Digitale agenter med licens til at føre projekter ud i livet

Tre digitale agenter med kompetenceprofil: Benthe Holgersen, Charlotte Toft og Sara Vinge-Olesen.
Foto: Michael Drost-Hansen

Det er muligt, at sloganet for Ringkøbing-Skjern Kommune er “Naturens rige”, men det kunne lige så godt hedde “Digitaliseringens rige”.

Som et led en ambitiøs digitaliseringsstrategi har kommunen nemlig etableret et korps af såkaldte digitale agenter. Det er medarbejdere fra alle kroge af diverse forvaltninger, der brænder for digitalisering, og formålet er at bringe digitaliseringen helt ud i yderste led – hvad enten det er til medarbejdere eller borgere.

En gang om måneden holder netværket erfa-dag, og Kommunalbladet har fået lov at være flue på væggen på et af dem. Dagen starter altid med en runde om, hvad der er gang i af projekter, og hvilke problemstillinger der rører sig på diverse fagområder.

Og netværket kommer vidt omkring. F.eks. nye projekter med videojournalise ring i børnesager, undervisningsrobotter til unge, sygesikringsprojekt i borgerservice og et meget lavpraktisk problem med at opdatere adresser fra CPR i eksisterende sager i ESDH-systemet.

STYRKE AT MØDES FYSISK

Netværket faciliteres af Benthe Holgersen, HK’er og udviklingskonsulent i “Personale og Digitalisering”. For hende er det lidt af et hjertebarn.

- Det er en enorm styrke, at vi kan mødes en gang om måneden for at vende forskellige problemstillinger. Og så har vi altid oplægsholdere, der gør os klogere på et system, projektledelse eller lignende, fortæller hun.

Hvis Benthe Holgersen skal give et bud på tidsforbruget hos de digitale agen er, lyder det:

- Det er meget forskelligt. For nogle fylder det måske 95 procent af arbejdstiden, mens noget mindre for andre.

Sara Vinge Olesen og Charlotte Toft er to af de HK’ere, der er med i netværket.

Sara Vinge Olesen er personalekonsulent og sidder til daglig i stabsfunktionen i Ringkøbing med bl.a. intern revision og afstemning. Charlotte Toft, der er administrativ sagsbehandler, sidder i Skjern, hvor fagområdet beskæftigelse holder til.

Fælles for dem begge er, at de egentlig startede som superbrugere på et system, hvilket betød, at flere og flere opgaver lige så langsomt landede hos dem – lige fra GDPR til undervisning. Og så var springet ikke så langt til at blive digital agent.

Sara Vinge Olesen skyder på, at hendes rolle som digital agent fylder omkring halvdelen af arbejdstiden.

- Men det er svært at sige præcist, for opgaver med GDPR, it-support til kolleger, spørgen ind til andres arbejdsgange, nye idéer og meget mere flyder lidt ind over selve digitaliseringsdelen, fortæller hun.

GANG I FLERE PROJEKTER

Ellers er Sara Vinge Olesen og Charlotte Tofts opgave at føre digitaliseringsprojekter ud i livet på deres respektive fag- og stabsområder.

Charlotte Toft har lige afsluttet et sms-projekt, hvor jobcentret kommunikerer med borgere via sms på en måde, så korrespondancen journaliseres og samtidig er både smidig og moderne – samt forvaltningsmæssigt lever op til kravene.

Og så har hun gang i et RPA-projekt (Robotic Process Automation), der kan spare sagsbehandlere tid ved ansøgninger om aktindsigt på beskæftigelsesområdet.

Sara Vinge Olesens helt store projekt for tiden er at introducere systemet “Digital medarbejder-indberetning” til de fleste fagområder – altså et system, hvor medarbejdere selv indberetter sygdom, ferie, fravær mv.

- Der er jeg på rundtur til alle fagog stabsområder, hvor jeg introducerer systemet for ledere og de administrative medarbejdere, der sidder med de manuelle arbejdsgange. Og finder ud af, hvordan det kan give mening i deres organisation.

KOMPETENCEPROFILER OG MUS

Det fører over i kompetenceprofilen for en digital agent – og sådan en har Benthe Holgersen netop lavet og præsenteret for netværket.

- Ingen skal kunne det hele, men formålet er blandt andet, at de digitale agenter skal bruge det ved MUS-samtaler for at tale om opgaver, roller og mulig ud dannelse, understreger hun.

Et af punkterne i profilen er formidling og kommunikation, fortæller Charlotte Toft.

- Og det er nok min stærkeste kompetence. Det falder mig meget naturligt at snakke med andre afdelinger. Jeg skal nok blive bedre til at tænke længere ud i fremtiden i stedet for at lade de gældende omstændigheder sætte grænser, lyder det fra hende.

Derfor overvejer hun at tage et ekstra modul i “Ledelse af digitale forandringer” oven på sin diplomuddannelse i offentlig forvaltning.

Sara Vinge Olesen har det anderledes:

- For mig er det nærmest omvendt. Jeg vil gerne have styrket min performance og udfordre mig selv mere her, fortæller hun.

DEN VIGTIGE LOKALE FORANKRING

Hvis Benthe Holgersen skal pege på en af styrkerne ved den måde, som Ringkøbing-Skjern Kommune har organiseret sig med digitale agenter på, så er det den decentrale forankring.

- Vores tankegang bygger jo på, at nye digitale løsninger skal have værdi for slutbrugeren, og der er nærhed bare helt afgørende, siger hun.

Sara Vinge Olesen peger f.eks. på styrken ved at sidde med ved personalemøderne, hvor hun direkte hører om såvel frustrationer som gode ideer, f.eks. udtrykt ved “hvor ville det være smart, hvis vi kunne ...”.

Det er en pointe, som Charlotte Toft hundrede procent kan tilslutte sig.

- Jeg mærker det helt klart selv. Fordi jeg sidder blandt beskæftigelsesmedarbejdere, er jeg tæt på deres arbejdsgange og har lettere ved at forstå, hvad de bøvler med. Det gør, at der er større tillid og forståelse for projekterne, når de skal gennemføres.