Kommunernes frustrationer over implementeringen af KSD og KY blev i processen så massive, at Kombit afholdte møder med Kommunaldirektørforeningen.
Det skete blandt andet for gensidigt at informere om problemer og videre strategi for udrulning.
Det viser aktindsigter, som Kommunalbladet har fået hos Kombit.
Eik Møller, kommunaldirektør i Ballerup Kommune og næstformand i Kommunaldirektørforeningen (Komdir) svarer her på, hvordan Komdir har oplevet implementeringen, og hvad de vil være opmærksomme på ved næste store IT-projekt.
Med afsæt i erfaringerne fra KSD/KY, hvad er så Komdirs lære af processen og implementering af de to systemer?
Hvad angår KSD har det været en svær og i perioder ret rodet proces med et system, der efter mange kommuners opfattelse ikke var tjekket ordentligt igennem, ligesom implementeringsprocessen nok var undervurderet fra KOMBITs side. Og nok også i nogle kommuner.
Kommunerne har derfor brugt uforholdsmæssigt mange ressourcer på bl.a. at kontrollere for fejl og mangler. Det har i perioder svækket tilliden til systemet -også fordi det tog alt for lang tid fra fejl blev indberettet til de blev rettet. Heldigvis ser det ud til at der er kommet mere hold på fejlrettelserne i KSD så fokus er flyttes til egentlig sagsbehandling frem for at lave efterfølgende kontrol på sager afgjort via KSD.
KY har haft et væsentligt mere gennemarbejdet og transparent forløb. Ligeledes ser KY ud til at have væsentligt færre fejl end KSD havde på samme stade. Bedst af alt ser det ud til at KY er koblet langt bedre til lovgivningen. Fejlretning sker også langt hurtigere i KY.
Og måske endnu vigtigere – næste gang et større IT-system skal udrulles i kommunerne kan Komdir så sige, hvilke krav, forudsætninger, betingelser o.l. der skal lægge til grund for en sådan?
Kombit skal være lige stærke på inddragelse i implementering, som de er ift. Udvikling og Kombit har et stort ansvar for, at de systemer, der udvikles, giver de forbedringer, som er aftalt. Kombit skal derfor prioritere ressourcer til den del af implementeringen, der handler om hurtig reaktion og handling på fejlretningsarbejdet.
Kommunerne skal være mere kritiske over for om leverancen rent faktisk lever op til ”SLA”, dvs det aftalte serviceniveau. Hvis den ikke er det, så er opgaven ikke løst. Kommunerne skal tættere på hele processen, men kommunerne selv skal lokalt også afsætte de fornødne ressourcer til at kunne arbejde med den lokale implementering, samt de organisations- og kulturforandringer der ofte følger med nye IT-systemer.
Kort sagt: Hvad er den store lære af KSD/KY-projektet, som Komdir vil have nøje fokus på ved næste systemudrulning?
At det er en voldsom stor opgave at omlægge vores mest driftskritiske IT- systemer, og parterne må ikke igen undervurdere udviklings-, implementerings- og fejlretningsfaserne.
Der har nok også været for stor fokus på de mulige økonomiske gevinster ved nye systemer og for lidt opmærksomhed på, hvad det kræver af ændringer i kommunerne ift arbejdsgange, datastrømme, resurser osv.
Kombit skal desuden have lige stor fokus på såvel udviklingsfase som implementeringsfase, selv om den sidstnævnte kan opleves lidt mere som kedelig drift. Og kommunerne skal til gengæld interessere sig mere for udviklingsfasen, så viden om systemerne bliver større, når de senere skal implementeres.
Ofte er udviklingsfasen meget lang, hvor Kombit måske kommunikerer for lidt om fremdriften i projekterne, og kommunerne måske kan miste interessen. Når så implementeringsfasen nærmer sig skal Kombit og kommunerne op i gear, og det er helt afgørende med dedikerede ressourcer hos både Kombit og i kommunerne over tid, så implementeringen holdes i hånden hele vejen.