Kvalitetssikring er en uhyre vigtig del af opgaven med budgetter, fortæller økonomikonsulent Pia Nydal. Foto: Mogens Jepsen

- Jeg har altid drømt om at arbejde med tal. De er til at forholde sig til, og man skal ikke diskutere om to plus to er fire. Og det sagde jeg endda til min jobsamtale, fortæller Pia Nydal, der er økonomikonsulent i den centrale økonomistab i Haderslev Kommune. Her er en af hendes helt store opgaver netop budgetter og budgetlægning.

Hvordan den årlige budgetproces bedst gennemføres, har Pia Nydal skrevet afsluttende opgave om på diplom i offentlig forvaltning. For hende og hendes kolleger er det især perioden fra august til oktober, der er travl.

- I den mest hektiske periode sidder jeg bare klar ved skrivebordet til sent på aftenen og venter f.eks. på, at der skal komme en opgave med at beregne, hvordan et forslag påvirker budgettet fremover, fortæller Pia Nydal.

Præcis en sådan central øvelse har stor betydning for, hvordan budgetprocessen opleves på de enkelte forvaltningsområder. Så tæt samarbejde er vigtigt.

- Når jeg taler med mine decentrale kolleger, så siger de, at det er vigtigt, at de bliver orienteret om ændringer, så de er klædt på til at forklare de decentrale ledere, hvad der er sket fra centralt hold, og hvad det betyder for deres fremtidige økonomi, siger Pia Nydal.

HØJ KVALITET PÅ KORT TID

Selv for en nok så hærdet budgethaj er regnefejl dog uundgåelige.

- For alle ved, at det kan ske, og det gør det jo også, men omvendt må det bare ikke ske. Vi skal levere høj kvalitet på kort tid, når budgetforhandlingerne er i gang. Derfor er kvalitetssikring en uhyre vigtig del af opgaven, forklarer Pia Nydal.

Af den grund bliver alle materialer læst igennem af kolleger og udregninger foretages flere gange – også i hånden på gammeldags manér, for systemer kan også fejle.

Selv om man arbejder med tal dagligt, kan man som økonom alligevel godt se sig blind på tal. Det har Pia Nydal også prøvet, for når hun sidder med 40 anlægsprojekter, hvor projektbeskrivelser i ren tekst gerne skal passe sammen med tal og udgifter, så kan hun lige pludselig ikke kende forskel på tal og projekter.

- Så ved man, at det er tid til at få renset hovedet med en pause.

BUD PÅ GOD PROCES

På baggrund af Pia Nydals analyseresultat i diplomopgaven og hendes erfaringer i øvrigt, kommer her hendes bud på faktorer, der kan styrke en god budgetproces – og praksis:

  • Inddragelse af hele organisationen. Især decentrale dele af den.
  • Sørg for en god tidsplan for såvel den centrale stab som decentrale partnere – med tydelig angivelse af deadlines mv.
  • Giv klare vejledninger om, hvilke regnemodeller, formater mv. der skal arbejdes med.
  • Klar og tydelig kommunikation internt og over for kommunalbestyrelsen. Et banalt eksempel er, om budgettal skal angives med en, to eller tre decimaler – alt efter om læsbarhed eller præcision vægtes højest.
  • Flere øjne på alt materiale og beregninger, så ingen føler, at de står alene med en opgave. Det minimerer også risikoen for fejl.
  • Hvis deadlines tillader det, så lad gerne en decentral forvaltning tjekke udregninger og tekst for misforståelser o.l.
  • Ved de helt store komplekse processer giver det sikkerhed at følge en vejledning nærmest slavisk, så man ikke mister overblik og overser checkpoints