliseringen af lægeattesterne i søen. De har været i gang siden efteråret 2019, og Aarhus Kommune er nu kommet så langt i processen, at man har kørt de allerførste tests med de digitale lægeattester.
- Og det gik faktisk overraskende godt. Det fungerede fint, men vi kan se, at der kommer til at være et stort informationsarbejde i fremtiden, når vi begynder at rulle den nye løsning ud, siger Lisbet Kolding.
Blandt andet er det vigtigt, at kommunen får fat i lægerne, så de er klædt ordentligt på og ved, hvad de skal gøre, når de digitale blanketter står færdige. Derudover skal den nye ansøgningsproces også kommunikeres ud til borgerne, så de har tid til at vænne sig til, at ansøgningen bliver mere digital.
- Det er en hel arbejdspraksis, der skal laves om for flere parter. Så det vil tage tid at få rutinen ind i fingrene. Det vil det også for os, selvom vi har været glade for de første tests af systemet, siger hun.
Udover Lisbet Kolding har to andre administrative medarbejdere fra borgerserviceteamet været involveret i projektet. Det var nemlig vigtigt at få nogle medarbejdere med i teamet, som til dagligt sidder med opgaven, og som kunne bistå med vigtig viden, imens man får digitaliseret lægeattesterne.
Meget mere digitalisering
Men selvom pilotprojektet viser gode takter, så har der også været et par udfordrende bump på vejen. Lisbet Kolding nævner blandt andet samspillet mellem borgerservice og de andre involverede parter som en særlig svær knude at få til at gå op.
- Man har i rigtig lang tid talt om at få digitaliseret ansøgningen af kørekortet generelt. Men man har flere gange måtte opgive, fordi det simpelthen er så komplekst. Vi er minimum fire interessenter involveret, hver gang en borger søger om kørekort, så der er en del koordineringsarbejde, som man skal sørge for går op. Det er også meget forskelligt, hvor digitaliseret de enkelte parter er, siger Lisbet Kolding.
Alligevel er hun sikker på, at lægeattesterne kun er den spæde begyndelse på en større digitalisering:
-Vi skal have det hele digitaliseret. Selvom det er svært. Selvom det tager tid. Men det er bare nogle døre, som vi skal have banket ind, for det er fremtiden, og det vil både lette vores arbejde, men også være til stor gavn for borgerne.