Rikke Drejer (tv) og Majbrit Jøns har udviklet SBSYS-universet i Randers Kommune
- Altså før i tiden fik vi rigtig mange mails og henvendelser om bare helt almindelige spørgsmål om SBSYS, men nu er det nede på bare et par stykker om dagen.
Sådan lyder det fra Rikke Drejer, der sammen med Majbrit Jøns er ESDH-konsulenter i Randers Kommune.
Den store lettelse kommer fordi Rikke og Majbrit på egen hånd har udviklet et helt SBSYS-univers på intranettet, hvor kommunens cirka 3.000 brugere og 50 superbrugere af systemet kan få svar på nærmest alt – og i hvert fald alle de spørgsmål, som handler om at ”systemet driller” eller hvordan-er-det-nu-lige-man-gør.
Univers med 9 kategorier
- Vi har samlet data om alt det, der typisk driller og dukker op af spørgsmål og så lavet 9 kategorier, som brugerne kan dykke ned i, uddyber Rikke.
Det er fx om GDPR, Q&A, sammenhæng til Nemsag, typiske fejl, systemet driller.
Og så har de lavet en uddybende kategori om datakvalitet – altså, hvordan de mange brugere journaliserer korrekt via de rigtige KLE-numre, forståelig navngivning, journaliseringsnumre mv.
- Alt sammen for at hjælpe forvaltningerne, så deres brugere altid nemt kan finde dokumenter fx i forbindelse med aktindsigter, forklarer Majbrit.
Har lavet en video om journalisering
Video: SIGNAfilm on Vimeo.
Og for dem, der ikke lige kan huske, hvad SBSYS er, så er det et fælles (ESDH) journaliseringssystem for stort set alle de dokumenter og sager, som de enkelte fagsystemer ikke kan håndtere.40 kommuner og 1 region står bag SBSYS og de har et veludviklet samarbejde med brugergrupper, netværk og erfagrupper.
I starten blev systemet mest brugt til at journalisere de såkaldte emnesager som dagsordener, udvalgsreferater, projekter, men efterhånden er det udvidet til også at rumme dele af personsager, som ikke kan journaliseres under sager, fx samarbejde med Udbetaling Danmark, NemID, vielser, byggesager, mellemkommunal refusion, fritagelse for digital post mv.
- SBSYS er sådan set den vildeste schweizerkniv, fordi den kan alt muligt og nu har vi også fået den integreret til SAPA og meget snart også Mit overblik, forklarer Majbrit.
Rikke fortæller videre, at Randers og Vejle i samarbejde har lavet en video, der fortæller om de grundlæggende principper bag god journalisering, som brugerne i alle 41 medlemmer kan tilgå.