I gamle dage spurgte Keld Heick “Do you speak English?” – og det gjorde den søde Hilda heldigvis med et “Honey, I do”.

Helt så romantisk bliver det næppe fra 30. november 2021, hvor den næste generation af digital post udrulles hos alle offentlige myndigheder. Her bliver spørgsmålet af mere digital art, nemlig: “Kan dit brev snakke MeMo”?

Det vender vi tilbage til.

I Vejen Kommune har man længe været i gang med forberedelser til NgDP, Næste generation Digital Post, og to af de aktive i den forberedelse er Vibeke Jensen, projektleder, og Lis Grosbøl, webmaster og projektdeltager fra borgerservice, og de to vil gerne vil fortælle, hvad NgDP får af betydning for borgerne, medarbejderne og kommunen som helhed.

E-boks har visningsret

Det handler blandt andet om digital post og digitale postkasser, hvilket nok skal give nogen forvirring og mange spørgsmål fra borgere. For strengt taget får borgere, virksomheder, foreninger – kort sagt alle – flere digitale postkasser at forholde sig til.

Det drejer sig om digitale postkasser på borger.dk og virk.dk samt “E-boks” og det nye “Mitdk”. De to sidstnævnte er konkurrenter og tilbyder således begge at vise digital post fra såvel det offentlige som det private (bolig- og forsikringsselskaber, arbejdsgivere osv).

- Men sagen er, at både E-boks og Mitdk har fået visningsret til disse meddelelser fra det offentlige, så en borger vil stadig kunne se en stor del af sin digitale post på fx E-boks. Og i princippet kan man jo ikke udelukke, at der kommer flere konkurrenter til, som vælger at hægte sig på digital post, forklarer Vibeke Jensen.

Og det skal Lis Grosbøl og andre af hendes kolleger i borgerservice forsøge at formidle til borgeren, som måske har hørt om nye postkasser.

- Derfor er vores klare opfordring, at man kun italesætter, at borgeren skal tjekke sin digitale post. Og så kan man eventuelt nævne E-boks som en mulighed, men den er reelt bare én blandt flere mulige postkasser med en visningsklient, pointerer hun.

Apropos flere konkurrenter peger Vibeke Jensen på den helt frække idé, at Aula for eksempel valgte at tilkoble sig digital post, for så kunne unge nemmere lære at tjekke deres digitale post.

Actions i brevet

Inde i maskinrummet er det dog MeMo (MeddelelsesModel), som har størst betydning. Groft sagt er MeMo en ny filtype – nærmest som da Officepakken gik fra doc til docx. MeMo kan bare en del mere, fx sætte “actions” ind i dokumentet.

En sagsbehandler i opkrævning kan sætte en action ind, når de sender et indbetalingskort, så borgeren umiddelbart kan swipe og overføre det skyldige beløb. Eller at modtageren via en “knap” kan føre en konkret dato fra brevet direkte ind i sin kalender. Hospitaler kan fx via sikre links lave spørgeskemaer til patienter.

Kort sagt: Der er mange nye muligheder.

Kan se meget forskelligt ud

Udfordringen er dog – ikke bare i Vejen, men i alle kommuner og hos alle myndigheder – at MeMo skal integreres i de mange systemer som bruges. I Vejen er det mere end 30 systemer og næsten 20 leverandører, der skal integrere MeMo til de systemer, som kommunen bruger.

Så det kan være, at det kommer til at se vidt forskelligt ud alt efter, hvilket system man lige arbejder med. Og det kan være lidt frustrerende for den enkelte medarbejder. Men overordnet skal man huske på, at der er tale om et to-årigt udviklingsprojekt frem til november 2023, så det er ikke alt, der er med i første omgang, forklarer Vibeke Jensen.

Leverandørerne er desuden forskellige steder i deres udvikling af løsninger, der taler MeMo, og Lis Grosbøl peger på, at fx Dafolo, leverandør af blanketter med selvbetjeningsløsninger, er i fuld gang med at arbejde med deres integration.

1.000 links skal rettes til

En klar fordel i det interne maskinrum er, at breve og blanketter kan “opmærkes” mere præcist, så de ikke lander i hovedpostkassen i borgerservice, men meget mere præcist og målrettet, uden at en medarbejder i borgerservice skal bruge tid på at læse, vurdere og sortere brevet til rette modtager.

- Derfor bliver en af de vigtige opgaver at kende til kontaktstrukturen i organisationen, så man kan lette borgerens kommunikation med myndigheden ved at opmærke dokumentet rigtigt, forklarer Lis Grosbøl.

Det kan eksempelvis være, at en skabelon til kørekort opmærkes med KLE-nummer, den korrekte afdeling og eventuelt en kontaktperson. Så kommer kommunikation om kørekortet automatisk det rigtige sted hen med det samme.

En anden stor opgave bliver at rette links på kommunens hjemmeside til. Der er cirka 1.000 links, kan Lis Grosbøl fortælle, og de skal alle opdateres med ny webadresse og dybe links.

Linket sender borgeren ind i Digital Post, hvorfra borgeren får mulighed for at sende en besked til kommunen eller anvende en eventuel selvbetjeningsløsning. Det smarte er så, at det hele er kodet sådan, at borgerens blanket eller forespørgsel automatisk lander i den rigtige afdeling i kommunen.

Ny brevkultur

For Vibeke Jensen er en af de store kæpheste, at NgDP og MeMo bør medføre en ny brevkultur. Princippet i MeMo er, at opmærkningen kun kan håndtere ét emne.

- Så hvis du har et brev med to forskellige emner, fx en afgørelse på byggetilladelse og en invitation til et borgermøde om lokal udvikling, så bør du overveje at sende to forskellige breve. Selv om offentlige myndigheder tit får kritik for at sende to separate breve til en borger på én dag, så kan det faktisk være det bedste her, fordi systemet kan have svært ved at læse fx to forskellige datoer, som er gjort til actions.


Ngdp

3 gode råd fra vejen

  • Borgerne kan fortsætte med at bruge E-boks til at se deres digitale post. Men italesæt det hele som digital post – E-boks er blot én blandt flere postkasser.
  • Gør NgDP til en anledning til at se på jeres interne brevkultur
  • Tag det roligt og glæd dig. Det nye Digital Post tegner godt for både slutbruger og intern sagsbehandler. Det virker intuitivt og tidssvarende.

Læs mere om MeMo hos Digitaliseringsstyrelsen