Måske er det en kollega, som konstant ikke overholder sine deadlines - og det går ud over dit arbejde? Måske en kollega, som efterlader sit arbejde med løse ender, så du skal færdiggøre det? Måske en, der afbryder konstant til møder og/eller snakker for meget i storrumskontoret? Måske noget helt femte?
Men hvordan får du det sagt? Sagt på en måde, så det både har en effekt, og at du ikke får trådt din kollega unødigt over tæerne og måske får startet en egentlig konflikt?
Det ved Camilla Butcher en del om. Hun er psykolog og seniorkonsulent ved arbejdsmiljørådgiveren Human House og er i den egenskab ofte ude på virksomheder og rådgive om blandt andet kommunikation og konflikthåndtering.
- Nu er jeg oftest ude, hvor man allerede har identificeret et problem, men jeg vil generelt sige, at vi er faktisk ikke så gode til at give og modtage negativ feedback. Og her er det vigtigt at understrege, at hvis negativ feedback skal virke, så ligger der et ansvar hos både den, der giver, og den der modtager, siger Camilla Butcher.
Hvis feedback bliver givet på den forkerte måde, så er der en risiko for, at det eskalerer til en konflikt. Men der er faktisk en endnu større risiko for konflikt, hvis man ikke får givet feedbacken rettidigt.
Her er 8 gode råd til, hvordan du giver kritik til din kollega
1. Afklar dit formål med feedbacken
Dit første forberedende arbejde er at få styr på, hvad der er din hensigt med feedbacken. Hvorfor er det egentlig, at den her adfærd generer dig? Ligger det overhovedet inden for mulighederne at ændre. Er det fordi, at det gør jeres samarbejde værre, eller er det fordi, at du alene har behov for at få afløb fra dine frustrationer? Hvis det er det sidste, så er det måske ikke relevant. Men kun, hvis det er et ægte ””pyt””, og det reelt ikke har nogle konsekvenser for dig.
2. Få det sagt!
Hvis det vitterligt har konsekvenser for dit arbejdsliv og jeres samarbejdsrelation, så skal svesken på disken, for det må ikke udvikle sig til en ophobning af frustrationer. Jo hurtigere, jo bedre. Også selv om du måske er bange for, at din kollega bliver ked af det, og at tingene bliver værre. Men feedback - afleveret rigtigt - er afgørende for god kollegakommunikation. Og du er med til at skabe en kultur af tillid og tryghed for, at man ikke i stedet går og taler bag hinandens ryg.
3. Husk at spørge om lov
Det er en rigtig god idé først at spørge om lov til at give feedback. Så er risikoen for, at din kollega bliver kapret af amygdala mindre. Vi er ikke det samme menneske hver dag, og derfor er det også forskelligt, hvor modtagelig vi er til at tage imod negativ feedback - og det kan virke meget overrumplende, hvis feedbacken bare kommer uden varsel. Så udover lige at mærke efter, hvor travlt din kollega fx har det i dag, så start med at spørge: Må jeg lige give dig noget feedback på dette her?
4. Kom med feedbacken i det rette rum
Det er ofte lettere at modtage negativ feedback på tomandshånd i et lukket rum end fx i storrumskontoret eller måske casual over frokostbordet. Så vær meget opmærksom på, hvor din kollega skal modtage og tage feedbacken ind.
5. Vær konkret
Det er meget nemmere at tage imod feedback, hvis du er konkret. Så undgå at bruge ord som ”altid” og ”aldrig”. ”Du taler altid så grimt til kunderne!” - det er meget uhåndgribeligt og angribende. Så jo mere, du kan gøre det specifikt, des bedre: ”Jeg lagde mærke til i den her samtale eller ved det her møde…”. Dermed ikke sagt, at du skal komme med en hel logbog og sige, at du har lagt mærke til en adfærd ved den og den situation over en hel måned.
6. Forklar, hvad det gør ved dit arbejdsliv
Det er godt greb at blive på egen banehalvdel og dermed være opmærksom på at bruge ”jeg” i stedet for ”du”: Altså i stedet for at sige, ”du kommer for sent, og du afleverer dine ting for sent”, som er meget anklagende (selv om det godt kan være sandt), bør du forklare, hvad det gør ved dit arbejdsliv: ”Jeg har vanskeligt ved at nå mine deadline, når du…”. Det er meget nemmere at tage ind og giver en større motivation til at ændre adfærd, når man kan se, at der en mening bag.
7. Vær nysgerrig i stedet for anklagende
Det er vigtigt at være nysgerrig og konstruktiv for at undgå, at din kollega oplever en amygdala-kapring. Hvis en kollega ofte kommer for sent, og det har konsekvenser for dit arbejdsliv, så spørg ind til, hvorfor han/hun gør det. Ligesom det også er fint at komme med forslag til, hvordan kollegaen kan ændre en adfærd - måske med din hjælp.
8. Overvej nøje, om du skal inddrage leder
I nogle situationer er man selvfølgelig nødt til at inddrage en leder. Især, hvis det allerede er eskaleret til en konflikt. Men du skal være meget bevidst om, at hvis du vælger at gå til en leder, så kan det for din kollega blive opfattet som konfliktoptrappende. Og det er måske ikke det, der giver den bedste forudsætning for at nå din intention.
Urbiologien gør det svært at modtage kritik
Men det er faktisk svært at tage imod kritik.
Det er urbiologisk, fastslår Camilla Butcher. Oplevet fra hjernen er det i princippet som at træde ud foran en bil. Her skal urdelen af hjernen - den del, der hedder amygdala - nok sørge for at fortælle dig, forhåbentlig i tide, at du skal se at komme væk og op på fortovet.
Tak, amygdala!
Problemet er, at amygdala også kan være vildt træls. Eksempelvis når du får kritik - også selv om den kan være nok så kærlig og konstruktiv.
Camilla Butcher- Så sker der tit det, vi kalder en amygdala-kapring, hvor din urhjerne slår til og kaprer din tænkende hjerne, siger Camilla Butcher.
- Det har som regel to mulige udfald: at du enten bliver utrolig ked af det eller bliver vred og giver igen af samme skuffe. I begge tilfælde vil der ofte ske det, at du hæfter dig ved og bider dig fast i noget af det første, der bliver sagt - og ikke hører resten.
De fleste kender nok følelsen af at forlade sådan en situation for så bagefter at tænke: Måske havde vedkommende ret. For nu er amygdala-kapringen ovre. Den tænkende hjerne virker igen.
- Men du skal øve dig i at bruge den tænkende hjerne, mens du modtager feedback. Det handler om aktiv lytning, hvor du lytter for at forstå og ikke for at komme med et modsvar. Det er en klassisk fælde, at vi allerede mens folk snakker til os, bruger al vores kapacitet på at planlægge et svar, og derfor ikke hører efter, siger Camilla Butcher.
