Offentlige IT-systemer skal sikre et dokuments integritet og autenticitet, herunder at dateringen af dokumentet er korrekt.
En korrekt datering er nemlig afgørende for, at klagefrister og andre tidsfrister kan blive beregnet korrekt – og dermed at retssikkerheden overholdes.
Men i en konkret klagesag fra Københavns Kommune konstaterede ombudsmanden, at et af dokumenterne fra kommunen havde ændret dato til den dag, hvor Ankestyrelsen sendte det videre til ombudsmanden, i stedet for at bevare sin oprindelige dato.
Kommunerne kontaktes om brevlås
Ifølge Ombudsmanden er det et generelt problem – nemlig at brevdatoen i dokumenter ikke låses i IT-systemet.
Derfor skal opmærksomheden nu øges og Ankestyrelsen vil kontakte kommunerne om, at deres IT-systemer skal kunne sikre, at dokumentdatoer er låste, når et dokument er endeligt.
Styrelsen vil samtidig overveje at rejse en tilsynssag over for konkrete kommuner.