Forhandlingsfællesskabet har sammen med KL og Danske Regioner – efter råd og vejledning fra Datatilsynet – lavet en såkaldt standardaftale vedrørende tillidsrepræsentanters anvendelse af arbejdsgivers IT-udstyr. Standardaftalen er alene en GDPR-aftale, der opfylder kravet om, at der skal indgås en aftale, når tillidsrepræsentanten behandler personoplysninger i IT-systemer, som arbejdsgiver har stillet til rådighed. Det kan fx være til brug for mailkommunikation, journalisering og lignende.
Aftalen vedrører altså ikke, hvilket IT-udstyr der skal stilles til rådighed for tillidsrepræsentanten.
Forhandlingsfællesskabet, KL og Danske Regioner har udarbejdet en følgeskrivelse til standardaftalen. Følgebrevet beskriver baggrund for standardaftalen, hvordan standardaftalen tænkes indgået, samt hvordan den tænkes anvendt.
Der er blandt andet tale om følgende forhold:
- Standardaftalen er udarbejdet efter råd og vejledning fra Datatilsynet
- Standardaftalen er udarbejdet til den situation, hvor den faglige organisation har dataansvaret
- KL, Danske Regioner og Forhandlingsfællesskabet anbefaler, at de lokale parter anvender standardaftalen, som den foreligger
- Forhandlingsfællesskabet har på forhånd tiltrådt aftalen på vegne af Forhandlingsfællesskabets medlemsorganisationer. Standardaftalen finder derfor anvendelse, hvis kommunen/regionen lokalt beslutter at anvende aftalen. Og lokal indgåelse af aftalen, som den foreligger, kan således ske uden lokal forhandling.
Standardaftalen understøtter de lokale parters dataansvar og præciserer de databeskyttelsesretlige rammer. Det sker blandt andet ved, at standardaftalen sikrer, at arbejdsgiver yder den nødvendige tekniske bistand til tillidsrepræsentanten, hvor dette er nødvendigt for blandt andet at sikre håndtering af de registreredes rettigheder og sikre fortrolighed omkring de registreredes personoplysninger.
Den tekniske bistand ydes til tillidsrepræsentanten, der via sin udøvende funktion er til stede på arbejdspladsen. Tillidsrepræsentanten vil i den forbindelse kunne hente råd og vejledning fra den faglige organisation. HK Kommunals tillidsrepræsentanter vil kunne hente råd og vejledning hos HK’s DPO (databeskyttelsesrådgiver – gdpr@hk.dk) og HK's servicedesk på tlf. 3330 4214.
Anvendelse af standardaftalen
Indgåelse af standardaftalen, som den foreligger, kan ske uden lokal forhandling. Da Forhandlingsfællesskabet på forhånd har tiltrådt aftalen på vegne af Forhandlingsfællesskabets medlemsorganisationer, indgås aftalen ved at udfylde bilag 1 samt kommunens/regionens underskrift på aftalen.
Det er forventningen, blandt andet på baggrund af KL og Danske Regioners anbefaling af standardaftalen, at de enkelte kommuner/regioner tager initiativ til at indgå de lokale aftaler.
Se følgeskrivelsen fra Forhandlingsfællesskabet, KL og Danske Regioner her.